Profesjonalny Serwis Prawny

publikatory Biuletyn Informacyjny Zakładu Ubezpieczeń Społecznych 2001 Nr 4

Błędy w dokumentach ubezpieczeniowych i prawidłowy sposób ich korekty

Część II. BŁĘDY W DOKUMENTACH ZGŁOSZENIOWYCH

    1. Podstawowe zasady zgłaszania zmiany danych w dokumentach rozliczeniowych

    Wykaz dokumentów ubezpieczeniowych, które zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz. U. Nr 149, poz. 982) zaliczane są do dokumentów zgłoszeniowych, zawiera niżej zamieszczona tabela.

Symbol formularza

Nazwa formularza

ZUS ZUA

Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej

ZUS ZZA

Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych

ZUS ZIUA

Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej

ZUS ZCNA

Zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego

ZUS ZCZA

Zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego

ZUS ZWUA

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń/kontynuowanie ubezpieczeń

ZUS ZPA

Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej

ZUS ZFA

Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby fizycznej

ZUS ZIPA

Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek

ZUS ZWPA

Wyrejestrowanie płatnika składek

ZUS ZBA

Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek

ZUSZAA

Adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek

    Podstawowe zasady i terminy zgłaszania do ubezpieczeń społecznych ubezpieczonego i płatnika składek oraz zgłaszanie zmian danych przekazanych w zgłoszeniach:

    Zgłoszenie ubezpieczonego

    • Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń.
    • Osoby, które obejmowane są ubezpieczeniami społecznymi na zasadach dobrowolności, z wyłączeniem osób, które zamierzają kontynuować ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zgłaszają wniosek o objęcie ubezpieczeniami w terminie przez siebie wybranym.
    • Osoby, które zamierzają kontynuować ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wniosek o objęcie tymi ubezpieczeniami zgłaszają w terminie 30 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń społecznych.

    Zgłoszenie płatnika

    Płatnicy składek zobowiązani są do złożenia formularza - zgłoszenie płatnika składek w terminie 7 dni od:

• daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,

• daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych zobowiązanych do płacenia składek wyłącznie na własne ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących.

    Zgłoszenie zmiany danych

    • Płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić Zakład Ubezpieczeń Społecznych o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu, w terminie 7 dni od zaistnienia tych zmian.
    • Płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić Zakład Ubezpieczeń Społecznych o wszelkich zmianach w stosunku do danych zawartych w swoim zgłoszeniu, w terminie 14 dni od zaistnienia tych zmian.

    Zgłoszenie wyrejestrowania

    • Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek składa w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu.
    • Płatnik składek, który zakończył prowadzoną przez siebie działalność, zgłoszenie wyrejestrowania składa w terminie 14 dni od daty zaistnienia tego faktu.

    2. Błędy w dokumentach zgłoszeniowych

    Błędy formalne

    W związku z koniecznością przetwarzania co miesiąc kilku milionów dokumentów ubezpieczeniowych, opracowano nowe wzory dokumentów przystosowane do techniki automatycznego odczytu. W formularzach tych każda litera i cyfra wpisywana jest w osobnej kratce. Przetwarzanie dokumentów z wykorzystaniem skanerów nakłada na osoby wypełniające te dokumenty szereg wymogów, które warunkują prawidłowy odczyt złożonych dokumentów. Niestety, wielu płatników składek, mimo zawartej na dokumentach instrukcji, wypełniało dokumenty w sposób mało czytelny. Często nawet stacje korekt w ośrodkach przetwarzania danych miały kłopoty z jednoznacznym odczytaniem zapisanych informacji.

    Wielu płatników składek nie wypełniało dokumentów zgodnie z zaleceniami, tzn. czarnym lub ciemnoniebieskim długopisem, lecz np. kolorem zielonym i w dodatku cienkopisem lub flamastrem przebijającym na drugą stronę, co czyniło dokument nieczytelnym.

    Poza tym, do ZUS trafiały dokumenty pogięte i poplamione, a także przedziurkowane lub zszyte ze sobą, co dodatkowo utrudniało szybkie i poprawne przetwarzanie danych z dokumentów. Masowe przetwarzanie uniemożliwiało również przekazywanie przez płatników kserokopii oryginalnych kolorowych formularzy. Kserokopie te musiały być wprowadzane do centralnego systemu ręcznie, co znacznie utrudniało i opóźniało ich przetwarzanie.

    Jeżeli więc dokumenty ubezpieczeniowe wypełniane są ręcznie, należy pamiętać, aby:

• wypełniać je czarnym lub niebieskim długopisem - nigdy flamastrem czy cienkopisem,

• nie przesyłać formularzy poplamionych, pogiętych czy zszytych,

• przekazywać do ZUS jedynie formularze oryginalne, a nie ich kserokopie.

    Zgodnie z art. 47a ust. 4 znowelizowanej ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z 11 stycznia 2001 r. (Dz. U. Nr 8, poz. 64), ZUS ma prawo nieprzyjęcia dokumentów, które są wypełnione niezgodnie z zaleceniami Zakładu, przez co nie mogą być przetworzone przy użyciu technologii automatycznego odczytu. Takie przypadki będą traktowane jak nieprzekazanie dokumentów.

    W przypadku nieprzekazania lub przekazania błędnego imiennego raportu miesięcznego, deklaracji rozliczeniowej lub dokumentu płatniczego, Zakład wymierza płatnikowi składek lub instytucji obsługującej wpłaty składek dodatkową opłatę. Dodatkową opłatę Zakład ustala w wysokości nie wyższej niż iloczyn stawki odsetek określonej przepisami Kodeksu cywilnego ustalonej w stosunku rocznym i kwoty składek wynikającej ze złożonego po terminie lub błędnego dokumentu.

    Błędy merytoryczne

    Najczęściej popełniane przez płatników składek błędy przy wypełnianiu dokumentów zgłoszeniowych to:

    • Niewypełnienie pierwszego i ostatniego bloku zgłoszenia

    Najwięcej popełnianych błędów polega na niewypełnieniu przez płatników składek bloku pierwszego ("Dane organizacyjne") zgłoszenia, informującego o tym, czy jest to pierwszorazowe zgłoszenie, czy też korekta ewentualnie zmiana danych podanych we wcześniej wypełnionym zgłoszeniu.

    Częstym błędem jest też niewypełnienie przez płatników składek "Daty wypełnienia" i niezłożenie podpisów płatnika i ubezpieczonego w bloku ostatnim.

    Uwaga!

    Zgłoszenie zmiany lub korekty danych (poza danymi identyfikacyjnymi) następuje w formie wymiany całego dokumentu zgłoszeniowego. Ważne jest przy tym, aby w bloku I formularza zaznaczyć, czy jest zmiana (kod 1), czy też korekta (kod 2) danych zgłoszonych wcześniej. Zmiana występuje wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie, korekta natomiast oznacza, że usuwamy błędy, które popełniliśmy w danych zgłoszonych wcześniej. Cały dokument wypełniamy jeszcze raz, wykazując wszystkie dane, w tym również te, które uległy zmianie bądź korekcie.

    Zmianę lub korektę danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, a więc PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko imię pierwsze, data urodzenia, należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA. Natomiast zmianę lub korektę danych identyfikacyjnych płatnika składek - na formularzu ZUS ZIPA.

    • Niewłaściwe przyporządkowanie schematu podlegania określonym ubezpieczeniom do danego kodu tytułu ubezpieczenia

    Duże kłopoty sprawiło płatnikom, w świetle nowo obowiązujących przepisów, ustalenie właściwego kodu tytułu ubezpieczenia oraz zgłoszenie osoby z tym kodem do właściwych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego bądź tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Wiele osób prowadzących działalność gospodarczą zgłaszało się do obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego, tymczasem zgodnie z art. 11 ustawy ubezpieczenie to ma dla nich charakter wyłącznie dobrowolny. Przy zgłaszaniu do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych należy pamiętać, iż objęcie tymi ubezpieczeniami następuje od dnia wskazanego we wniosku, nie wcześniej jednak, niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony.

    Przy zbiegu ubezpieczeń, np. dla pracownika prowadzącego działalność gospodarczą, który z tytułu stosunku pracy osiąga wynagrodzenie wyższe od najniższego, zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych z tytułu działalności gospodarczej ma charakter dobrowolny, obowiązkowe jest natomiast zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego. Zgodnie bowiem z obowiązującymi przepisami, nawet przy zbiegu ubezpieczeń zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego jest obowiązkowe. Ubezpieczenie zdrowotne jest bowiem obowiązkowe, nawet wówczas, gdy występuje dobrowolność ubezpieczeń społecznych.

    • Niewłaściwe zgłoszenie do ubezpieczeń osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia

    Kłopoty sprawiało również zgłoszenie osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia.

    Zgodnie z nowelizacją ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z 23 grudnia 1999 r., do umów zawartych po 13 stycznia 2000 r. stosuje się nowe przepisy, zgodnie z którymi każda umowa zlecenia lub umowa agencyjna stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, wypadkowego (jeżeli praca wykonywana jest w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy) i zdrowotnego. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Umowy zlecenia zawarte z własnym pracownikiem rodzą obowiązek zgłoszenia do wszystkich ubezpieczeń, a więc również do obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego (patrz przykład 10).

    Przy zbiegu ubezpieczeń, np. gdy pracownik zawiera umowę zlecenia z innym podmiotem niż pracodawca, obowiązek lub dobrowolność podlegania ubezpieczeniom uzależnione są od wysokości wynagrodzenia z tytułu stosunku pracy. Jeżeli wynagrodzenie to jest niższe od najniższego wynagrodzenia - obowiązkowe są ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli zaś wynagrodzenie z tytułu wykonywanej umowy o pracę jest wyższe od najniższego wynagrodzenia - ubezpieczenia społeczne są dobrowolne, obowiązkowe jest zaś ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli jednak zleceniobiorca zdecyduje się na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a praca wykonywana jest w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności, obowiązkowe staje się dla niego ubezpieczenie wypadkowe. Wielu płatników składek zgłaszało zleceniobiorców wyłącznie do ubezpieczenia wypadkowego (bez zgłoszenia do obowiązkowego lub dobrowolnego ubezpieczenia emerytalnego i rentowych), co jest niezgodne z obowiązującymi przepisami.

    Do umów zawartych do 13 stycznia 2000 r. włącznie stosowane były przepisy ustawy sprzed nowelizacji, zgodnie z którymi obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego rodziły jedynie umowy zawarte na okres powyżej 14 dni lub krótsze, które podlegały zliczaniu, a więc zawierane w odstępach nie dłuższych niż 60 dni.

    • Niewłaściwe zgłoszenia z tytułu wykonywania umowy o dzieło

    Umowy o dzieło rodzą obowiązek wszystkich ubezpieczeń, jeśli zawierane są z własnym pracodawcą. W każdym innym przypadku nie stanowią tytułu do ubezpieczeń (ani obowiązkowych, ani dobrowolnych).

    • Niewłaściwe zgłaszanie osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński

    Wiele wątpliwości wśród płatników składek budziło również zgłaszanie osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński. Kłopoty pojawiły się przy zgłaszaniu tych osób w akcji styczniowej w 1999 r., kiedy płatnicy zgłaszali wszystkich swoich ubezpieczonych. Prawidło należało postąpić w następujący sposób: płatnik składek zgłaszał osobę przebywającą na urlopie wychowawczym jako pracownika, ponieważ stosunek pracy z tą osobą nie został rozwiązany. Następnie w imiennych raportach miesięcznych należało wykazywać kwotę wypłacanego zasiłku wychowawczego (jeśli był przez płatnika wypłacany) w raporcie ZUS RCA lub ZUS RNA i przerwę w opłacaniu składek w raporcie ZUS RSA. Za osobę przebywającą cały miesiąc na urlopie macierzyńskim płatnik powinien złożyć wyłącznie ZUS RSA z wykazaną kwotą zasiłku macierzyńskiego.

    Niezależnie od powyższego osoby te, zgodnie z art. 36 ust. 3 ustawy, same powinny zgłosić się do ZUS-u i wypełnić zgłoszenie do ubezpieczeń z kodem osoby na urlopie wychowawczym lub pobierającej zasiłek macierzyński.

    Płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne dla tych osób jest bowiem Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Niedokonanie takiego zgłoszenia sprawi, że za osoby te nie będą naliczane co miesiąc składki, które są refundowane z budżetu państwa (patrz przykład 11).

    Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z 11 stycznia 2001 r. zmieniła sposób zgłaszania osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński. Od dokumentów rozliczeniowych za czerwiec 2001 r. płatnicy składek zobowiązani są do zgłaszania i rozliczania osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński, przy czym zgłoszenie następuje poprzez wykazanie danej osoby z odpowiednim kodem 12XXXX w imiennym raporcie miesięcznym. Szczegółowy sposób dokonywania zgłoszeń i rozliczeń ww. osób przedstawiony jest w poradniku "Nowe zasady rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński".

    • Niewłaściwy sposób wypełniania stopnia niezdolności do pracy i niepełnosprawności

    Z uwagi na odmienny sposób rozliczeń niektórych płatników (zakłady pracy chronionej lub płatnicy zatrudniający do 25 pracowników) za ubezpieczonych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w kodzie tytułu ubezpieczenia zaszyfrowany jest stopień niepełnosprawności ubezpieczonego. W polu 03 bloku X formularza ZUS ZUA znajduje się również informacja o stopniu niezdolności do pracy. W przypadku braku orzeczenia o niezdolności do pracy należy wpisać kod 01,o czym wielu płatników zapomina. Istnieje również przełożenie stopnia niezdolności do pracy na niepełnosprawność (Uwaga! Nie ma przełożenia w drugą stronę, tj. niepełnosprawności na stopień niezdolności do pracy). I tak, częściowa niezdolność do pracy to lekki stopień niepełnosprawności, całkowita niezdolność do pracy - umiarkowany stopień, a całkowita niezdolność do pracy i samodzielnej egzystencji -stopień znaczny. Niestety, w wielu zgłoszeniach do ubezpieczeń brakuje korelacji między tymi informacjami. Np. zgłoszona jest częściowa niezdolność do pracy, ale w kodzie tytułu ubezpieczenia podane jest "0", czyli brak niepełnosprawności (patrz przykład 1).

    • Niewłaściwy sposób wypełnienia pola "Data przystąpienia do Kasy Chorych"

    Data przystąpienia do kasy chorych wpisywana w bloku "Dane o Kasie Chorych" powinna być zgodna z datą powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego lub datą rozpoczęcia dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego, z wyjątkiem przypadku, w którym płatnik składek zgłasza zmianę kasy chorych w trakcie trwania obowiązku lub dobrowolności ubezpieczenia zdrowotnego. Tymczasem płatnicy składek wpisują obecnie dla nowo zatrudnianych pracowników datę 1.01.1999 r., mylnie sądząc, że wpisywać należy datę wejścia w życie reformy ubezpieczenia zdrowotnego (patrz przykład 3).

    • Niewłaściwy sposób zgłoszenia cudzoziemca

    Nieprawidłowości występowały również przy zgłaszaniu cudzoziemców. Cudzoziemca-pracownika należało zgłosić z kodem pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegali wyłącznie cudzoziemcy posiadający kartę stałego pobytu lub kartę czasowego pobytu wydaną w związku z udzieleniem statusu uchodźcy.

    Uwaga!

    Pracownicy-cudzoziemcy, podlegający obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym, od 27 września 2001r., tj. od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 20 lipca 2001r. o zmianie ustawy o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 88, poz. 961), podlegają w Polsce ubezpieczeniu zdrowotnemu.

    • Niewłaściwy sposób wypełniania danych adresowych

    Przy wypełnianiu danych adresowych ważne jest, aby wpisywać poprawny kod pocztowy, miejscowość zamieszkania oraz gminę. Wielu płatników pozostawia pole "gmina" puste, co uniemożliwia sprawdzenie poprawności wpisanego kodu pocztowego.

    • Brak podpisu płatnika składek i ubezpieczonego

    Istnieje również konieczność podpisania dokumentu zgłoszeniowego zarówno przez płatnika składek, jak i ubezpieczonego. Zgodnie bowiem z art. 36 ust. 7 cytowanej ustawy, prawdziwość danych podanych w zgłoszeniu osoba zgłaszana do ubezpieczeń potwierdza własnoręcznym podpisem.

    • Niewłaściwy sposób zgłaszania członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego

    Niezależnie od zgłoszenia osób ubezpieczonych, na płatniku składek ciąży również obowiązek zgłoszenia członków rodziny osoby ubezpieczonej do ubezpieczenia zdrowotnego (jeżeli zgłoszenia tego nie dokonał współmałżonek) na formularzu ZUS ZCZA lub ZUS ZCNA. Najczęściej spotykanym (poza brakiem podpisu ubezpieczonego) błędem popełnianym przy wypełnianiu tych formularzy jest brak numeru PESEL członka rodziny. Podanie tego identyfikatora jest konieczne w celu właściwej identyfikacji członka rodziny w bazie danych, a w konsekwencji umożliwienia korzystania z usług właściwej kasy chorych (patrz przykład 5).

    3. Korygowanie nieprawidłowości w dokumentach zgłoszeniowych

    • Korekty danych identyfikacyjnych podanych w dokumentach zgłoszeniowych dokonuje się na dokumentach:

- ZUS ZIPA - w przypadku zgłaszania zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek. Do danych identyfikacyjnych płatnika składek należą: NIP, REGON, nazwa skrócona, a dla płatników - osób fizycznych ponadto PESEL, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko i imię oraz data urodzenia,

    Uwaga!

    W przypadku podania identyfikatorów o błędnej strukturze, np. REGON 10-znakowy lub przy braku minimum identyfikacyjnego -należy ponownie złożyć dokument zgłoszenia ZUS ZFA lub ZUS ZPA.

- ZUS ZIUA - w przypadku zgłaszania zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego podanych w dokumentach ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Do danych identyfikacyjnych ubezpieczonego należy: PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz nazwisko i imię oraz data urodzenia,

    Uwaga!

    W przypadku podania identyfikatorów o błędnej strukturze, np. PESEL 8-znakowy lub przy braku minimum identyfikacyjnego - należy ponownie złożyć dokument zgłoszenia ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

- w przypadku korekty danych identyfikacyjnych członków rodziny ubezpieczonego zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego należy wypełnić dwa bloki dokumentu ZUS ZCZA lub ZUS ZCNA; w pierwszym wyrejestrować osobę z nieprawidłowymi danymi, a w następnym zarejestrować osobę z danymi prawidłowymi.

    • Korekty danych innych niż identyfikacyjne podanych w dokumentach zgłoszeniowych dokonuje się na formularzach, na których dokonano zgłoszenia, wpisując w polu 3 bloku I odpowiednio l - w przypadku zmiany i 2 - w przypadku korekty danych. W formularzu korygującym wypełnia się wszystkie pola dotyczące ubezpieczonego, podając wszystkie aktualne dane. W ten sposób koryguje się np. dane ewidencyjne płatnika i ubezpieczonego, dane adresowe siedziby płatnika lub ubezpieczonego, przynależność do kasy chorych.

    • Numer rachunku bankowego płatnik składek koryguje na dokumencie ZUS ZBA poprzez zamknięcie rachunku nieprawidłowego i podanie numeru rachunku prawidłowego.

    • Adres prowadzenia działalności koryguje się na formularzu ZUS ZAA poprzez wyrejestrowanie działalności z adresu nieprawidłowego i zarejestrowanie działalności adresu prawidłowego.

    • Korekta kodu tytułu ubezpieczenia:

- w przypadku podania kodu tytułu ubezpieczenia spoza wykazu kodów* (pierwszych pięć cyfr) należy złożyć ponownie zgłoszenie do ubezpieczeń z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia. Jeżeli szósty znak jest spoza wykazu - należy złożyć korektę zgłoszenia,

- w przypadku podania błędnego kodu tytułu ubezpieczenia zgodnego z wykazem kodów (cztery pierwsze cyfry) należy dokonać wyrejestrowania z dniem zarejestrowania i ponownie złożyć zgłoszenie z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia,

- w przypadku podania błędnego (ale z wykazu) lub wymagającego zmiany piątego i/lub szóstego znaku kodu tytułu ubezpieczenia należy:

a) przy zmianie/korekcie nie powodującej zmiany schematu podlegania - złożyć zgłoszenie w trybie korekty,

b) przy zmianie/korekcie powodującej zmianę schematu podlegania - złożyć wyrejestrowanie z błędnego kodu tytułu ubezpieczenia i zarejestrowanie z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia.

    Prawidłowo wypełnione dokumenty zgłoszeniowe decydują o właściwych zapisach na kontach płatników składek i ubezpieczonych. Dlatego dokumenty zgłoszeniowe należy wypełniać z dużą starannością, a w przypadku zmiany danych lub stwierdzenia pomyłki - prawidłowo dokonywać zmiany lub korekty zgłoszenia.

    Z uwagi na zbliżającą się datę rozpoczęcia akcji informowania ubezpieczonych o stanie ich konta, niezmiernie ważne staje się zaktualizowanie przez płatników składek adresów ubezpieczonych, poprzez dokonanie zmiany danych odpowiednio na formularzach ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

    4. Jak prawidłowo wypełniać formularze zgłoszeniowe

    Przykład l

    Janusz Kowalski ł czerwca 2001 r. rozpoczął prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej. W terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności, tj. do 7 czerwca 2001 r. zobowiązany jest przekazać do ZUS formularze zgłoszeniowe ZUS ZFA - zgłoszenie płatnika składek-osoby fizycznej oraz w zależności od tego, jakim ubezpieczeniom podlega, ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń (jeśli podlega ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu) lub ZUS ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego (jeśli podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu).

    Wariant l

    Prowadzenie działalności gospodarczej dla Janusza Kowalskiego jest jedynym źródłem dochodu.
    • J. Kowalski nie jest uprawniony do pobierania emerytury lub renty.
    • J. Kowalski nie posiada orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.
    • J. Kowalski wnosi o dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.
    W tej sytuacji Janusz Kowalski wypełnia ZUS ZFA (wzór 1) oraz ZUS ZUA (wzór 2).

    Wariant 2

    Pan Kowalski:
    • jest uprawniony do renty,
    • nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności,
    • posiada orzeczenie o częściowej niezdolności do pracy wydane na czas nieokreślony,
    • wnosi o dobrowolne ubezpieczenia społeczne. W tej sytuacji Janusz Kowalski wypełnia ZUS ZFA oraz ZUS ZUA (wzór 3).

    Wariant 3

    • J. Kowalski jest uprawniony do renty.
    • J. Kowalski nie wnosi o dobrowolne ubezpieczenia społeczne.
    W tej sytuacji Janusz Kowalski wypełnia ZUS ZFA oraz ZUS ZZA (wzór 4).

    Przykład 2

    Pani Justyna Nowicka zatrudniona jest w firmie GEO-BIS; pracodawca -płatnik składek zgłosił ją do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA. 2 czerwca br. pani Justyna zawarła związek małżeński - zmieniła nazwisko na Michałowska. Płatnik składek w terminie 7 dni od zaistnienia tego faktu zobowiązany jest zawiadomić ZUS o zmianie. Z uwagi na to, iż nazwisko należy do danych identyfikacyjnych, płatnik składek zobowiązany jest dokonać zmiany nazwiska ubezpieczonej na formularzu ZUS ZIUA (wzór 5).

    Przykład 3

    Pan Adam Podgórski zatrudniony jest w firmie EKOLOG od l czerwca 2000 r. Pracodawca - płatnik składek zgłosił go do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA. Od l stycznia 2001 r. pan Adam zmienił kasę chorych - z branżowej na mazowiecką. Płatnik składek zobowiązany jest dokonać zmiany danych osoby ubezpieczonej - zmiany tej dokonuje na formularzu ZUS ZUA (wzór 6).

    Przykład 4

    Pan Robert Łuczak zatrudniony był w firmie OMEGA do 30 czerwca 2001 r. Płatnik składek zobowiązany jest, w terminie 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń, wyrejestrować z ubezpieczeń dotychczasowego pracownika na formularzu ZUS ZWUA (wzór 7). Pan Łuczak nie będzie kontynuował ubezpieczeń.

    Przykład 5

    Zgłaszając od l marca 2001 r. do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZCNA członka rodziny pana Artura Krzemińskiego, płatnik składek pomylił się w numerze PESEL zgłaszanego dziecka pracownika - zamiast 87100902356 podał 87100802356. Aby skorygować ten błąd, płatnik powinien przekazać ZUS formularz ZUS ZCNA, w którym wypełni dwa bloki. W jednym dokona wyrejestrowania dziecka podając błędny PESEL, tj. ten, który podał w poprzednim zgłoszeniu, w drugim bloku dokona zgłoszenia dziecka z prawidłowym numerem PESEL (wzór 8).

    Przykład 6

    Firma handlowa OMEGA spółka z o.o. dokonała zgłoszenia płatnika składek na formularzu ZUS ZPA; dokonała również zgłoszeń do ubezpieczeń wszystkich zatrudnionych w firmie osób. Co miesiąc firma przekazywała do ZUS dokumenty rozliczeniowe. Po kilku miesiącach okazało się, że zarówno w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, zgłoszeniach do ubezpieczeń ZUS ZUA, jak i we wszystkich imiennych raportach i deklaracjach rozliczeniowych wpisywany był nieprawidłowy REGON - zamiast 523114581 wpisywany był 00000523114581. W związku z powyższym płatnik składek, w terminie 14 dni od stwierdzenia nieprawidłowości, zobowiązany jest przekazać do ZUS dokument korygujący. Z uwagi na to, iż REGON należy do danych identyfikacyjnych, płatnik zobowiązany jest wypełnić formularz ZUS ZIPA (wzór 9).

    Uwaga!

    Nie należy przy tym korygować zgłoszeń do ubezpieczeń oraz dokumentów rozliczeniowych.

    Przykład 7

    W styczniu 1999 r. centrala firmy ORFEUSZ spółka z o.o. oraz jej dwa oddziały (w Warszawie i w Łodzi) dokonały zgłoszeń płatnika składek - każdy jako odrębny płatnik przekazał do ZUS dokument ZUS ZPA. Zarówno centrala jak i oddziały dokonały zgłoszeń zatrudnionych pracowników. Co miesiąc każdy płatnik składał odrębny komplet dokumentów rozliczeniowych. W styczniu 2001 r. centrala przejęła wszystkie zobowiązania oddziałów, stała się również pracodawcą - płatnikiem składek za zatrudnionych w oddziałach pracowników. W związku z powyższym płatnik powinien przekazać do ZUS dwa dokumenty ZUS ZIPA (wzór 10 i 11) oraz dokument ZUS ZAA (wzór 12). W przypadku gdy zmianie uległy dane ewidencyjne, płatnik powinien przekazać również druk ZUS ZPA.

    Przykład 8

    Firma, która rozpoczęła działalność w styczniu 2000 r. dokonała zgłoszenia płatnika składek na formularzu ZUS ZPA, dokonała również zgłoszeń do ubezpieczeń wszystkich pracowników oraz innych osób podlegających ubezpieczeniom. W kwietniu 2001 r. firma podzieliła się na centralę oraz pięć oddziałów, które stały się pracodawcami dla części pracowników (oraz innych osób). W tej sytuacji dotychczasowy płatnik składek zobowiązany jest dokonać wyrejestrowania wszystkich ubezpieczonych, którzy stali się pracownikami oddziałów, każdy zaś z oddziałów powinien dokonać zgłoszenia płatnika składek na formularzu ZUS ZPA oraz zgłosić do ubezpieczeń wszystkich ubezpieczonych (na formularzach ZUS ZUA lub ZUS ZZA). Każdy z płatników (tj. centrala oraz poszczególne oddziały) powinien co miesiąc przekazywać do ZUS odrębny komplet dokumentów rozliczeniowych (imienne raporty miesięczne i deklarację rozliczeniową).

    Uwaga!

    W opisanej wyżej sytuacji nie należy używać formularza ZUS ZIPA.

    Przykład 9

    Pan Rafał Oliński zatrudniony jest w firmie AMA-DEUS w pełnym wymiarze czasu pracy. Został zgłoszony do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 0110 xx. Po pewnym czasie firma AMADEUS zawarła z panem Olińskim dodatkową umowę o pracę na 1/2 etatu; tym razem również powinna zgłosić pana Ołińskiego do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx.

    Przykład 10

    Pani Anna Rójek zatrudniona jest w firmie ADA w pełnym wymiarze czasu pracy. Została Zgłoszona do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx. Po pewnym czasie firma ADA zawarła z panią Rójek dodatkową umowę zlecenia; tym razem również powinna zgłosić panią Rójek do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 50 00 xx.

    Przykład 11

    Pani Aneta Malinowska zatrudniona jest w firmie RELAK od 1997 r. W styczniu 1999 r. płatnik składek zgłosił panią Malinowska do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 1000 (wzór 13). 21 września 2000 r. pani Malinowska urodziła dziecko i od tego dnia do 21 marca 2001 r. pobierała zasiłek macierzyński. Płatnik składek za wrzesień 2000 r. powinien, oprócz raportu ZUS RNA lub ZUS RCA za panią Malinowska, przekazać do ZUS imienny raport miesięczny ZUS RSA, w którym wykazuje przerwę w opłacaniu składek (21.09.-30.09.), kod świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego) oraz kwotę wypłacanego zasiłku (jeśli był przez płatnika wypłacany). W następnych miesiącach płatnik powinien przekazać wyłącznie imienne raporty ZUS RSA (jeżeli wypłacał zasiłki z budżetu państwa, powinien przekazać również raport ZUS RNA lub ZUS RCA). Niezależnie od powyższego, pani Malinowska powinna sama zgłosić się do ZUS-u i wypełnić zgłoszenie do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla osoby pobierającej zasiłek macierzyński, tj. 1240 00 (wzór 14).

    Uwaga!

    Osoby pobierające zasiłek macierzyński lub przebywające na urlopie wychowawczym zgłaszające się do ubezpieczeń - nie wypełniają bloku II "Dane identyfikacyjne płatnika składek".
    Bezpośrednio po okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego, płatnik składek udzielił pani Malinowskiej urlopu wychowawczego. Płatnik składek nadal za panią Malinowska powinien przekazywać do ZUS imienny raport miesięczny ZUS RSA (ewentualnie ZUS RNA lub ZUS RCA).
    W wyżej opisanej sytuacji płatnik zobowiązany był w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA za marzec 2001 r. wypełnić dwa bloki: pierwszy dotyczący okresu 01.03.2001 r.-21.03.2001 r. z kodem świadczenia i przerwy 311 (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego), drugi dotyczący okresu 22.03.2001 r.-31.03.2001 r. z kodem przerwy w opłacaniu składek 121 lub 122 (urlop wychowawczy). Począwszy od raportów za kwiecień 2001 r. płatnik zobowiązany był wykazywać panią Malinowska w raporcie ZUS RSA z kodem przerwy w opłacaniu składek 121 lub 122 (urlop wychowawczy).
    W związku z zakończeniem pobierania zasiłku macierzyńskiego, pani Malinowska powinna wyrejestrować się z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 231 (wzór 15) i ponownie powinna zgłosić się do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym np. 12 10 0 0 (wzór 16).

    Uwaga!

    Przepisy ustawy z dnia 11 stycznia 2001 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 8, poz. 64) wprowadziły zmiany w zakresie zgłaszania do ubezpieczeń oraz rozliczania składek za osoby przebywające na urlopach wychowawczych oraz pobierające zasiłek macierzyński. Płatnicy składek zobowiązani są wymienione osoby zgłaszać do ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i ewentualnie do ubezpieczenia zdrowotnego, poprzez ich wykazywanie w imiennym raporcie miesięcznym, oraz rozliczać składki na ubezpieczenia za te osoby.

    Płatnicy składek zobowiązani są złożyć pierwsze imienne raporty miesięczne za czerwiec 2001 r., w których dokonają zgłoszenia do ubezpieczeń i rozliczenia za wymienione osoby, za okres ich podlegania ubezpieczeniom od l czerwca 2001 r.

    Osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński, które z tego tytułu same dokonały zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w okresie do 31 maja 2001 r., w związku z wprowadzeniem nowych zasad rozliczania od 1 czerwca 2001 r. nie dokonują wyrejestrowania z tych ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA.

__________
* Kody wykorzystywane w dokumentach ubezpieczeniowych - załącznik Nr 20 do rozporządzenia MPiPS z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń... (Dz. U. Nr 149, poz. 982).

 Kontakt | ReklamaCopyright © NetTAX 1998-2012