Elektroniczny podpis kwalifikowany w praktyce

Słowem wstępu

Mimo że od pewnego już czasu możliwe było składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną, dopiero zniesienie z dniem 1 stycznia 2008 r. wymagań co do poziomu obrotów dało szansę reszcie podatników do skorzystania z nowej drogi komunikacji z urzędami skarbowymi. Uważamy, że warto zaznajomić się z ideą elektronicznej wysyłki dokumentów choćby z tego powodu, że ten kanał komunikacji z administracją państwową będzie zyskiwał na znaczeniu i choć teraz może nie wydawać się wygodną alternatywą dla papierowych dokumentów, w niedalekiej przyszłości może oszczędzić podatnikom zarówno czas jak i pieniądze.

Aby jednak móc składać deklaracje drogą elektroniczną, należy spełniać kilka wymagań, z których najważniejszym jest posiadanie własnego elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Jest to jednak jedynie pierwszy krok i artykuł ten ma, w swoich założeniach, przybliżyć czytelnikowi wymaganą procedurę, opracowaną na przykładzie naszych własnych doświadczeń z elektroniczną wysyłką deklaracji.

Certyfikaty

Jak już wiemy, od początku 2008r. możemy znaczną część deklaracji (w tym również VAT-7) przekazywać do Urzędu Skarbowego drogą elektroniczną.

Jest to nasze prawo a nie obowiązek. Aby więc można go było stosować, każdy podatnik musi podjąć osobiście decyzję, oraz zawiadomić o niej właściwy Urząd Skarbowy. Musi też wskazać osobę, która w jego imieniu dokonywać będzie przesyłu deklaracji za pomocą Internetu. Osoba ta – dokonujący przesyłu – musi posiadać certyfikowany podpis elektroniczny, zapewniający bezpieczeństwo i wiarygodność korespondencji.

Sam podatnik, jeśli nie dokonuje przesyłu deklaracji, nie musi certyfikowanego podpisu posiadać.

W celu uzyskania podpisu  należy zgłosić się do firmy certyfikującej celem uzyskania właściwego certyfikatu. W chwili obecnej występują dwa certyfikaty: Certyfikat Kwalifikowany TOP i Certyfikat Komercyjny (Basic lub VIP)

Certyfikat Kwalifikowany TOP-  jest podpisem elektronicznym równoważnym z podpisem odręcznym według Ustawy o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001) służący do podpisywania dokumentów.

Używając tego certyfikatu możemy wysyłać (i odbierać) wszelkie dokumenty wymagające podpisu przez składającego, takie jak deklaracje,  składanie ofert w aukcjach elektronicznych, przesyłanie wniosków do sądów rejestrowych lub Centralnej Informacji KRS, wysyłanie comiesięcznych raportów do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, elektroniczne faktury, podpisywanie umów i dokumentów w bieżącej działalności gospodarczej i wiele innych.

 Certyfikat Komercyjny (Basic lub VIP) -  wykorzystywany jest w codziennej pracy podczas wymiany korespondencji e-mail, poprzez podpisywanie i/lub szyfrowanie danej wiadomości wraz z przypisanymi do maila załącznikami.

Przygotowanie stanowiska pracy pod kątem podpisu elektronicznego

Obecnie w Polsce istnieje kilka firm uprawnionych do wydawania certyfikatów kwalifikowanych, ich listę można znaleźć na witrynie www.centrast.pl. W naszym przypadku posłużymy się certyfikatem wydanym przez Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej Sigillum.

Zestaw Sigillum do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego składać powinien się z:

• karty elektronicznej, zawierającej niezbędne certyfikaty (w tym kwalifikowany)
• tzw. czytnika smartcard, zwykle w postaci urządzenia komunikującego się z komputerem za pomocą kabelka usb bądź laptopem za pomocą złącza w standardzie pcmcia.
• oprogramowania w postaci płyty cd.

Wymagany jest również komputer pracujący pod kontrolą systemu MS Windows 98/2000/XP lub Vista. Na chwilą obecną nic nam nie wiadomo o oficjalnym wsparciu dla alternatywnych systemów.

Instalacja czytnika w komputerze jest prostą czynnością. Należy przede wszystkim upewnić się, czy użytkownik dokonujący czynności ma uprawnienia do instalacji oprogramowania i dodawania certyfikatów. W przypadku systemów z rodziny Windows Xp, Vista zwykle wystarczy włożyć wtyczkę USB w gniazdo lub, jeżeli nasz czytnik to model desygnowany dla laptopów, włożyć urządzenie w gniazdo PCMCIA. Jeżeli nasz system nie jest w stanie wykryć czytnika, pozostaje instalacja sterowników z dołączonej płyty CD bądź pobranych ze strony producenta.

Po prawidłowym uruchomieniu czytnika, należy zainstalować dołączone do karty elektronicznej oprogramowanie, w przypadku Sigillum mówimy o aplikacjach Sigillum Sign Pro lub Sigillum Sign, wraz z dodatkową aplikacją Crypto Card Siute.

Kolejnym krokiem jest instalacja zaświadczeń certyfikacyjnych z centrum certyfikacji, w którym wykupiliśmy podpis elektroniczny. W przypadku firmy Sigillum, krok ten zostanie wykonany już w trakcie instalacji oprogramowania.

Teraz możemy wreszcie przystąpić do instalacji osobistego certyfikatu. Po włożeniu karty do czytnika, w zależności od zainstalowanego oprogramowania zostanie on zaimportowany automatycznie, lub będzie wymagane uruchomienie dodatkowej aplikacji, za pomocą której wskażemy odpowiedni certyfikat. Na tym etapie należy się upewnić, czy importowany certyfikat kwalifikowany jest ważny i czy ma nadany PUK i PIN, jako miejsce docelowe radzimy wybrać magazyn osobisty.

Teraz system powinien być już gotowy do podpisywania dokumentów, można to zresztą zweryfikować próbując np. podpisać dowolny dokument, klikając na nim prawym przyciskiem myszki i wybierając opcję zabezpiecz.

Wysyłanie deklaracji do urzędu skarbowego w teorii...

Same skonfigurowanie komputera to nie wszystko. Oprócz odpowiednio przygotowanego systemu, musimy jeszcze dysponować aplikacją umożliwiającą podpisanie i wysłanie dokumentu. Niestety, obecnie żaden z dostępnych na rynku programów nie ułatwia komunikacji elektronicznej z urzędami skarbowymi. Miejmy nadzieję że naciski użytkowników skłonią producentów do rozbudowy aplikacji o niezbędne moduły tym bardziej, że wreszcie pod koniec roku w Dzienniku Ustaw zostały opublikowane wszystkie niezbędne specyfikacje, konieczne do dodania takiej funkcjonalności.

Dopóki jednak producenci nie opracują własnych modułów wspomagających wysyłkę, jedynym w zasadzie rozwiązaniem jest skorzystanie z gotowych formularzy w formacie pdf zamieszczonych na witrynie www.e-deklaracje.gov.pl. Do ich obsługi wymagany jest program Acrobat Reader w wersji 8, samą wysyłkę zaś obsługuje specjalna wtyczka do niego (ang.: plugin), której instrukcję instalacji można znaleźć pod adresem www.e-deklaracje.gov.pl/files/instrukcje/instruzytkownika.pdf. Dla bardziej zaawansowanych użytkowników istnieje możliwość zaimportowania przygotowanego wcześniej pliku xml, choć wysyłka nadal musi odbywać się za pośrednictwem Adobe Reader.

Niestety, formularze z witryny e-deklaracje nie są pozbawione błędów - wszystkie dane przy pierwszym wprowadzeniu są widoczne, i nie ma problemu z ich drukowaniem ale próba zapisania dokumentu, wczytania kontynuowania edycji kończy się teoretyczną utratą danych... Teoretyczną bo eksportując dane lub podpisany dokument okazuje się że nic nie zniknęło ale na ekranie i na wydruku znikają niektóre pola, np. z nipem.

Możliwe że twórcy formularza nie sprawdzali opcji drukowania zakładając że posłuży on tylko do jednokrotnego wypełnienia i podpisania elektronicznie danego dokumentu. Zgłosiliśmy zauważone usterki ale na razie nie otrzymaliśmy odzewu.

Ponieważ w naszej firmie już było zapisanych w ten sposób wiele dokumentów i zaistniała konieczność ich wydrukowania trzeba było sobie jakoś poradzić z problemem. Kłopot rozwiązał eksport wypełnionego forumlarza do pliku xml, obróbka danych naprędce napisaną aplikacją, a następnie wydruk z innego programu posiadającego dany formularz.

...i jak to wygląda w praktyce

Paradoksalnie pierwszym krokiem umożliwiającym wysyłkę elektroniczną jest wypełnienie tradycyjnego, papierowego formularza ZAW-E1, którego celem jest złożenie zawiadomienia o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej, oraz wskazaniu osoby do tego upoważnionej. Formularz można pobrać również z witryny E-deklaracje, choć dostępna tam wersja ma kilka uciążliwych mankamentów, opisanych powyżej. Dlatego też zalecamy wydrukować dokument zaraz po wypełnieniu, wypełnić go ręcznie lub skorzystać z wzorca dostępnego np. w programie DrukiIPS.

Wypełniony formularz należy dostarczyć do naczelnika odpowiedniego urzędu skarbowego, a następnie osoba upoważniona (a więc ta dysponująca kwalifikowanym podpisem), wypełnia formularz. ZAW-E2, który już można wysłać drogą elektroniczną.

Po otrzymaniu zaświadczenia ZAS-E potwierdzającego zgodność danych formularzy ZAW-E1 i ZAW-E2, podatnik lub osoba przez niego upoważniona mogą już rozpocząć pracę z systemem e-deklaracje.

Warto zapamiętać, że wysłanie formularzy ZAW-E1, ZAW-E2 a następnie otrzymanie ZAS-E nie zamyka przed podatnikiem możliwości dostarczania dokumentów do urzędu skarbowego w tradycyjny sposób. W chwili gdy uznamy, że elektroniczna wysyłka nam nie odpowiada, w dowolnej chwili możemy z niej zrezygnować.

Właściwą pracę z systemem e-deklaracje rozpoczynamy od wybrania jednego z kilkudziesięciu formularzy dostępnych na stronie http://e-deklaracje.gov.pl. Po jego wypełnieniu i zweryfikowaniu, klikamy na przycisku "Podpisz dane", po czym po kolejnej weryfikacji danych (tym razem wyświetlonych w formie tzw. drzewka xml, przydatnego raczej dla specjalistów), możemy złożyć podpis, wkładając kartę do czytnika i podając, gdy program nas o to poprosi, kod PIN.

Po wysłaniu deklaracji kolejnym krokiem jest odczytanie z okna z raportem unikalnego identyfikatora przesyłki (możemy go również zapisać na dysku), który następnie musimy wpisać do specjalnego formularze upo.pdf (również dostępnym w serwisie e-deklaracje). Po kliknięciu przycisku „Pobierz UPO”, o ile formularz, którego poświadczenie chcemy odebrać został prawidłowo przetworzony, otrzymamy możliwość wydrukowania bądź zapisania potwierdzenia na dysku komputera. My, oczywiście, radzimy zaświadczenie takie należy zarchiwizować. Należy zwrócić uwagę na to, że czas generowania przez system formularza UPO może wynieść od 1 do 24 godzin, zależy od Centrum Certyfikacyjnego, z którego otrzymaliśmy certyfikat.

Zespół redakcyjny NetTAX