Profesjonalny Serwis Prawny

publikatory Dziennik Urzędowy Ministra Sprawiedliwości 2003 Nr 5

powrót do początku dokumentu
powrót do § 164-278
powrót do § 279-428

Rozdział 4

Akta

    § 429. Akta sądowe prowadzi się jako dalszy ciąg akt postępowania przygotowawczego, zachowując ciągłość numeracji kart.

    § 430. 1. Przed pierwszą kartą akt należy wszyć karty wykazu wydatków i wykazu czynności wykonawczych; karty te nie są numerowane.

    2. Do wykazu wydatków wpisuje się wydatki poniesione w trakcie postępowania przygotowawczego oraz na bieżąco każdą należność zaliczoną do kosztów postępowania. W odniesieniu do należności świadków i należności za konwojowanie wpisuje się także termin czynności sądowej, a co do należności biegłych - oznaczenie czynności biegłego.

    3. W wykazie czynności wykonawczych wpisuje się w szczególności wszystkie daty i dane dotyczące zatrzymania i osadzenia skazanego, miejsca jego osadzenia oraz przekazania go do dyspozycji innego organu lub zwolnienia.

    § 431. 1. Akta spraw, w których zastosowano tymczasowe aresztowanie, oznacza się wyrazem "areszt". Na każdym piśmie wysyłanym w sprawach, w których oskarżony przebywa w areszcie, umieszcza się napis "areszt" [st].

    2. Na obwolucie akt w prawym górnym rogu tomu zawierającego akt oskarżenia lub pismo zastępujące akt oskarżenia zamieszcza się, po oznaczeniu na piśmie przez przewodniczącego wydziału, zapis o terminie, z którego upływem ustaje karalność czynu zarzuconego oskarżonemu, przez umieszczenie stosownej daty poprzedzonej słowem "przedawnienie". W przypadku objęcia jednym postępowaniem kilku oskarżonych lub zarzucenia oskarżonemu więcej niż jednego czynu zapisaniu podlega tylko termin, z którego upływem ustanie karalności następuje najwcześniej.

    3. Na okładkach akt umieszcza się w razie potrzeby właściwe dla danej sprawy oznaczenia, np.: "zabezpieczenie", "poręczenie", "dozór policji", "nieletni", "niebezpieczny", "uproszczone", "prywatnoskargowa", "dowód rzeczowy" [st], przy czym dla oznaczeń tych można stosować odpowiednie skróty. W odniesieniu do zabezpieczenia i dowodu rzeczowego, obok skrótu "z" lub "d.rz.", podaje się numer karty obejmującej wykaz zabezpieczonych lub przechowywanych przedmiotów.

    4. W wykazie przechowywanych przedmiotów należy wymienić wszystkie przedmioty przechowywane w aktach sprawy jak również przedmioty przekazane do depozytu sądowego albo oddane na przechowanie właścicielowi przedmiotu lub innej osobie.

    § 432. 1. Dla sprawy o wydanie wyroku łącznego zakłada się nowe akta zawierające wniosek lub zarządzenie w przedmiocie wydania wyroku łącznego, odpisy prawomocnych wyroków, które podlegać mają połączeniu, oraz akta spraw, w których wydano te wyroki.

    2. Przesyłając akta sprawy w celu wydania wyroku łącznego, należy uczynić w nich adnotację co do zakresu, w jakim orzeczona kara została wykonana.

    3. Niezwłocznie po wydaniu wyroku łącznego należy uczynić w aktach sprawy adnotację, w jakim zakresie orzeczona kara została wykonana.

    4. Odpis prawomocnego wyroku łącznego lub odpis orzeczenia odmawiającego połączenia kar przesyła się wraz z aktami zwracanych spraw sądom, których wyroki były przedmiotem rozpoznania.

    § 433. 1. Akta spraw przekazuje się do archiwum zakładowego po otrzymaniu zawiadomienia z zakładu karnego o osadzeniu skazanego, chyba że nie zakończono innych czynności sądowych związanych z wykonaniem orzeczenia.

    2. Przewodniczący wydziału może zarządzić wcześniejsze przesłanie akt do składnicy i w miarę potrzeby założenie akt zastępczych.

    § 434. 1. Akta spraw o wykroczenia prowadzi się, stosując odpowiednio przepisy o prowadzeniu akt w sprawach karnych.

    2. Zarządzenie przewodniczącego wydziału o wszczęciu postępowania w sprawie o wykroczenie, zarządzenie o skierowaniu sprawy do rozpoznania, a także postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania umieszcza się w aktach sprawy - przed oryginałem wniosku o ukaranie.

Rozdział 5

Inne czynności biurowe

    § 435. Korespondencję w sprawach dotyczących osób tymczasowo aresztowanych należy załatwiać bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością spraw.

    § 436. Sąd, który orzekł w sprawie nieletniego odpowiadającego wspólnie z dorosłymi, powinien w ciągu siedmiu dni po uprawomocnieniu się orzeczenia podlegającego wykonaniu przesłać właściwemu sądowi rodzinnemu odpis tego orzeczenia oraz opinię o nieletnim, opracowaną w rodzinnym ośrodku diagnostyczno-konsultacyjnym. Datę przesłania oraz nazwę sądu rodzinnego, do którego przestano orzeczenie, odnotowuje się w repertorium "K" w rubryce "Uwagi".

    § 437. W zawiadomieniu o wszczęciu lub zakończeniu postępowania należy wymienić nazwisko i imię, a ponadto określić zwięźle czyn zarzucony oskarżonemu, kwalifikację prawną tego czynu, zastosowany środek zapobiegawczy, wskazać miejsce osadzenia oskarżonego oraz podać zwięźle treść orzeczenia.

    § 438. 1. W zawiadomieniu o skazaniu osoby podlegającej powszechnemu obowiązkowi służby wojskowej należy w szczególności podać nazwisko i imię, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, ostatnie miejsce zamieszkania skazanego i zwięzłą treść orzeczenia.

    2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do zawiadomień o dacie rozpoczęcia i ukończenia wykonywania kary pozbawienia wolności, o darowaniu lub złagodzeniu kary na mocy amnestii lub w drodze laski oraz o zatarciu skazania.

    § 439. 1. Odpisy wyroków wydanych poza rozprawą niezwłocznie umieszcza się w zbiorze, celem ich publicznego udostępnienia.

    2. Po upływie siedmiu dni od wydania wyroku odpis dołącza się do właściwych akt.

    § 440. Pisma sądu dotyczące wykonania wyroku, a w szczególności udzielenia odroczenia lub przerwy wykonania kary, polecenia przyjęcia do zakładu karnego opatruje się urzędową pieczęcią sądu i czytelnym podpisem sędziego, a ponadto należy w nich podać oprócz nazwiska i imienia osoby, której pismo dotyczy, również datę i miejsce jej urodzenia, imiona rodziców i nazwisko rodowe matki.

    § 441. 1. W przypadku bezskutecznego upływu terminu do dobrowolnego uiszczenia należności sądowych, jeśli zaplata tych należności nie została rozłożona na raty ani umorzona, sąd wykonujący orzeczenie przesyła właściwemu organowi egzekucyjnemu tytuł wykonawczy, do którego dołączone zostają wynikające z akt sprawy informacje mogące ułatwić wszczęcie i prowadzenie egzekucji. W szczególności należy:

1) obok imienia i nazwiska skazanego podać datę i miejsce jego urodzenia, imiona rodziców i miejsce zamieszkania;

2) określić miejsce pracy skazanego albo źródło utrzymania jego lub współmałżonka oraz stan rodzinny;

3) załączyć odpisy protokołów zajęcia, jeżeli zajęcia dokonał organ inny niż organ mający prowadzić egzekucję;

4) oznaczyć, czy i które z przedmiotów określonych w protokołach wymienionych w pkt 3 zostały wyłączone spod zajęcia albo o których wyłączenie toczy się postępowanie.

    2. Przypadki, w których czynności egzekucyjnych nie prowadzi się, regulują odrębne przepisy.

DZIAŁ XIII

Biurowość w sprawach rozpoznawanych przez sądy apelacyjne

    § 442. Do czynności biurowych, a w szczególności do prowadzenia akt, repertoriów i innych urządzeń ewidencyjnych w sekretariatach wydziałów w sądach apelacyjnych, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące biurowości sądów okręgowych, z zachowaniem przepisów poniższych.

    § 443. W wydziale cywilnym sądu apelacyjnego prowadzi się repertoria [st]:

- "ACa" dla spraw cywilnych i gospodarczych przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów okręgowych,

- "ACz" dla spraw cywilnych i gospodarczych przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami okręgowymi,

- "ACo" dla innych spraw rozpoznawanych według przepisów o procesie, niepodlegających wpisaniu do repertorium "ACa" lub "ACz".

    § 444. 1. W wydziale karnym sądu apelacyjnego prowadzi się repertoria [st]:

- "AKa" dla spraw karnych, w których wniesiono apelację od wyroków sądów okręgowych,

- "AKz" dla spraw karnych, w których wniesiono zażalenia na postanowienia sądów okręgowych lub na zarządzenia prezesów tych sądów, z wyłączeniem zażaleń na postanowienia sądów wydane w postępowaniu wykonawczym,

- "AKzw" dla spraw, w których wniesiono zażalenia na postanowienia sądów okręgowych wydane w postępowaniu wykonawczym.

    2. Sprawy, w których wniesiono zażalenia na postanowienia sądów okręgowych w przedmiocie kontroli operacyjnej oraz odstąpienia od zniszczenia materiałów zgromadzonych podczas kontroli operacyjnej, ewidencjonuje się z zachowaniem przepisów ustalonych dla postępowania z informacjami niejawnymi.

    3. W wydziale prowadzi się również wykaz "AKo" dla pism i czynności sądowych w sprawach karnych, które nie podlegają wpisowi do innych urządzeń ewidencyjnych, a dotyczą m.in. wznowienia postępowania, odszkodowania za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie, prośby o ułaskawienie, a także dla wniosków o przekazanie innemu sądowi sprawy zagrożonej przedawnieniem.

    4. W wydziale o dużej liczbie spraw może być prowadzony wykaz "AKp" dla wniosków o przedłużenie tymczasowego aresztowania na okres przekraczający terminy określone w art. 263 § 2 i 3 k.p.k. [st].

    § 445. W wydziale pracy i ubezpieczeń społecznych sądu apelacyjnego (sądzie pracy i ubezpieczeń społecznych) prowadzi się repertoria [st]:

- "APa" dla spraw z zakresu prawa pracy, przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów okręgowych,

- "APz" dla spraw z zakresu prawa pracy przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami okręgowymi,

- "AUa" dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów okręgowych,

- "AUz" dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami okręgowymi,

- "APo" dla innych spraw z zakresu prawa pracy, rozpoznawanych według przepisów o procesie, a niepodlegających wpisaniu do wcześniej wymienionych repertoriów,

- "AUo" dla innych spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych, rozpoznawanych według przepisów o procesie, nieewidencjonowanych w wymienionych repertoriach.

    § 446. W wydziałach cywilnych, wydziałach pracy i ubezpieczeń społecznych oraz w wydziałach karnych sądów apelacyjnych dla ewidencji wniosków kasacyjnych prowadzi się wykazy "WCK" i "WKK" [st]; przepisy § 118-120 i § 389 stosuje się odpowiednio.

DZIAŁ XIV

Biurowość w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania sądowego

    § 447. 1. Sprawy z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz postępowania karnego w stosunkach międzynarodowych rejestruje się w wykazie "OZ" [st], niezależnie od rejestracji w odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych w wydziałach cywilnych i karnych.

    2. Do wykazu "OZ" wpisuje się w szczególności:

1) sprawy, w których stroną lub uczestnikiem jest cudzoziemiec lub osoba przebywająca albo mająca siedzibę za granicą;

2) wnioski sądów lub innych organów państw obcych o udzielenie pomocy prawnej;

3) wnioski sądów polskich o udzielenie pomocy prawnej za granicą;

4) pisma przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych państw obcych w Polsce.

    3. Wykaz "OZ" prowadzą kierownicy oddziałów administracyjnych sądów według ustalonego wzoru.

    § 448. 1. Sprawy wymienione w § 447 ust. 2 oznacza się w księgach biurowych napisem "zagr." czerwonym kolorem, pod numerem porządkowym sprawy. Oznaczenie takie zamieszcza się także na obwolucie sprawy, obok sygnatury akt, przy której należy wpisać również numer wykazu "OZ".

    2. Numer porządkowy sprawy wpisanej do wykazu "OZ" należy zakreślić po uprawomocnieniu się zakończonego postępowania.

DZIAŁ XV

Statystyka sądowa

Rozdział 1

Ogólne podstawy statystyki

    § 449. Systemy ewidencyjne i informatyczne prowadzone w resorcie są źródłem danych do zbierania, gromadzenia i przetwarzania informacji do celów statystyki publicznej na podstawie przepisów art. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.10)).

    § 450. Nośnikami informacji do celów statystycznych są sprawozdania (dane zagregowane) oraz karty rejestracyjne i statystyczne (dane indywidualne) przekazywane na określonych wzorach formularzy lub za pomocą nośników informatycznych według określonych wzorów formularzy i po zastosowaniu programów informatycznych przekazanych przez komórkę Ministerstwa Sprawiedliwości odpowiedzialną za statystykę.

Rozdział 2

Ogólne zasady sporządzania sprawozdań statystycznych

    § 451. Sprawozdania sporządza się na podstawie dokumentacji obowiązującej w jednostce organizacyjnej: akt, repertoriów, wykazów, kartotek, innych urządzeń ewidencyjnych lub na podstawie prowadzonych systemów informatycznych.

    § 452. Sprawozdania sporządza kierownik sekretariatu, a zbiorcze - pracownik jednostki sprawozdawczej, do którego zakresu obowiązków tę czynność przekazano.

    § 453. 1. W przypadku konieczności dokonania poprawek na sprawozdaniu należy wpisać je w sposób czytelny przez przekreślenie niewłaściwych danych i wpisanie obok danych właściwych. Każda wprowadzona poprawka powinna być potwierdzona własnoręcznym podpisem osoby, która jej dokonała, i datą. Sprostowania, wyjaśnienia i zmiany danych niewłaściwie wykazanych przekazuje się w formie pisemnej. W aktach sądu dokonuje się tej samej zmiany, jaką przekazano do jednostki wyższego szczebla z określeniem daty dokonania zmiany i podpisem osoby jej dokonującej. Zmiany do dokumentów przekazanych drogą elektroniczną przesyła się w ten sam sposób jak dane podstawowe i dodatkowo oznacza pola, w których nastąpiły zmiany, przez zmianę kroju czcionki lub zaznaczenie pola kolorem zielonym.

    2. Dodatkowe wyjaśnienia do sprawozdań należy zamieszczać w pismach do nich załączonych.

    § 454. Sprawozdania przesyła się listem poleconym, w określonych sytuacjach - telefaksem (sprawozdania w postaci formularzowej), pocztą elektroniczną lub przekazuje na płytach CD lub dyskietkach.

    § 455. Koperty ze sprawozdaniami i adresy elektroniczne oznacza się napisem "PILNE - STATYSTYKA".

    § 456. 1. Sprawozdania sporządzane i odbierane są tylko przez jednostki określone w odrębnych przepisach.

    2. Przekazywanie sprawozdań jednostce nieuprawnionej lub sporządzanie innych sprawozdań zbiorczych jest niedopuszczalne. Dokonywanie zmian w formularzach jest możliwe w wyjątkowych sytuacjach, na podstawie odrębnych przepisów.

Oddział 1

Zasady sporządzania sprawozdań jednostkowych i zbiorczych oraz sposób ich przekazywania

    § 457. 1. Jednostkę sprawozdawczą stanowi sąd. Oddziały, wydziały, sekcje, roki sądowe, zespoły są zobowiązane do przekazania wynikających z prowadzonych urządzeń ewidencyjnych i dokumentów danych, niezbędnych do sporządzenia sprawozdania jednostkowego według ustalonego wzoru.

    2. Formularzy sprawozdań w sprawach gospodarczych, pracy i ubezpieczeń społecznych oraz rodzinnych nie wypełniają jednostki organizacyjne, do których właściwości sprawy z danego zakresu nie należą, nawet jeżeli wpłyną one do tych jednostek. W takim przypadku jednostki niewłaściwe merytorycznie lub miejscowo wykazują rodzaje spraw z wymienionych zakresów - odpowiednio - w sprawozdaniach z zakresu spraw cywilnych procesowych lub nieprocesowych, a ich liczbę - w zależności od miejsca zarejestrowania w księgach ewidencyjnych.

    3. Ośrodki i wydziały zamiejscowe sądów niezależnie od szczebla organizacyjnego sporządzają sprawozdania z własnego zakresu działania na zasadach takich jak wydział.

    § 458. Sprawozdania przekazywane są jednostkom organizacyjnym wyższych szczebli drogą służbową.

    § 459. 1. Sprawozdanie jednostkowe jest to sprawozdanie sporządzone przez jednostkę sprawozdawczą niższego szczebla przedstawiane jednostce organizacyjnej wyższego szczebla i za jej pośrednictwem Ministerstwu Sprawiedliwości lub bezpośrednio Ministerstwu Sprawiedliwości, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej właściwym dla danego roku. Sprawozdaniem jednostkowym jest (łączne) sprawozdanie z sądu także wówczas, gdy więcej niż jeden wydział zajmuje się taką samą problematyką na tym samym szczeblu i w tej samej instancji.

    2. Do sprawozdania jednostkowego z sądu dołącza się sprawozdania z wydziału (ośrodka zamiejscowego lub wydziału zamiejscowego), o ile jest więcej niż jeden dla tej samej dziedziny prawa.

    § 460. 1. Sprawozdanie zbiorcze jest to sprawozdanie sporządzone przez jednostkę organizacyjną wyższego szczebla ze sprawozdań jednostek organizacyjnych niższych szczebli na formularzach ustalonych dla tych jednostek i stanowi sumę danych ze sprawozdań jednostkowych w każdym polu formularza.

    2. Sprawozdanie zbiorcze oznacza się wyrazem "zbiorcze" przed nazwą sprawozdania.

    3. Do sprawozdań zbiorczych dołącza się sprawozdania jednostkowe, układane w porządku alfabetycznym według nazw jednostek sprawozdawczych, umieszczając jako pierwsze to, które w nazwie jednostki ma tę samą siedzibę, co jednostka nadrzędna.

    4. Przed przystąpieniem do sporządzenia sprawozdania zbiorczego należy dokonać kontroli sprawozdań pod względem formalnym i rachunkowym, a ponadto sprawdzić kompletność materiałów, wyjaśnić nieścisłości, błędy, usterki i niezgodności oraz dokonać poprawek.

    § 461. 1. Sąd okręgowy sporządza sprawozdania zbiorcze ze sprawozdań sądów rejonowych dwuetapowo - z wydziałów grodzkich odrębnie, z wydziałów karnych, cywilnych, pracy, ubezpieczeń społecznych, gospodarczych, rodzinnych odrębnie, a następnie sporządza właściwe sprawozdania zbiorcze ze wszystkich wydziałów według dziedzin prawa, za pomocą programów informatycznych (§ 450).

    2. Sąd okręgowy, w którego strukturze są ośrodki zamiejscowe, sporządza sprawozdania zbiorcze dwustopniowo: ze sprawozdań sądów rejonowych będących w obszarze właściwości ośrodka zamiejscowego i ze sprawozdań sądów rejonowych pozostałych, a następnie łączy pośrednie sprawozdania w jedno - zbiorcze sprawozdanie z okręgu.

    § 462. Sąd apelacyjny poza sprawozdaniami jednostkowymi z własnego zakresu działalności sporządza sprawozdania zbiorcze ze sprawozdań komorników i notariuszy, wraz ze sporządzeniem zestawień pośrednich, zawierających dane według okręgów sądów okręgowych, za pomocą programów informatycznych (§ 450).

    § 463. Terminy podane na formularzu oznaczają, w którym dniu sprawozdanie zostaje złożone u adresata - zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej właściwym dla danego roku.

Oddział 2

Szczegółowe zasady sporządzania sprawozdań

    § 464. 1. Jeżeli w dwóch sprawozdaniach wykazuje się dane z tego samego urządzenia ewidencyjnego, to liczby ogółem, a także liczby dotyczące tej samej informacji muszą być w każdym sprawozdaniu takie same. Ma to miejsce wówczas, gdy sprawozdania okresowe zawierają dane ogólne z repertorium lub wykazu, a sprawozdania roczne - uszczegółowienie danych ogólnych, według rodzajów spraw z danego repertorium.

    2. Formularze sprawozdawcze służą więcej niż jednej jednostce organizacyjnej. Każda jednostka organizacyjna sporządza sprawozdanie ze swego zakresu działania i wyraźnie oznacza swoją nazwę w nagłówku sprawozdania.

    § 465. 1. Sprawy przekazane z sądów do sądów według właściwości w sprawozdaniach tych sądów wykazuje się we wpływie i dodatkowo - jako ponownie wpisane - przekazane z innego sądu. Dotyczy to również przekazywania spraw między wydziałami lub zarejestrowanych w niewłaściwych urządzeniach ewidencyjnych.

    2. Sąd, który w ramach reorganizacji struktury przekazuje sprawy, wykazuje je w rubryce załatwienia "przekazane do innej jednostki", podając jej nazwę w załączonym do sprawozdania piśmie.

    3. Przekazywanie spraw między wydziałami według właściwości nie może zaniżyć faktycznej liczebności spraw załatwionych, wykazywanej w sprawozdaniu z sądu.

    § 466. 1. W przypadku utworzenia nowej jednostki organizacyjnej sprawy należące do jej kompetencji, a przejęte z innej jednostki, wpisuje się do właściwych urządzeń ewidencyjnych według zasad uregulowanych w rozdziałach poprzednich instrukcji sądowej, a sprawozdanie sporządza się za okres od momentu utworzenia tej jednostki do końca najbliższego okresu sprawozdawczego.

    2. W sprawozdaniach sprawy (osoby, wartości lub inne cechy) przejęte wykazuje się jako wpływ i w rubryce oznaczonej "w tym ponownie wpisane" oraz "przeniesione z innej jednostki" z podaniem jej nazwy w załączonym do sprawozdania piśmie.

    3. Przekazywanie spraw między wydziałami według właściwości nie może zawyżyć faktycznej liczebności spraw wpływających w sprawozdaniu z sądu.

    § 467. 1. W przypadku likwidacji (znoszenia) lub włączenia do innej jednostki organizacyjnej sprawy zostają przeniesione do jednostki przejmującej według uregulowań w poprzednich przepisach instrukcji i wykazane w sprawozdaniu jednostki likwidowanej jako załatwione (§ 465 ust. 2), a jednostka przejmująca wykazuje te sprawy w sprawozdaniach we właściwych polach, zgodnie z § 466 ust. 2. Jednostka likwidowana nie wykazuje pozostałości.

    2. Jeżeli zniesienie jednostki organizacyjnej następuje w ciągu okresu sprawozdawczego, to jednostka ta sporządza ostatnie sprawozdanie za okres od początku roku do ostatniego dnia swojej działalności i przekazuje drogą służbową adresatowi.

    3. Utworzony ośrodek zamiejscowy w siedzibie zlikwidowanego sądu szczebla okręgowego sporządza sprawozdanie tak jak wydział (§ 457 ust. 3). Sądy rejonowe podległe organizacyjnie utworzonemu ośrodkowi zamiejscowemu sporządzają sprawozdania za czas podległości służbowej.

    4. Sąd sporządzający sprawozdanie zbiorcze uwzględnia w nim dane jednostkowe sądu podległego zniesionego za okres podległości służbowej.

    § 468. Sprawozdania sporządza się w podanych na formularzach okresach sprawozdawczych, tzn. miesiąc, kwartał, półrocze, rok, ale w sposób narastający (kumulatywnie), tj. sprawozdanie składane po trzecim kwartale zawiera dane o trzech kwartałach, sprawozdanie składane na koniec roku zawiera dane z całego roku, jednak z ograniczeniami wynikającymi z poprzednich paragrafów. Szczególną uwagę należy zwrócić na wartości liczbowe w poszczególnych wierszach i rubrykach w celu wyeliminowania błędów wynikających z omyłkowego wpisania danych do innych wierszy lub rubryk, które w efekcie może spowodować zmniejszenie wartości liczbowych za rok w porównaniu z danymi za półrocze w określonym wierszu lub rubryce.

Oddział 3

Wyjaśnienie wyrażeń, zwrotów i określeń najczęściej używanych w sprawozdaniach

    § 469. Zwroty: "wpływ", "wpłynęło", "przybyło" oznaczają każdą zarejestrowaną pod kolejnym numerem we właściwych urządzeniach ewidencyjnych sprawę w ciągu danego okresu sprawozdawczego. Określenie "sprawa" oznacza także osoby, wartości, przestępstwa lub inne cechy, których dotyczy sprawozdanie.

    § 470. Zwrot "ponownie wpisane" oznacza, że tej samej sprawie został nadany kolejny numer w określonym urządzeniu ewidencyjnym, np. przeniesiono z innej jednostki sprawozdawczej, podjęto postępowanie po uprzednim zawieszeniu itp.

    § 471. Zwroty, "załatwiono", "ubyło", "odpisano" oznaczają, że każda sprawa została zakończona w ciągu danego okresu sprawozdawczego: merytorycznie lub formalnie, przez przeniesienie do innego urządzenia ewidencyjnego, przez połączenie z inną sprawą lub przez przeniesienie do innej jednostki sprawozdawczej.

    § 472. Zwroty: "pozostałość na koniec okresu sprawozdawczego" lub "pozostałość w ostatnim dniu okresu sprawozdawczego" oznaczają, że sprawy nie zostały załatwione w ciągu danego okresu sprawozdawczego, a pozostają do załatwienia w następnym okresie sprawozdawczym. Jest to stan liczbowy spraw niezałatwionych w określonym dniu.

    § 473. Liczby załatwionych spraw i wpływających spraw w ciągu okresu sprawozdawczego wykazuje się jako odrębne pozycje. Załatwień może być więcej niż wpływu w tym samym okresie sprawozdawczym, gdyż część spraw załatwionych może pochodzić z wpływu w poprzednim okresie sprawozdawczym lub w poprzednich okresach sprawozdawczych.

    § 474. Zwrot "w tym" oznacza, że nie wymienia się wszystkich składników sumy ogólnej danej informacji. W tablicach sprawozdawczych wykazuje się ogólną liczbę spraw z danego repertorium lub ogólną liczbę osób osądzonych, a poniżej wymienia się tylko te sprawy lub osądzenia, które są przedmiotem zainteresowania odbiorcy sprawozdania. W liczbie załatwionych spraw mieszczą się również liczby spraw załatwionych w inny sposób, których część wyszczególnia się w dalszych rubrykach. Suma liczb po zwrocie "w tym" musi być mniejsza od liczby załatwień ogółem lub najwyżej taka sama, jeżeli nie było innych załatwień. Zwrot "w tym" nigdy nie występuje samodzielnie, lecz zawsze po określonej danej informacji, wobec czego liczba po zwrocie "w tym" musi być wliczona do liczby ogółem.

    § 475. Zwrot "z tego" oznacza, że wymienia się wszystkie składniki sumy ogólnej danej informacji. Wyraz ten bywa często pomijany, ale wówczas wyszczególnia się wszystkie elementy składowe lub dopisuje wyraz "inne" jako uzupełniający składnik.

    § 476. Zwrot "stan w ostatnim dniu okresu sprawozdawczego" oznacza, że jest to liczba spraw w trakcie wykonywania lub załatwiania, po uwzględnieniu wpływu i załatwień od początku prowadzenia urządzenia ewidencyjnego w danej sprawie lub od momentu wpisania sprawy podlegającej wykonywaniu lub załatwianiu.

    § 477. 1. Tablice sprawozdawcze z ewidencji spraw sprawdza się formalnie i rachunkowo w zakresie każdego rodzaju sprawy lub innej cechy.

    2. Sprawdzenie formalne polega na skontrolowaniu, czy wszystkie pola formularza sprawozdawczego są wypełnione:

1) w tablicach sprawozdawczych, w których występują pola bilansujące się, a więc takie, z których dodane liczby z wierszy i z rubryk dają tę samą wartość, nie należy wpisywać kresek, zer lub innych znaków oznaczających wypełnienie danego pola,

2) w tablicach sprawozdawczych, w których podawane są wartości niezależne, bez korelacji z innymi polami sprawozdawczymi, a także tam, gdzie wykazuje się liczby "w tym" - muszą być wpisane poziome kreski oznaczające, że nie występuje dana cecha. Inne znaki nie są właściwe. W szczególności nie wpisuje się zer ("0"), mimo że w sądach funkcjonują programy komputerowe, które powodują automatyczne uzupełnienie pól, w których nie występują liczby.

    3. Sprawdzenie rachunkowe:

1) do liczby pozostałości z poprzedniego okresu sprawozdawczego dodaje się wpływ, a następnie od tej sumy odejmuje się załatwienia, wobec czego różnica powinna stanowić liczbę spraw pozostających do załatwienia na następny okres sprawozdawczy,

2) według instrukcji podanych na sprawozdaniach w poszczególnych wierszach i rubrykach.

    4. Tablice sprawozdawcze inne niż z ewidencji sprawdza się według objaśnień podanych na formularzach.

    § 478. 1. W przypadku sporządzenia sprawozdań za rok sprawozdawczy sprawdza się każde pole sprawozdania ze sprawozdaniem za wcześniejszy okres sprawozdawczy w celu wyeliminowania błędów polegających na wykazaniu mniejszych wartości w sprawozdaniu za dłuższy okres sprawozdawczy dla zjawisk zachodzących w czasie okresów sprawozdawczych.

    2. W sytuacji gdy dane dotyczą stanów ksiąg wieczystych, wykonywanych środków wobec nieletnich, obsad wydziałów liczby mogą być mniejsze za dłuższy okres sprawozdawczy, zbliżone co do wartości, jednak nie zasadniczo różne.

    § 479. 1. Obsada wydziału wykazywana jest według średniookresowego zatrudnienia sędziów, asesorów, referendarzy lub urzędników.

    2. Liczby osób delegowanych bądź to z innego szczebla sądowego, bądź z wydziału do wydziału lub korzystających z urlopów macierzyńskich, wychowawczych, dla poratowania zdrowia lub innych wykazywać należy we właściwej proporcji do liczby dni delegacji w "nowej" jednostce lub do liczby dni pracy poza urlopami wymienionymi wyżej. Jeżeli sędzia, urzędnik delegowany jest do innej jednostki w pierwszym półroczu na 3 miesiące, to jest to 1/2 osoby, jeżeli na miesiąc (np. od 1 czerwca do 30 czerwca danego roku), to w sprawozdaniu za l półrocze wykaże się 1/6 osoby. Powyższe odnosi się także do sędziów funkcyjnych.

Rozdział 3

Systematyka sprawozdawczości

    § 480. Sądy zobowiązane są do sporządzania sprawozdań statystycznych zgodnie z programem badań statystycznych statystyki publicznej, przy czym sprawozdania przekazywane są zarówno do Ministerstwa Sprawiedliwości, jak i do innych odbiorców wymienionych w programie badań, a mianowicie do urzędów statystycznych i właściwych komend policji. Są to karty statystyczne w sprawach o rozwód i separację oraz karty statystyczne z postępowań prowadzonych przez sędziów rodzinnych wobec nieletnich.

    § 481. 1. Sprawozdania zaprojektowane są tematycznie (z ewidencji spraw, z orzeczeń wydanych przez sądy, a także z sądowego wykonywania orzeczeń) i dziedzinami prawa.

    2. Sprawozdania krótkookresowe zawierają przede wszystkim informacje o ewidencji spraw według repertoriów, natomiast sprawozdania roczne - również dane o ewidencji poszczególnych rodzajów spraw w danym repertorium. Z tego wynika konieczność porównania między sprawozdaniami danych wykazywanych z tego samego repertorium.

    § 482. 1. Sprawozdania z ewidencji spraw zawierają dane o wpływie, załatwionych sprawach, o szczególnych rodzajach załatwień lub o rejestrowanych sprawach, które charakteryzują się określonymi cechami; w sprawach karnych dotyczy to mediacji, dobrowolnego poddania się karze lub odpowiedzialności, w zależności od rodzaju kodeksu.

    2. W sprawach cywilnych pierwszej instancji (dotyczy to spraw cywilnych, pracy, ubezpieczeń społecznych, gospodarczych i rodzinnych) wykazuje się zawsze rodzaje załatwień merytorycznych lub formalnych, a mianowicie: pozew/wniosek uwzględniono, oddalono, zawarto ugodę, odrzucono, zwrócono, w inny sposób.

    3. W sprawach cywilnych drugiej instancji są wykazywane rodzaje załatwień przez sąd drugiej instancji: apelację/zażalenie oddalono, zmieniono, przekazano do ponownego rozpoznania i w inny sposób.

    § 483. 1. Sprawy cywilne według rodzajów wykazuje się zarówno w ewidencji spraw, jak i rodzajami spraw. Rodzaje spraw, które powinny być wykazywane, są wyszczególnione w wykazie spraw cywilnych podlegających symbolizacji, stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia.

    2. Wykaz jest usystematyzowany według dziedzin prawa, trybu postępowania, sposobu rejestracji w urządzeniach ewidencyjnych sądu (repertoriach). Z uwagi na właściwe przepisy wskazujące sąd rozpoznający sprawy w sprawozdaniach ujęte są symbole właściwe dla danego szczebla zarówno pierwszej, jak i drugiej instancji.

    § 484. W przypadku gdy w jednej sprawie jest kilka rodzajów pozwów lub wniosków, należy wykazać tyko jeden - zgodnie z zapisem w niniejszej instrukcji (§ 86 ust. 4).

    § 485. W sprawach karnych z zakresu orzeczeń sprawozdanie sporządza się z każdego wydanego wyroku w okresie sprawozdawczym, z wyłączeniem wyroków łącznych na podstawie repertoriów "K" i "Ks".

    § 486. W sprawach o wykroczenia z zakresu orzecznictwa sprawozdanie sporządza się z każdego wydanego wyroku na podstawie repertorium "W".

    § 487. 1. Każda osoba osądzona w sprawie karnej wykazana jest tylko raz, tzn. wykazuje się tylko jeden czyn i karę orzeczoną za ten czyn albo inne orzeczenie w związku z wykazywanym czynem. W sprawozdaniu nie wykazuje się nieletnich.

    2. W przypadku gdy jedna osoba stawała przed sądem pod zarzutem popełnienia dwóch lub więcej czynów, należy wykazać ją w sposób następujący:

1) jeżeli w jednym wyroku orzeczono skazanie i uniewinnienie, umorzenie, warunkowe umorzenie lub odstąpienie od wymierzenia kary, to wykazać należy skazanie;

2) jeżeli orzeczono uniewinnienie (umorzenie, odstąpienie od wymierzenia kary) i warunkowe umorzenie, to wykazuje się warunkowe umorzenie;

3) jeżeli orzeczono uniewinnienie, odstąpienie od wymierzenia kary i umorzenie, to wykazuje się odstąpienie od wymierzenia kary;

4) jeżeli orzeczono uniewinnienie i odstąpienie od wymierzenia kary, to wykazuje się odstąpienie od wymierzenia kary;

5) jeżeli skazano za dwa (lub więcej) przestępstwa, to wykazuje się tylko jedno przestępstwo i karę wymierzoną za to przestępstwo według następujących zasad:

a) artykuł wskazany przez sąd w wyroku w trybie art. 11 § 2 k.k.,

b) jeżeli są to przestępstwa jednorodne (np. kilka czynów z art. 278 § 1 k.k.), to wykazuje się karę najsurowszą (nie karę łączną),

c) jeżeli są to przestępstwa różnorodne (np. art. 278 § 1 k.k. i art. 279 k.k.), to wykazuje się przestępstwo, za które przewidziana jest w ustawie kara zasadnicza surowsza (tzn. art. 279 k.k.); jeżeli zagrożenie jest jednakowe, to wykazuje się przestępstwo, za które wymierzono karę zasadniczą wyższą; jeżeli zagrożenia i kary są jednakowe, to wykazuje się przestępstwo społecznie bardziej szkodliwe.

    3. Zasady opisane w ust. 1 i 2 stosuje się przez analogię do wykazywania osadzeń za wykroczenia.

    § 488. Warunkowe zawieszenie wykonania kary wykazuje się tylko wówczas, gdy związane jest z wykazanym przestępstwem, chyba że wymienione jest w karze łącznej.

    § 489. Grzywnę orzeczoną obok pozbawienia wolności w trybie art. 33 § 2 k.k. wykazuje się wówczas, gdy wymierzono ją za przestępstwo, które wykazuje się w sprawozdaniu. W tym samym miejscu wykazuje się grzywny orzeczone w trybie art. 71 § 1 k.k., a wynikające z kary łącznej. Jeżeli wyjątkowo zdarzy się orzeczenie obu kar, to należy wykazać tylko grzywnę orzeczoną w trybie art. 33 § 2 k.k. Liczba orzeczeń o grzywnie obok pozbawienia wolności nie może być większa niż liczba orzeczeń o pozbawieniu wolności za to samo przestępstwo, analogicznie, gdy dotyczy to innych kar zasadniczych.

    § 490. Tymczasowe aresztowania (w związku ze sprawą, w której osądza się osobę za popełnienie wykazywanego w sprawozdaniu czynu) wykazuje się w chwili wydania wyroku sądu pierwszej instancji, tzn. powinna być wykazana liczba osób, które w dniu wydania wyroku były zatrzymane w areszcie; oznacza to, że wobec tych osób było wydane postanowienie sądu o tymczasowym aresztowaniu w rozpoznawanej sprawie i - w chwili wydania wyroku - tam przebywały. Liczba tymczasowych aresztowań nie może być większa niż liczba osadzeń za to samo przestępstwo.

    § 491. Nadzwyczajne złagodzenie kary należy wykazać tylko przy tych przestępstwach, przy których wykazane są skazania i tylko przy tych karach poniżej dolnego zagrożenia lub przy karach łagodniejszego rodzaju, niż przewiduje ustawa.

    § 492. Jeżeli w ustawach szczególnych zawarte są przepisy ogólne odpowiadające wymienionym w sprawozdaniu artykułom części ogólnej k.k., pola w sprawozdaniu wykorzystuje się odpowiednio.

    § 493. Sprawozdanie z zakresu spraw karnych drugiej instancji sporządza sąd z wyroków wpisanych do repertorium "Ka", "Aka" i "Wa" w okresie sprawozdawczym.

    § 494. 1. W rubryce "ogółem" należy wykazać liczby osób, wobec których wniesiono apelację w okresie sprawozdawczym, a w rubrykach dalszych - z wyszczególnieniem rodzajów orzeczeń - należy wykazać liczby osób, wobec których wydano orzeczenia apelacyjne w danym okresie sprawozdawczym, niezależnie od daty wpływu apelacji (tzn. apelacje załatwione nie tylko spośród tych, które wpłynęły w okresie sprawozdawczym, ale także i te apelacje, które były wniesione w poprzednich okresach sprawozdawczych, a zostały załatwione w danym okresie sprawozdawczym).

    2. Apelacje wnoszone z urzędu wykazuje się w odpowiednich wierszach według stron, które wniosły apelacje. Oskarżyciel posiłkowy i powód cywilny wnoszący apelację traktowani są jako prokuratorzy, a inne osoby - jeżeli wniosły apelację na korzyść oskarżonego - jako oskarżeni, jeżeli wniosły apelację na niekorzyść - jako prokuratorzy.

    3. Jeżeli apelacje wniesiono równocześnie na wymiar kary i uzasadnienie, to należy je wykazać niezależnie zarówno od kary, jak i od uzasadnienia.

    § 495. Sprawdzenie sprawozdania polega na kontroli rachunkowej i merytorycznej, w szczególności w zakresie informacji o liczbie apelacji wniesionych przez prokuratora na korzyść oskarżonego. Jeżeli liczba w tym polu występuje, należy wyjaśnić przyczynę jej wykazania.

    § 496. W sprawozdaniach z zakresu wykonywania orzeczeń zawarte są dane o zdarzeniach w ciągu roku (warunkowe zwolnienia, wykonywanie dozorów) zarówno co do osób dorosłych, jak i nieletnich oraz stany w ostatnim dniu wykonywanych orzeczeń.

    § 497. Obliczanie sprawozdań może być dokonywane przy użyciu systemów informatycznych (§ 450).

    § 498. 1. Zastosowanie techniki informatycznej oparte jest o obowiązujące formularze sprawozdawcze publikowane w Dzienniku Ustaw corocznie jako załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia wzorów sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej.

    2. Przekazywanie sprawozdań przez jednostki organizacyjne odbywa się pocztą elektroniczną lub wyjątkowo na elektronicznych nośnikach informacji. Jednocześnie wykonuje się wydruki przesłanych drogą elektroniczną sprawozdań i opatruje je podpisem i pieczęciami.

Tytuł III

Sekretariaty zespołów kuratorskiej służby sądowej

DZIAŁ l

Organizacja i zakres działania sekretariatów zespołów kuratorskiej służby sądowej

    § 499. Sekretariat zespołu kuratorów wykonuje czynności biurowe wynikające z podziału zadań zleconych zespołowi kuratorskiej służby sądowej w sprawach karnych lub w sprawach rodzinnych i nieletnich.

    § 500. 1. Do zadań sekretariatu należy prowadzenie urządzeń ewidencyjnych i inne czynności biurowe wynikające z obowiązków zespołu.

    2. Pracownicy sekretariatu wykonują zadania zgodnie z podziałem czynności ustalonych przez kierownika zespołu.

    § 501. 1. Jeżeli obsługę biurową zespołu wykonują pracownicy sekretariatów wydziałów sądu rejonowego, bezpośredni nadzór nad ich pracą sprawuje kierownik zespołu kuratorskiej służby sądowej.

    2. Przepis § 500 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

    § 502. Do działalności sekretariatu kuratorskiej służby sądowej mają odpowiednie zastosowanie przepisy § 4 i § 6-13.

    § 503. Dla czynności administracyjnych należących do zakresu zadań kuratora okręgowego prowadzi się następujące wykazy [st]:

- "Ku.Wiz." - dla ewidencji wizytacji, lustracji, kontroli i wniosków z przeprowadzonych czynności, zaleceń i ich realizacji,

- "Ku.S." - dla ewidencji skarg na pracę kuratorów,

- "Ku.Org." - dla ewidencji spraw związanych z organizacją kuratorskiej służby sądowej, w tym także zgromadzeń kuratorów zawodowych, protokołów, wniosków i uchwał na nich podejmowanych,

- "Ku.O." - dla ewidencji pozostałych spraw z zakresu zadań kuratorów okręgowych, nierejestrowanych w innych wykazach.

DZIAŁ II

Biurowość kuratorskiej służby sądowej

Rozdział 1

Przepisy ogólne w zakresie biurowości kuratorskiej służby sądowej

    § 504. 1. Zespoły kuratorskiej służby sądowej nie prowadzą urządzeń ewidencyjnych zastrzeżonych dla biurowości w sprawach rozpoznawanych przez sąd rodzinny (dział XI) i biurowości w sprawach karnych (dział XII).

    2. Zespoły prowadzą własne urządzenia ewidencyjne według przepisów ogólnych biurowości sądowej dostosowane do czynności kuratorskiej służby sądowej w sprawach karnych oraz w sprawach rodzinnych i nieletnich.

    3. Urządzenia ewidencyjne mogą być również prowadzone przy wykorzystaniu informatycznego programu komputerowego, o którym mowa w § 82.

    § 505. 1. W zespołach kuratorskiej służby sądowej prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1) kontrolki;

2) skorowidze.

    2. Dopuszcza się prowadzenie innych niż wymienione w ust. 1 urządzeń ewidencyjnych, jeżeli przemawiają za tym względy organizacyjne (np. uwzględniające podział terytorialny).

Rozdział 2

Urządzenia ewidencyjne w zespole kuratorskim w sprawach rodzinnych i nieletnich

Oddział 1

Kontrolki

    § 506. 1. W zespole kuratorskiej służby sądowej wykonującej orzeczenia w sprawach rodzinnych i nieletnich prowadzi się kontrolki: "Nw", "Opm", "Op", "Alk" oraz "K" [st]. Dopuszcza się możliwość prowadzenia jednej wspólnej kontrolki, jeżeli przemawiają za tym względy organizacyjne (mała liczba spraw).

    2. W kontrolce "Nw" rejestruje się nazwiska i imiona nieletnich, wobec których zapadło orzeczenie o objęcie ich nadzorem kuratora sądowego lub organizacji społecznej, nazwę sądu orzekającego, sygnaturę akt, datę wpływu orzeczenia do wykonania oraz datę i przyczynę faktycznego zakończenia nadzoru. W rubryce "Uwagi" zaznacza się daty posiedzeń wykonawczych.

    3. W kontrolce "Opm" rejestruje się nazwiska i imiona osób (rodziców), którym z tytułu ograniczenia władzy rodzicielskiej nad ich małoletnimi dziećmi orzeczony został nadzór kuratora, sygnaturę akt wykonawczych, datę otrzymania sprawy do wykonania, datę zakończenia nadzoru. W rubryce "Uwagi" zaznacza się daty posiedzeń wykonawczych.

    4. W kontrolce "Op" rejestruje się czynności zlecone do wykonania kuratorom sądowym w sprawach osób pełnoletnich poddanych opiece lub kurateli oraz osób, dla których ustanowiono doradcę tymczasowego, nazwę sądu orzekającego, sygnaturę akt, datę założenia akt oraz przyczynę i datę wycofania karty z kartoteki czynnej.

    5. W kontrolce "Alk" rejestruje się nazwiska i imiona osób uzależnionych od alkoholu, poddanych obowiązkowi leczenia i na mocy orzeczenia sądu na czas leczenia oddanych nadzorowi kuratora sądowego, sygnaturę sprawy, datę wpływu orzeczenia do wykonania. W rubryce "Zakończenie nadzoru" należy zaznaczyć "wobec osiągnięcia celu leczenia" lub "wobec upływu dwóch lat od chwili uprawomocnienia się orzeczenia".

    6. W kontrolce "K" rejestruje się czynności zlecone do wykonania kuratorom sądowym w sprawach nieletnich, małoletnich i osób pełnoletnich, które nie podlegają wpisowi do innych kontrolek, w tym wywiady środowiskowe zlecone w postępowaniu wyjaśniającym, rozpoznawczym i wykonawczym.

Oddział 2

Skorowidze alfabetyczno-numerowe

    § 507. 1. Dla prowadzonych kontrolek "Nw", "Opm" i "Alk" w zespole kuratorskim prowadzi się skorowidze alfabetyczne, w których pod odpowiednimi literami alfabetu wpisuje się nazwiska i imiona nieletnich, osób, którym ograniczono władzę rodzicielską i jej wykonanie oddano nadzorowi kuratora sądowego, i osób z obowiązkiem podjęcia leczenia, sygnaturę akt, adres zamieszkania, numer zaewidencjonowania w kontrolce oraz imię i nazwisko kuratora zawodowego, któremu przydzielona została sprawa.

    2. Dopuszcza się prowadzenie jednego skorowidza, jeżeli przemawiają za tym względy organizacyjne (np. mała liczba kuratorów zatrudnionych w zespole).

Rozdział 3

Urządzenia ewidencyjne prowadzone w zespole kuratorskim w sprawach karnych

Oddział 1

Kontrolki

    § 508. 1. W zespole kuratorskiej służby sądowej wykonującej orzeczenia w sprawach karnych prowadzi się kontrolki "D", "P", "Wo", "W", "Pp" i "Ps" [st].

    2. W kontrolce "D" rejestruje się nazwiska i imiona osób, wobec których orzeczony został dozór kuratora sądowego, nazwę sądu orzekającego i sygnaturę akt sprawy, datę wpływu dozoru do wykonania, datę zakończenia okresu próby oraz datę i przyczynę faktycznego zakończenia dozoru. W rubryce "Uwagi" zaznacza się, czy dozór jest wykonywany w związku z warunkowym przedterminowym zwolnieniem, warunkowym zawieszeniem kary pozbawienia wolności, grzywny, ograniczenia wolności, warunkowym umorzeniem postępowania karnego, stosowaniem środków leczniczych lub rehabilitacyjnych albo po odbyciu kary pozbawienia wolności.

    3. W kontrolce "P" rejestruje się nazwiska i imiona osób, wobec których zachodzi konieczność kontroli próby z nałożonymi obowiązkami bez orzeczonego dozoru kuratora sądowego, nazwę sądu orzekającego i numer sprawy, datę wpływu orzeczenia do wykonania, datę zakończenia okresu próby oraz datę i sposób faktycznego zakończenia okresu próby. W rubryce "Uwagi" zaznacza się, czy kontrola próby jest wykonywana w związku z warunkowym przedterminowym zwolnieniem, warunkowym zawieszeniem kary pozbawienia wolności, ograniczenia wolności, grzywny lub udzieloną przerwą w karze.

    4. W kontrolce "Wo" rejestruje się nazwiska i imiona osób skazanych na karę ograniczenia wolności oraz w stosunku do których orzeczono wykonanie pracy społecznie użytecznej, nazwę sądu i numer sprawy, datę wpływu orzeczenia do wykonania oraz datę i sposób zakończenia kary ograniczenia wolności czy pracy społecznie użytecznej. Jeżeli karę ograniczenia wolności orzeczono z dozorem kuratora sądowego, w rubryce "Uwagi" zaznacza się "dozór".

    5. W kontrolce "W" rejestruje się nazwiska i imiona osób, wobec których zarządzony zosta) wywiad środowiskowy, tryb zarządzenia wywiadu (art. 214 k.p.k., art. 14 k.k.w.), organ zarządzający przeprowadzenie wywiadu i numer sprawy, datę wpływu, nazwisko kuratora sądowego, któremu przydzielono wywiad do przeprowadzenia oraz datę przesłania wywiadu środowiskowego organowi zarządzającemu wywiad.

    6. W kontrolce "Pp" rejestruje się nazwiska i imiona osób, co do których wpłynęły wnioski o udzielenie pomocy postpenitencjarnej lub którym udzielono pomocy postpenitencjarnej z urzędu, datę wpływu oraz datę i formę udzielonej pomocy.

    7. W kontrolce "Ps" rejestruje się nazwiska i imiona skazanych, w stosunku do których wyznaczony został okres przygotowania do życia po zwolnieniu z zakładu karnego, organ ustalający okres przygotowania, datę wpływu, imię i nazwisko kuratora zawodowego, któremu do załatwienia przydzielono sprawę, oraz datę i sposób załatwienia.

    8. Dopuszcza się prowadzenie jednej wspólnej kontrolki "Ko" dla wszystkich środków probacyjnych, jeżeli przemawiają za tym względy organizacyjne (np. z powodu malej liczby orzekanych środków lub małej liczby kuratorów zawodowych zatrudnionych w zespole). W takim przypadku na marginesie obok numeru ewidencyjnego należy wpisać odpowiednio "D", "P" lub "Wo".

Oddział 2

Skorowidze alfabetyczno-numerowe

    § 509. 1. Dla prowadzonych kontrolek "D", "P", "Wo" i "Ko" w zespole kuratorskim prowadzi się skorowidze alfabetyczne, w których ewidencjonuje się nazwisko i imię osoby skazanej, jej adres zamieszkania, numer zaewidencjonowania w kontrolce oraz imię i nazwisko kuratora zawodowego, któremu przydzielona została sprawa.

    2. Dopuszcza się prowadzenie jednego wspólnego skorowidza, jeżeli przemawiają za tym względy organizacyjne.

Tytuł IV

Inne działy administracji sądowej

DZIAŁ l

Organizacja i zakres działania oddziałów i innych agend administracji sądowej

    § 510. 1. Oddziały oraz inne wewnętrzne komórki organizacyjne sądu, o których mowa w przepisach poniższych, wykonują czynności w sprawach należących do zakresu administrowania sądem.

    2. Liczba oddziałów i innych komórek organizacyjnych powołanych do wykonywania czynności dotyczących administracji sądów okręgowych i rejonowych oraz przedmiotowy zakres ich działania są uzależnione od wielkości sądu.

    3. Pracą oddziału (samodzielnej sekcji) kieruje kierownik oddziału (samodzielnej sekcji).

    § 511. 1. Wszystkie oddziały w sądzie apelacyjnym, oddziały administracyjny i finansowy w sądzie okręgowym oraz oddział administracyjny w sądzie rejonowym tworzone są zarządzeniem prezesa sądu.

    2. Inne oddziały i sekcje w sądzie okręgowym i rejonowym, o których mowa w niniejszych przepisach, tworzone są zarządzeniem prezesa sądu okręgowego wydanym w uzgodnieniu z właściwą jednostką organizacyjną Ministerstwa Sprawiedliwości.

    § 512. Do zakresu działania oddziału administracyjnego w sądzie apelacyjnym należą w szczególności:

1) sprawy organizacyjne sądu;

2) prowadzenie sekretariatów prezesa i wiceprezesa(ów);

3) nadzór nad sprawami organizacyjnymi jednostek podległych;

4) sprawy socjalno-bytowe pracowników sądu apelacyjnego;

5) prowadzenie biura podawczego i biblioteki;

6) nadzór nad pracą archiwum zakładowego;

7) sporządzanie zbiorczych sprawozdań statystycznych z zakresu działania komorników i notariuszy.

    § 513. 1. Sprawy wymienione w § 512 pkt 4 prowadzą inspektorzy do spraw socjalno-bytowych.

    2. Wykonywanie czynności w sprawach, o których mowa w § 512 pkt 4, wymaga współdziałania organów sądu.

    § 514. Do zakresu działania oddziału kadr w sądzie apelacyjnym należy:

1) prowadzenie spraw etatowych i osobowych pracowników sądu apelacyjnego, z wyłączeniem spraw należących do zakresu działania innych organów;

2) prowadzenie spraw etatowych i osobowych aplikantów w obszarze apelacji;

3) sprawy dyscyplinarne;

4) nadzór nad podziałem i wykorzystaniem etatów w jednostkach podległych.

    § 515. 1. Do zakresu działania oddziału finansowo-kontrolnego w sądzie apelacyjnym należą w szczególności:

1) opracowanie na podstawie projektów przedkładanych dyrektorowi sądu apelacyjnego przez dyrektorów sądów okręgowych projektu budżetu państwa w części odpowiadającej sądom na obszarze apelacji oraz projektu budżetu sądu apelacyjnego;

2) wykonywanie budżetu sądów na obszarze apelacji oraz budżetu sądu apelacyjnego;

3) kontrola przestrzegania na obszarze apelacji zasad gospodarki finansowej, w tym gospodarowania mieniem Skarbu Państwa i dyscypliny finansów publicznych;

4) prowadzenie rachunkowości sądu apelacyjnego.

    2. Odział finansowo-kontrolny Sądu Apelacyjnego w Krakowie wykonuje ponadto czynności zlecania druku i dystrybucji znaków opłaty sądowej dla wszystkich sądów.

    § 516. Do zakresu działania oddziału gospodarczego w sądzie apelacyjnym należą:

1) sprawy zaopatrzenia sądu w sprzęt, urządzenia i materiały niezbędne do pracy sądu;

2) administrowanie nieruchomościami sądu;

3) sprawy dotyczące gospodarki środkami transportowymi;

4) sprawy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej sądu;

5) prowadzenie powielarni;

6) zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa obiektów sądowych;

7) prowadzenie sekretariatu dyrektora sądu.

    § 517. Do zakresu działania oddziału inwestycyjnego w sądzie apelacyjnym należy prowadzenie wszelkich spraw związanych z działalnością inwestycyjną sądu apelacyjnego oraz organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie działalności inwestycyjnej sądów okręgowych na obszarze apelacji.

    § 518. Do zakresu działania oddziału administracyjnego w sądzie okręgowym należą w szczególności:

1) sprawy organizacyjne sądu okręgowego;

2) sprawy etatowe i osobowe pracowników sądu okręgowego, z wyłączeniem spraw należących do zakresu działania innych organów;

3) nadzór nad sprawami kadrowymi należącymi do zakresu działania jednostek podległych;

4) sprawy dyscyplinarne;

5) sprawy socjalno-bytowe pracowników sądu okręgowego i jednostek podległych;

6) prowadzenie sekretariatów prezesa i wiceprezesa(ów);

7) sprawy ławników, biegłych sądowych, tłumaczy przysięgłych, lekarzy sądowych, syndyków upadłości, mediatorów i kuratorów ustanawianych na podstawie ustawy o KRS;

8) prowadzenie biura podawczego, biblioteki i ewidencji depozytów;

9) nadzór nad działalnością utworzonego przy sądzie okręgowym punktu informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego;

10) nadzór nad halą maszyn;

11) nadzór nad archiwum zakładowym;

12) sporządzanie zbiorczych sprawozdań statystycznych o ewidencji spraw, wydanych orzeczeniach i przestępczości.

    § 519. 1. Sprawy wymienione w § 518 pkt 5 prowadzą inspektorzy do spraw socjalno-bytowych.

    2. Przepis § 513 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

    § 520. Do zakresu działania oddziału finansowego w sądzie okręgowym należą w szczególności:

1) opracowanie projektu budżetu sądów w danym okręgu sądowym oraz projektu budżetu sądu okręgowego;

2) wykonywanie budżetu sądów w danym okręgu sądowym oraz budżetu sądu okręgowego;

3) kontrola przestrzegania w danym okręgu sądowym zasad gospodarki finansowej, w tym gospodarowania mieniem Skarbu Państwa i dyscypliny finansów publicznych;

4) prowadzenie rachunkowości sądu okręgowego;

5) sprawy zaopatrzenia sądu okręgowego w sprzęt, urządzenia i materiały niezbędne do pracy sądu;

6) administrowanie nieruchomościami sądu okręgowego;

7) sprawy dotyczące gospodarki środkami transportowymi;

8) sprawy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w sądzie okręgowym i nadzór nad tymi sprawami w jednostkach podległych;

9) prowadzenie powielarni;

10) zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa obiektów sądowych;

11) prowadzenie sekretariatu dyrektora sądu.

    § 521. 1. W sądzie okręgowym o obsadzie etatowej przekraczającej dwudziestu sędziów może być utworzony oddział gospodarczy.

    2. Do zakresu działania oddziału gospodarczego należą sprawy wymienione w § 520 pkt 5-10.

    § 522. W sądzie okręgowym, w którym nie utworzono oddziału gospodarczego, powinna być wyodrębniona w ramach oddziału administracyjnego sekcja gospodarcza. Pracownicy sekcji gospodarczej wykonują czynności w sprawach wymienionych w § 520 pkt 5-10 i podlegają dyrektorowi sądu.

    § 523. 1. W sądzie okręgowym, w którym rozmiar prac inwestycyjno-remontowych uzasadnia potrzebę powołania odrębnej jednostki organizacyjnej, w uzgodnieniu z dyrektorem sądu apelacyjnego, może być utworzony oddział inwestycyjny obejmujący zakresem swego działania obszar jednego lub kilku sądów okręgowych w obszarze jednej apelacji, który podlega dyrektorowi sądu.

    2. W sądzie okręgowym, w którym nie utworzono oddziału inwestycyjnego, sprawy z zakresu działalności inwestycyjno-remontowej wykonuje sekcja inwestycyjno-remontowa bądź wydzielone stanowisko pracy w oddziale administracyjnym, podległe dyrektorowi sądu.

    § 524. 1. W sądzie okręgowym o obsadzie etatowej przekraczającej dwudziestu sędziów może być utworzona samodzielna sekcja kadr, w sądzie zaś o obsadzie etatowej co najmniej pięćdziesięciu sędziów można utworzyć oddział kadr.

    2. Do zakresu działania oddziału kadr (samodzielnej sekcji kadr) należą sprawy wymienione w § 518 pkt 2-5.

    § 525. 1. Do zakresu działania oddziału administracyjnego w sądzie rejonowym należą w szczególności:

1) sprawy kadrowe pracowników, z wyłączeniem spraw zastrzeżonych dla innych organów;

2) sprawy dyscyplinarne urzędników sądu;

3) sprawy kuratorów społecznych;

4) sprawy wewnętrznej organizacji sądu, w tym sprawy ławników;

5) sprawy usprawnień organizacji i techniki pracy sekretariatów;

6) sporządzanie jednostkowych sprawozdań statystycznych o ewidencji spraw, wydanych orzeczeniach i przestępczości;

7) prowadzenia biura podawczego, biblioteki i ewidencji depozytów;

8) nadzór nad archiwum zakładowym;

9) prowadzenie sekretariatu prezesa(ów) sądu;

10) opracowywanie projektu budżetu sądu;

11) wykonywanie budżetu sądu;

12) kontrola przestrzegania zasad gospodarki finansowej, w tym gospodarowania mieniem Skarbu Państwa i dyscypliny finansów publicznych;

13) prowadzenie rachunkowości sądu;

14) sprawy zaopatrzenia sądu w sprzęt, urządzenia i materiały niezbędne do pracy sądu;

15) administrowanie nieruchomościami sądu;

16) sprawy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej sądu;

17) prowadzenie powielarni;

18) zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa obiektów sądowych;

19) prowadzenie sekretariatu kierownika finansowego sądu, w razie jego powołania.

    2. Sprawy wymienione w ust. 1 pkt 10-13 należą do zakresu działania kierownika finansowego sądu, w razie jego powołania.

    § 526. W sądzie rejonowym o obsadzie etatowej przekraczającej trzydziestu sędziów może być utworzony oddział finansowy, w mniejszych jednostkach zaś - samodzielna sekcja finansowa.

    § 527. Do zakresu działania oddziału finansowego (samodzielnej sekcji finansowej) w sądzie rejonowym należy w szczególności:

1) opracowanie projektu budżetu sądu rejonowego;

2) wykonywanie budżetu sądu rejonowego;

3) prowadzenie rachunkowości sądu rejonowego;

4) kontrola przestrzegania zasad gospodarki finansowej, w tym gospodarowania mieniem Skarbu Państwa i dyscypliny finansów publicznych.

    § 528. 1. W sądzie rejonowym o obsadzie etatowej przekraczającej pięćdziesięciu sędziów może zostać utworzony oddział gospodarczy, do zakresu działania którego należą sprawy wymienione w § 525 pkt 14-19. Oddział gospodarczy podlega funkcjonalnie prezesowi sądu rejonowego, a w razie powołania, kierownikowi finansowemu.

    2. W przypadku gdy zadania z przedmiotowego zakresu nie uzasadniają wyodrębnienia sekcji gospodarczej, jak również w mniejszych sądach rejonowych, wykonywanie czynności, o których mowa w § 525 pkt 14-16 i 18, powierza się wyznaczonemu pracownikowi (pracownikom) w ramach oddziału administracyjnego.

    § 529. W sądzie rejonowym o obsadzie etatowej przekraczającej osiemdziesięciu sędziów może być utworzona samodzielna sekcja kadr, do której zadań należą sprawy wymienione w § 525 pkt 1 i 2.

    § 530. 1. Oddziały administracyjny i kadr (samodzielna sekcja kadr) podlegają funkcjonalnie prezesowi sądu, a oddział finansowy (samodzielna sekcja finansowa), gospodarczy (sekcja gospodarcza) i inwestycyjny (sekcja inwestycyjno-remontowa, wydzielone stanowisko pracy) - dyrektorowi sądu, kierownikowi finansowemu lub prezesowi sądu rejonowego, w przypadku niepowolania kierownika finansowego sądu.

    2. Oddziały administracyjny i kadr (samodzielna sekcja kadr) w sprawach finansowych współpracują z dyrektorami (kierownikami finansowymi) sądów.

    § 531. Do obowiązków kierownika każdego oddziału (samodzielnej sekcji lub sekcji) należy w szczególności:

1) organizowanie pracy, w tym opracowywanie podziału czynności podległych pracowników;

2) bieżące kontrolowanie wykonywania zadań przez pracowników oddziału (sekcji);

3) informowanie prezesa (wiceprezesa) i dyrektora sądu lub kierownika finansowego, w razie jego powołania, o stanie i biegu spraw należących do zakresu działania oddziału;

4) dbałość o stale podnoszenie kwalifikacji zawodowych podległych pracowników oraz egzekwowania znajomości przepisów prawnych dotyczących spraw z zakresu działania oddziału (sekcji);

5) przedstawianie prezesowi (wiceprezesowi) i dyrektorowi sądu lub kierownikowi finansowemu, w razie jego powołania, własnych ocen dotyczących pracy podległych pracowników oraz propozycji w przedmiocie ich awansowania, nagradzania lub ukarania.

    § 532. Kierownik oddziału administracyjnego, poza obowiązkami, o których mowa w § 531:

1) koordynuje działalność wszystkich agend administracyjnych sądu i zapewnia prawidłowy obieg całej korespondencji w sprawach administracji i nadzoru;

2) czuwa nad właściwym znakowaniem spraw oraz prawidłowością stosowania obowiązującego systemu kancelaryjnego przez poszczególne oddziały i samodzielne sekcje lub stanowiska funkcjonujące w sądzie;

3) prowadzi ewidencję pieczęci urzędowych sądu;

4) poświadcza liczbę stron w księgach biurowych.

    § 533. Prawa i obowiązki głównego księgowego regulują odrębne przepisy.

    § 534. W sądach apelacyjnych i okręgowych tworzy się samodzielne stanowisko pracy do realizacji ustawy o zamówieniach publicznych, podlegające dyrektorowi sądu.

    § 535. Dyrektor sądu i kierownik finansowy w zakresie spraw informatyzacji wydziałów współpracują w zakresie merytorycznym z przewodniczącym wydziału.

    § 536. 1. W zależności od wielkości i warunków funkcjonowania w sądach apelacyjnych i sądach okręgowych tworzy się samodzielną sekcję lub samodzielne stanowisko pracy do spraw obronnych.

    2. Do zakresu działania samodzielnej sekcji lub samodzielnego stanowiska pracy do spraw obronnych należy realizowanie zadań prezesa sądu w zakresie obronności państwa zgodnie z przepisami ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej i innych ustaw.

    3. Kierownik samodzielnej sekcji do spraw obronnych lub starszy inspektor do spraw obronnych podlega bezpośrednio prezesowi sądu.

    § 537. 1. W sądach apelacyjnych i okręgowych, w których są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane informacje niejawne, tworzy się wyodrębnioną komórkę do spraw ochrony informacji niejawnych, zwaną dalej "pionem ochrony".

    2. W zależności od wielkości i warunków funkcjonowania pion ochrony stanowi oddział lub samodzielną sekcję do spraw ochrony informacji niejawnych.

    3. Pionem ochrony kieruje pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych podlegający bezpośrednio prezesowi sądu.

    4. Do zakresu działania pionu ochrony należy realizowanie zadań w zakresie ochrony informacji niejawnych określonych w ustawie o ochronie informacji niejawnych i innych ustawach.

    5. W sądach, o których mowa w ust. 1, organizuje się kancelarię tajną wchodzącą w skład pionu ochrony.

    6. Szczególne zasady organizacji kancelarii tajnych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości regulują odrębne przepisy.

    7. Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych sądu okręgowego obejmuje zakresem swoich kompetencji sądy rejonowe znajdujące się w obszarze właściwości sądu okręgowego.

    8. W sądach rejonowych, w których są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane dokumenty zawierające informacje niejawne, tworzy się oddział kancelarii tajnej sądu okręgowego.

    9. W sądach rejonowych, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, może być utworzony pion ochrony.

    § 538. Zasady organizacji i zadania biblioteki regulują odrębne przepisy.

    § 539. 1. Archiwum zakładowe stanowi wydzieloną komórkę organizacyjną sądu.

    2. Zakres i tryb działania archiwum zakładowego regulują odrębne przepisy.

    § 540. 1. W sądzie w ramach oddziału administracyjnego może być utworzona hala maszyn wspólna dla całego sądu lub dla kilku komórek organizacyjnych.

    2. Pracą hali maszyn kieruje jej kierownik.

    § 541. 1. Biuro podawcze prowadzi wyznaczony pracownik (pracownicy) oddziału administracyjnego.

    2. Prezes sądu apelacyjnego lub okręgowego może zarządzić w biurze podawczym jednego z sądów przyjmowanie i wysyłanie korespondencji również dla innych sądów mieszczących się w tym samym budynku.

    § 542. Do zakresu czynności biura podawczego należy.

1) przyjmowanie korespondencji wpływającej do sądu i znakowanie jej pieczęcią wpływu;

2) rozdzielanie przyjętej korespondencji pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne, stosownie do wewnętrznych ustaleń w tym zakresie określonych przez prezesa sądu w instrukcji kancelaryjnej;

3) przyjmowanie pism do wysłania i ich ekspedycja;

4) ustalenia z pocztą w zakresie ekspedycji przesyłek.

    § 543. 1. Pisma przeznaczone do wysłania powinny być wyekspediowane w dniu ich podpisania.

    2. Akta sądowe przesyła się zawsze przesyłką poleconą.

    § 544. Na kopertach wysyłanych pism umieszcza się w lewym górnym rogu oznaczenie nadawcy (sąd, prezes sądu, dyrektor sądu, kierownik finansowy) i jego adres, a pod nim znak pisma znajdującego się w kopercie. W prawej dolnej części koperty - oznaczenie i adres odbiorcy pisma ze wskazaniem kodu pocztowego.

DZIAŁ II

Przepisy ogólne w sprawach z zakresu administracji i nadzoru

    § 545. 1. Obowiązującym systemem kancelaryjnym stosowanym w postępowaniu ze sprawami z zakresu administracji i nadzoru jest system bezdziennikowy - rejestrowy oparty na rzeczowym wykazie akt, ustalonym przez prezesa sądu w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.

    2. Wykaz akt, o którym mowa w ust. 1, określa cyfrowo i słownie hasła klasyfikacyjne wszystkich rodzajów spraw z zakresu administracji i nadzoru, jakie załatwiane są w sądzie oraz ich kwalifikację do kategorii materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

    § 546. 1. Akta spraw objętych poszczególnymi hasłami klasyfikacyjnymi ewidencjonowane są w odrębnych "spisach spraw"; każdemu hasłu odpowiada stosownie oznaczony "spis spraw".

    2. Zbiór wszystkich "spisów spraw" załatwianych w komórce organizacyjnej stanowi "rejestr spraw".

    § 547. Zarejestrowanie sprawy z zakresu administracji i nadzoru polega na wpisaniu tej sprawy pod kolejną pozycję "spisu spraw" dotyczących określonego przedmiotu - zgodnie z odpowiednim hasłem klasyfikacyjnym ustalonym w wykazie akt - oraz nadaniu jej znaku.

    § 548. Znak sprawy składa się z następujących elementów:

1) symbolu literowego oznaczającego komórkę organizacyjną, w której sprawa jest załatwiana;

2) oddzielonego łącznikiem "-" liczbowego symbolu hasła klasyfikacyjnego sprawy, zgodnego z rzeczowym wykazem akt;

3) oddzielonego łącznikiem "-" kolejnego numeru porządkowego, pod którym sprawa została zarejestrowana w "spisie spraw";

4) oddzielonych znakiem łamania dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana.

    § 549. Znak sprawy jest jej stałą cechą rozpoznawczą; wszystkie pisma związane z załatwieniem tej samej sprawy są opatrzone tym samym znakiem i tworzą akta sprawy.

    § 550. Sprawę rejestruje się w "spisie spraw" tylko jeden raz na podstawie pisma otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną (sprawa wszczęta "z urzędu").

    § 551. 1. Ostateczne załatwienie sprawy uwidacznia się w "spisie spraw" przez zakreślenie znakiem "L" numeru porządkowego, pod którym sprawa została zarejestrowana, oraz odnotowanie skrótowej informacji o sposobie załatwienia.

    2. Przy załatwieniu wstępnym lub częściowym - z wyznaczeniem terminu dalszego załatwienia - odnotowuje się ołówkiem w rubryce "Uwagi" wyznaczony termin wykonania dalszych czynności. Adnotację tę należy usunąć z chwilą odnotowania ostatecznego załatwienia sprawy. Przy załatwieniach częściowych, odręcznych sporządza się nadto kartę informacyjną zastępującą akta sprawy.

    § 552. W nagłówku pisma wysyłanego przez sąd podaje się w miarę potrzeby określenie przedmiotu sprawy, w odpowiedzi zaś na otrzymane pismo należy powołać datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.

    § 553. Zaświadczenia, wypisy, odpisy itp. wydawane na podstawie akt oznacza się znakiem sprawy oraz datą wydania.

    § 554. O wydaniu z akt dokumentu, wypisu, odpisu i zaświadczenia należy w odpowiednim miejscu akt sporządzić adnotację, pod którą umieszcza się potwierdzenie odbioru osoby zainteresowanej, lub adnotację o wysianiu pisma.

    § 555. "Rejestry spraw", akta i pisma przechowuje się w taki sposób, aby nie były dostępne dla osób niepowołanych.

    § 556. 1. Akta spraw ostatecznie załatwionych, objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym, przechowuje się w "teczce aktowej".

    2. Każdemu "spisowi spraw" odpowiada odrębna "teczka aktowa" oznaczona na zewnętrznej stronie okładki hasłem klasyfikacyjnym (słownie i cyfrowo) odpowiadającym rodzajowi spraw w niej zawartych.

    § 557. 1. "Teczki aktowe" zakłada się na każdy rok kalendarzowy; jeżeli teczka w ciągu roku osiągnie 250 kart, zakłada się dla niej tom następny.

    2. "Teczki aktowe" przechowuje się we właściwych komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od roku następnego po roku, w którym teczkę założono, a następnie przekazuje się je do archiwum zakładowego.

    3. Sposób przygotowania "teczek aktowych" do przejęcia przez archiwum zakładowe oraz tryb ich przekazywania regulują odrębne przepisy.

    § 558. Fakt przekazania "teczki aktowej" do archiwum zakładowego odnotowuje się na początku "spisu spraw" odpowiadającego przekazywanej teczce, wpisując datę przekazania oraz numer wykazu i pozycji, pod którą teczkę wpisano w spisie zdawczo-odbiorczym.

    § 559. "Spisy spraw" przechowywane są w komórkach organizacyjnych przez okres 15 lat, a następnie przekazuje się je do archiwum zakładowego.

    § 560. W przypadku gdy przygotowywana do przekazania archiwum zakładowemu "teczka aktowa" nie zawiera wszystkich akt spraw objętych odpowiadającym jej "spisem spraw" wobec niezałatwienia ostatecznego niektórych z nich, należy:

a) sprawy niezałatwione wpisać ponownie do założonego na rok bieżący "spisu spraw" i nadać im nowe znaki,

b) pod odpowiednimi pozycjami poprzedniego "spisu spraw" w rubryce "Uwagi" wpisać adnotację: "przeniesiono pod nr...".

    § 561. Z wyjątkiem sytuacji, o której mowa w § 560, sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego są załatwiane w latach następnych bez zmiany dotychczasowych znaków i bez ponownego ich rejestrowania w nowych "spisach spraw".

    § 562. 1. Poza prowadzeniem podstawowych urządzeń ewidencyjnych, jakimi są "spisy spraw", dla kontroli załatwienia szczególnie ważnych lub terminowych spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzi się terminarze.

    2. Wpisu do terminarza dokonuje się na podstawie pisma wpływającego, którego czas załatwienia jest ograniczony terminem, albo na podstawie polecenia prezesa (wiceprezesa), dyrektora sądu, kierownika finansowego lub kierownika komórki organizacyjnej.

    3. Znak sprawy zakreśla się w terminarzu po jej załatwieniu, odnotowując jednocześnie datę załatwienia.

    § 563. Kierownicy sekretariatów wydziałów ewidencjonują i prowadzą akta spraw z zakresu administracji i nadzoru należących do kompetencji przewodniczącego wydziału na zasadach określonych w przepisach niniejszego działu.

    § 564. 1. Szczegółowe zasady wewnętrznego obiegu pism i akt oraz podziału czynności kancelaryjnych, a w szczególności określenia komórek organizacyjnych zobowiązanych do prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w przepisach działu l, ustala prezes sądu w instrukcji kancelaryjnej.

    2. Instrukcja kancelaryjna prezesa sądu zawiera również przepisy wyjaśniające zasady korzystania z rzeczowego wykazu akt, stanowiąc tym samym jego uzupełnienie.

    § 565. Ustalony w instrukcji kancelaryjnej wewnętrzny obieg dokumentów oraz podział czynności kancelaryjnych powinien być dostosowany do potrzeb wynikających ze struktury organizacyjnej i warunków działania sądu, z zachowaniem zasady, iż obieg pism i akt pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy jest ograniczony do niezbędnych punktów zatrzymania.

    § 566. Instrukcję obiegu dokumentów księgowych ustala w formie pisemnej i aktualizuje dyrektor sądu, prezes sądu rejonowego lub kierownik finansowy, w razie jego powołania, zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach.

    § 567. Postępowanie z dokumentami i aktami zawierającymi informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

    § 568. Pieczęcie imienne lub nagłówkowe przechowuje się w miejscach zamkniętych na zamek patentowy.

    § 569. Urzędnicy i pracownicy sądów zatrudnieni w sekretariatach wydziałów oraz innych działach administracji sądowej, którzy przyjmują interesantów, zobowiązani są do noszenia identyfikatorów; identyfikator zawiera nazwę sądu, stanowisko służbowe urzędnika (pracownika) oraz jego imię i nazwisko.

    § 570. Urzędników i pracowników sądowych obowiązuje strój zachowujący powagę sądu.

DZIAŁ III

Biurowość w sprawach dyscyplinarnych i nadzoru

    § 571. Repertoria spraw dyscyplinarnych prowadzi się według przepisów ustalonych dla spraw sądowych.

    § 572. 1. Sprawy dyscyplinarne sędziów i asesorów sądowych pełniących czynności sędziowskie ewidencjonuje się w repertoriach:

- "SD" - dla wniosków kierowanych do zastępcy Rzecznika Dyscyplinarnego,

- "ASD" - dla wniosków Rzecznika Dyscyplinarnego o rozpoznanie sprawy dyscyplinarnej i spraw dyscyplinarnych, w których sąd wznowił postępowanie,

- "ASDz" - dla zażaleń na postanowienia Rzecznika Dyscyplinarnego w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania (art. 114 § 6 u.s.p.),

- "ASDo" - dla wniosków o wyrażenie zgody na pociągnięcie do odpowiedzialności karnej sądowej lub administracyjnej (art. 80 u.s.p.), o wyrażenie zgody na przeniesienie sędziego na inne miejsce służbowe bez jego zgody (art. 75 u.s.p.), o zawieszenie sędziego w czynnościach służbowych, w związku z zarządzeniem prezesa właściwego sądu o natychmiastowej przerwie w czynnościach służbowych sędziego (art. 130 u.s.p.) i wniosków o wznowienie postępowania dyscyplinarnego (art. 125 i 126 u.s.p.).

    2. Wezwania, zawiadomienia i odpisy orzeczeń oraz inne pisma doręcza się sędziom za zwrotnym poświadczeniem odbioru - za pośrednictwem prezesa właściwego sądu.

    3. Rzecznik Dyscyplinarny przesyła niezwłocznie Ministrowi Sprawiedliwości kopie wniosków inicjujących wszczęcie postępowania dyscyplinarnego na podstawie art. 114 u.s.p., a także kopie postanowień i uchwal oraz odpisy wszystkich orzeczeń dyscyplinarnych.

    4. W przypadkach określonych w art. 130 u.s.p. przesyła się także kopię zarządzenia prezesa o natychmiastowej przerwie w czynnościach służbowych sędziego.

    5. Kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i skorowidz alfabetyczno-numerowy prowadzi się według przepisów ogólnych.

    § 573. Dla ewidencji spraw dyscyplinarnych kuratorów zawodowych prowadzi się repertorium "KD".

    § 574. 1. Sprawy dyscyplinarne urzędników sądowych, również w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, ewidencjonuje się w repertorium "UD"; dla wyróżnienia na marginesie obok liczby porządkowej sprawę o naruszenie dyscypliny finansów publicznych oznacza się literą "F".

    2. Kierownik oddziału kadr (samodzielnej sekcji kadr) w uzasadnionych przypadkach może zarządzić prowadzenie odrębnego repertorium dla spraw o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

    § 575. 1. W każdej sprawie dyscyplinarnej zakłada się oddzielne akta.

    2. Prowadzenie i przechowywanie akt dyscyplinarnych należy do oddziału kadr (samodzielnej sekcji kadr).

    3. Jeżeli w sądzie nie utworzono oddziału kadr (samodzielnej sekcji kadr), czynności, o których mowa w ust. 2, wykonuje oddział administracyjny.

    4. Obsługę biurową sądu dyscyplinarnego (komisji dyscyplinarnej) sprawuje w sądzie apelacyjnym i sądzie okręgowym oddział kadr (samodzielna sekcja kadr); przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio.

    § 576. 1. Do ewidencji spraw w wydziałach wizytacji i szkolenia w sądzie apelacyjnym oraz w wydziale wizytacyjnym (referacie wizytacyjnym) w sądzie okręgowym stosuje się odpowiednio przepisy działu II (Przepisy ogólne w sprawach z zakresu administracji i nadzoru).

    2. Jeżeli w sądzie okręgowym nie utworzono wydziału wizytacyjnego (referatu wizytacyjnego), ewidencja spraw dotyczących nadzoru nad działalnością administracyjną sądu należy do oddziału administracyjnego.

    3. Wydziały (oddziały), o których mowa w ust. 1 i 2, prowadzą zbiory pism stwierdzających uchybienia sędziów w zakresie sprawności postępowania sądowego w trybie art. 37 § 4 u.s.p. oraz postanowień sądów apelacyjnych i okręgowych, jako sądów odwoławczych, zawierające wytknięcia uchybień w trybie art. 40 § 1 u.s.p.

Tytuł V

Przepisy końcowe

    § 577. Traci moc zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 lutego 1988 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 2, poz. 6 z późn. zm.11)).

    § 578. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2004 r., z wyjątkiem tytułu II działu VII oraz działu X rozdział 3, które wchodzą w życie z dniem podpisania.

Minister Sprawiedliwości: Grzegorz Kurczuk

__________________
1) Zmiany ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 154, poz. 1787, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, Nr 213, poz. 1802 i Nr 240, poz. 2052 oraz z 2003 r. Nr 188, poz. 1838.
2) Zmiany ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1971 r. Nr 27, poz. 252, z 1976 r. Nr 19, poz. 122, z 1982 r. Nr 11, poz. 81, Nr 19, poz. 147 i Nr 30, poz. 210, z 1984 r. Nr 45, poz. 242, z 1985 r. Nr 22, poz. 99, z 1989 r. Nr 3, poz. 11, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, Nr 55, poz. 321 i Nr 79, poz. 464, z 1991 r. Nr 107, poz. 464 i Nr 115, poz. 496, z 1993 r. Nr 17, poz. 78, z 1994 r. Nr 27, poz. 96, Nr 85, poz. 388 i Nr 105, poz. 509, z 1995 r. Nr 83, poz. 417, z 1996 r. Nr 114, poz. 542, Nr 139, poz. 646 i Nr 149, poz. 703, z 1997 r. Nr 43, poz. 272, Nr 115, poz. 741, Nr 117, poz. 751 i Nr 157, poz. 1040, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 117, poz. 758, z 1999 r. Nr 52, poz. 532, z 2000 r. Nr 22, poz. 271, Nr 74, poz. 855 i 857, Nr 88, poz. 983 i Nr 114, poz. 1191, z 2001 r. Nr 11, poz. 91, Nr71, poz. 733, Nr 130, poz. 1450 i Nr 145, poz. 1638, z 2002 r. Nr 113, poz. 984 i Nr 141, poz. 1176 oraz z 2003 r. Nr 49, poz. 408, Nr 60, poz. 535, Nr 64, poz. 592 i Nr 124, poz. 1151.
3) Zmiany ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1965 r. Nr 15, poz. 113, z 1974 r. Nr 27, poz. 157 i Nr 39, poz. 231, z 1975 r. Nr 45, poz. 234, z 1982 r. Nr 11, poz. 82 i Nr 30, poz. 210, z 1983 r. Nr 5, poz. 33, z 1984 r. Nr 45, poz. 241 i 242, z 1985 r. Nr 20, poz. 86, z 1987 r. Nr 21, poz. 123, z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 4, poz. 21 i Nr 33, poz. 175, z 1990 r. Nr 14, poz. 88, Nr 34, poz. 198, Nr 53, poz. 306, Nr 55, poz. 318 i Nr 79, poz. 464, z 1991 r. Nr 7, poz. 24, Nr 22, poz. 92 i Nr 115, poz. 496, z 1993 r. Nr 12, poz. 53, z 1994 r. Nr 105, poz. 509, z 1995 r. Nr 83, poz. 417, z 1996 r. Nr 24, poz. 110, Nr 43, poz. 189, Nr 73, poz. 350 i Nr 149, poz. 703, z 1997 r. Nr 43, poz. 270, Nr 54, poz. 348, Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 117, poz. 752, Nr 121, poz. 769 i 770, Nr 133, poz. 882, Nr 139, poz. 934, Nr 140, poz. 940 i Nr 141, poz. 944, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 117, poz. 757, z 1999 r. Nr 52, poz. 532, z 2000 r. Nr 22, poz. 269 i 271, Nr 48, poz. 552 i 554, Nr 55, poz. 665, Nr 73, poz. 852, Nr 94, poz. 1037, Nr 114, poz. 1191 i 1193 i Nr 122, poz. 1314, 1319 i 1322, z 2001 r Nr 4, poz. 27, Nr 49, poz. 508, Nr 63, poz. 635, Nr 98, poz. 1069, 1070 i 1071, Nr 123, poz. 1353, Nr 125, poz. 1368 i Nr 138, poz. 1546, z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 26, poz. 265, Nr 74, poz. 676, Nr 84, poz. 764, Nr 126, poz. 1069 i 1070, Nr 129, poz. 1102, Nr 153, poz. 1271, Nr 219, poz. 1849 i Nr 240, poz. 2058 oraz z 2003 r. Nr 41, poz. 360, Nr 42, poz. 363, Nr 60, poz. 535, Nr 109, poz. 1035 i Nr 119, poz. 1121.
4) Zmiany ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1997 r. Nr 128, poz. 840, z 1999 r. Nr 64, poz. 729 i Nr 83, poz. 931, z 2000 r. Nr 48, poz. 548, Nr 93, poz. 1027 i Nr 116, poz. 1216, z 2001 r. Nr 98, poz. 1071 oraz z 2003 r. Nr 111, poz. 1061, Nr 121, poz. 1142 i Nr 179, poz. 1750.
5) Zmiany ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1999 r. Nr 83, poz. 931, z 2000 r. Nr 50, poz. 580, Nr 62, poz. 717, Nr 73, poz. 852 i Nr 93, poz. 1027, z 2001 r. Nr 98, poz. 1071 i Nr 106, poz. 1149, z 2002 r. Nr 74, poz. 676 oraz z 2003 r. Nr 17, poz. 155 i Nr 111, poz. 1061.
6) Zmiany ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1997 r. Nr 160, poz. 1083, z 1999 r. Nr 83, poz. 931, z 2000 r. Nr 60, poz. 701 i Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 98, poz. 1071 i Nr 111, poz. 1194, z 2002 r. Nr 74, poz. 676 i Nr 200, poz. 1679 oraz z 2003 r. Nr 111, poz. 1061, Nr 142, poz. 1380 i Nr 179, poz. 1750.
7) Zmiany tekstu jednolitego ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 110, poz. 1189, z 2002 r. Nr 1, poz. 2 i Nr 113, poz. 984, z 2003 r. Nr 49, poz. 408, Nr 60, poz. 535 i Nr 96, poz. 874.
8) Zmiany tekstu jednolitego ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 233, poz. 1955 i z 2003 r. Nr 45, poz. 391 i Nr 96, poz. 874.
9) Zmiany ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1372 i z 2003 r. Nr 80, poz. 719.
10) Zmiany ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1996 r. Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 121, poz. 769 i Nr 88, poz. 554, z 1998 r. Nr 99, poz. 632 i Nr 106, poz. 668 oraz z 2001 r. Nr 100, poz. 1080.
11) Zmiany niniejszego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. Min. Sprawiedl. z 1989 r. Nr 4, poz. 23, z 1990 r. Nr 4, poz. 44 i Nr 6, poz. 53, z 1991 r. Nr 3, poz. 17 i Nr 6, poz. 31, z 1995 r. Nr 4, poz. 27, z 1996 r. Nr 3, poz. 19 i Nr 6, poz. 41, z 1997 r. Nr 5, poz. 57, z 1998 r. Nr 3, poz. 12, z 1999 r. Nr 2, poz. 18, z 2000 r. Nr 4, poz. 19 oraz z 2001 r. Nr 3, poz. 22 i 23.

Załącznik do zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości
z dnia 12 grudnia 2003 r. (poz. 22)

 Kontakt | ReklamaCopyright © NetTAX 1998-2012