Profesjonalny Serwis Prawny

publikatory Dziennik Urzędowy Ministra Sprawiedliwości 2003 Nr 5

22

ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 12 grudnia 2003 r.

w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej

    Na podstawie art. 148 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz. 1070 z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:

Tytuł l

Przepisy wstępne

    § 1. Zarządzenie określa organizację i zakres działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, a także kategorie pracowników sądowych obowiązanych do noszenia stroju urzędowego lub oznak i warunków ich przydziału.

    § 2. Użyte w przepisach zarządzenia skróty oznaczają:

- k.c. - ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.2)),

- k.p.c. - ustawę z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.3)),

- k.k. - ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.4)),

- k.p.k. - ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555 z późn. zm.5)),

- k.k.w. - ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. Nr 90, poz. 557 z późn. zm.6)),

- k.p.w. - ustawę z dnia 24 sierpnia 2001 r. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. Nr 106, poz. 1148 i z 2003 r. Nr 109, poz. 1031),

- u.s.p. - ustawę z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych,

- KRS - ustawę z dnia z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 17, poz. 209 z późn. zm.7)),

- p.u.n. - ustawę z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz. U. Nr 60, poz. 535),

- u.p.n. - ustawę z dnia 26 października 1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich (Dz. U. z 2002 r. Nr 11, poz. 109 i Nr 58, poz. 542),

- u.o.k.s. - ustawę z dnia 13 czerwca 1967 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 888)),

- [st] - odniesienie do danych, które stanowią podstawę do sporządzania sprawozdań statystycznych.

Tytuł II

Sekretariaty sądowe

DZIAŁ l

Organizacja i zakres działania sekretariatów sądowych

    § 3. Sekretariatem sądowym jest powołany w każdym wydziale zespól urzędników i pracowników sądowych wykonujących czynności biurowe w sprawach sądowych powierzonych do rozpoznania temu wydziałowi (sekretariat wydziału).

    § 4. Zakres zadań sekretariatu obejmuje: wszystkie czynności związane z prowadzeniem akt spraw sądowych oraz urządzeń ewidencyjnych służących do ich rejestrowania, wykonywaniem wydanych w sprawach sądowych zarządzeń prezesa sądu, przewodniczącego wydziału, sędziów i referendarzy sądowych, protokołowaniem na rozprawach i posiedzeniach sądu, sporządzaniem sprawozdań statystycznych, a także innych czynności przewidzianych w regulaminie wewnętrznego urzędowania sądów powszechnych i w przepisach szczególnych.

    § 5. 1. Pracą sekretariatu wydziału kieruje jego kierownik, podległy bezpośrednio przewodniczącemu wydziału i odpowiedzialny przed nim za prawidłowe i terminowe wykonywanie czynności należących do zakresu zadań podległego mu sekretariatu oraz za przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy przez wszystkich pracowników tego sekretariatu.

    2. W zakresie czynności administracyjnych do obowiązków kierownika sekretariatu należy w szczególności:

1) planowanie i organizowanie pracy sekretariatu, a w tym opracowywanie podziału czynności podległych pracowników, przy przestrzeganiu zasady równomiernego obciążenia obowiązkami poszczególnych osób;

2) bieżące sprawdzanie prawidłowości prowadzenia akt i urządzeń ewidencyjnych w sprawach sądowych oraz kontrolowanie wykonywania innych czynności przez pracowników sekretariatów;

3) informowanie przewodniczącego wydziału o stanie i biegu spraw znajdujących się w wydziale, ze szczególnym uwzględnieniem informacji o sprawach, w których postępowanie przedłuża się;

4) udostępnianie powierzonej wydziałowi pieczęci urzędowej sądu oraz osobisty nadzór nad jej wykorzystywaniem;

5) opracowywanie sprawozdań statystycznych z zakresu działania wydziału;

6) stwarzanie podległym pracownikom warunków organizacyjnych dla stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz bieżące zaznajamianie ich z wszelkimi zmianami przepisów regulaminowych i instrukcyjnych dotyczących pracy sekretariatu, a także przedstawianie przewodniczącemu wydziału propozycji wniosków w przedmiocie awansowania, nagradzania i karania tych pracowników;

7) prowadzenie ewidencji oraz akt w sprawach z zakresu administracji i nadzoru, wpływających do przewodniczącego wydziału;

8) czuwanie nad odpowiednim zaopatrzeniem sekretariatu w materiały piśmienne i urządzenia biurowe oraz nad racjonalnym ich wykorzystaniem;

9) w przypadku gdy w wydziale działa system informatyczny - informowanie przewodniczącego wydziału i dyrektora sądu lub kierownika finansowego o stanie działania systemu, w szczególności pisemne zgłaszanie problemów z jego funkcjonowaniem.

    § 6. Jeżeli w ramach sekretariatu wydziału została wyodrębniona sekcja sekretariatu dla określonego rodzaju spraw, jej kierownikiem jest jeden z pracowników sekcji, który organizacyjnie podlega bezpośrednio kierownikowi sekretariatu i odpowiada przed nim za całość pracy sekcji.

    § 7. 1. W przypadku uzasadnionym odpowiednimi warunkami organizacyjnymi w sekretariacie wydziału może być wyodrębniony zespól protokolantów, podlegających bezpośrednio kierownikowi sekretariatu lub kierownikowi sekretariatu sekcji.

    2. W sekretariacie o szczególnie dużej liczbie protokolantów kierownik sekretariatu - w uzgodnieniu z przewodniczącym wydziału - może wyznaczyć kierownika zespołu, który koordynuje pracę protokolantów, prowadzi zbiór wokand oraz nadzoruje terminowość zwracania akt spraw po odbytych posiedzeniach.

    § 8. 1. Pracownicy sekretariatu wydziału (sekcji, zespołu) wykonują powierzone im zadania zgodnie z podziałem czynności ustalonym przez kierownika sekretariatu i zatwierdzonym przez przewodniczącego wydziału.

    2. Pracownicy Oddziału Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Informacji o Zastawach Rejestrowych oraz Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (ekspozytur) utworzonych przy wydziałach tworzą wyodrębniony zespól podległy kierownikowi sekretariatu wydziału.

    § 9. 1. W zakresie czynności w sprawach sądowych do obowiązków kierownika sekretariatu należy w szczególności:

1) przyjmowanie nadchodzących do wydziału pism oraz przedstawianie ich przewodniczącemu wydziału, w razie potrzeby wraz z aktami lub z odpowiednią notatką, o ile załatwienie pism wykracza poza zakres samodzielnego działania kierownika sekretariatu;

2) przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji, udostępnianie akt do przejrzenia pod swoją kontrolą osobom do tego uprawnionym oraz udzielanie informacji pisemnych;

3) wydawanie odpisów, wyciągów, zaświadczeń, a- na zarządzenie przewodniczącego wydziału, przewodniczącego posiedzenia, sędziego sprawozdawcy lub referendarza sądowego także innych dokumentów, uwierzytelnianie odpisów pism lub dokumentów wydanych z akt znajdujących się w sekretariacie, jak również przekazanych do archiwum zakładowego;

4) sporządzanie wezwań i zawiadomień;

5) sporządzanie pism o nadesłanie danych z ksiąg stanu cywilnego, o nadesłanie akt, o wyznaczenie adwokata ustanowionego dla strony, o dostarczenie dokumentów lub przedmiotów przez osoby trzecie oraz o dokonanie ogłoszeń;

6) sporządzanie pism o uiszczenie grzywien (kar pieniężnych) i kosztów sądowych, jak również pism w sprawie egzekucji należności sądowych;

7) zwracanie na zarządzenie przewodniczącego wydziału lub innego sędziego pism procesowych;

8) przedstawianie pism i akt przewodniczącemu wydziału, innemu sędziemu lub referendarzowi sądowemu, jeżeli z powodu upływu terminu należy wydać orzeczenie lub zarządzenie oraz niezwłoczne przedstawianie akt dla wydania dodatkowego orzeczenia, jeżeli w wydanym orzeczeniu brak jest rozstrzygnięcia co do dowodów rzeczowych, kosztów sądowych lub co do zaliczenia tymczasowego aresztowania;

9) sprawdzanie odpowiednio wcześnie przed terminem posiedzenia, czy w sprawie wyznaczonej na posiedzenie zostały doręczone wezwania i zawiadomienia, a w przypadku braku dowodu doręczenia lub stwierdzenia, że adresat nie otrzymał przesyłki albo że oskarżony nie będzie doprowadzony na posiedzenie lub że którakolwiek z osób wezwanych nie stawi się na posiedzenie - przedstawianie akt przewodniczącemu posiedzenia lub przewodniczącemu wydziału w celu wydania dodatkowych zarządzeń, które zapobiegłyby odroczeniu posiedzenia.

    2. Czynności określone w ust. 1 należą do samodzielnego zakresu działania kierownika sekretariatu. Kierownik sekretariatu podpisuje również pisma dotyczące tych czynności.

    3. Kierownik sekretariatu może upoważnić określonych pracowników do sporządzania i podpisywania wezwań i zawiadomień, o których mowa w ust. 1 pkt 4, a za zgodą przewodniczącego wydziału - także do wykonywania innych czynności wymienionych w ust. 1.

    § 10. Jeżeli sekretariat jest podzielony na sekcje, kierownik sekretariatu w uzgodnieniu z przewodniczącym wydziału przekazuje kierownikowi sekretariatu sekcji czynności wymienione w § 9 ust. 1 w zakresie spraw objętych działaniem powierzonej mu sekcji.

    § 11. Jeżeli kierownik sekretariatu został upoważniony przez przewodniczącego wydziału do podpisywania pewnej kategorii pism nienależących do zakresu jego działania, wówczas w treści tych pism powołuje się na to upoważnienie.

    § 12. Pracownicy sekretariatu (kierownicy sekretariatu sekcji) upoważnieni przez kierownika sekretariatu do samodzielnego wykonywania czynności wymienionych w § 9 ust. 1 pkt 5-7 powołują się w treści pism wysyłanych w zakresie tych czynności na upoważnienie kierownika sekretariatu.

    § 13. 1. Stały nadzór nad całokształtem pracy sekretariatu sprawuje przewodniczący wydziału.

    2. Okresowe kontrole organizacji i techniki pracy sekretariatu przeprowadzają inspektorzy do spraw biurowości sądowej oraz sędziowie wizytatorzy w ramach wykonywania czynności nadzorczych powierzonych im przez prezesa sądu.

    3. Nadzór, o którym mowa w ust. 1, w wydziałach, w których działają systemy informatyczne, obejmuje w szczególności nadzór nad stanem funkcjonowania tych systemów i sprawowany jest we współdziałaniu z dyrektorem sądu lub kierownikiem finansowym.

DZIAŁ II

Biurowość w sprawach sądowych - przepisy wspólne

Rozdział 1

Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

    § 14. 1. Pismo wpływające do sądu znakuje się pieczęcią wpływu z oznaczeniem sądu i zamieszcza się adnotację zawierającą datę i godzinę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo.

    2. Jeżeli załączniki stanowią złożone w oryginale papiery wartościowe (np. weksle, czeki), należy to także odnotować na piśmie, o którym mowa w ust. 1.

    3. Kopertę, w której pismo nadesłano, załącza się do pisma.

    4. Pismo adresowane imiennie doręcza się bez otwierania koperty.

    § 15. Na żądanie osoby wnoszącej pismo do sądu, biuro podawcze lub pracownik upoważniony do przyjmowania korespondencji poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń.

    § 16. 1. Kierownik sekretariatu przedstawia wpływające pismo przewodniczącemu (innemu sędziemu) w celu wydania zarządzenia co do sposobu załatwienia pisma lub we własnym zakresie w zależności od treści pisma wydaje inne zarządzenia o charakterze administracyjnym.

    2. Adnotację o wykonaniu zarządzenia pracownik sekretariatu zamieszcza obok zarządzenia.

    3. Zarządzenia i adnotacje związane z obiegiem pism i sposobem ich załatwiania powinny być opatrzone datą i czytelnym podpisem bądź skróconym podpisem i pieczęcią z imieniem i nazwiskiem podpisującego.

    § 17. 1. Przesyłki wysyła z sądu biuro podawcze lub pracownik wyznaczony do przyjmowania i wysyłania korespondencji.

    2. Datę przekazania biuru podawczemu (wyznaczonemu pracownikowi) pisma lub przesyłki przeznaczonej do wysłania pracownik sekretariatu wydziału odnotowuje we właściwych aktach i księgach biurowych.

    3. Przesyłki wysyłane do instytucji mieszczących się w tym samym budynku przekazuje się bezpośrednio za potwierdzeniem odbioru, bez udziału biura podawczego.

    4. Obieg pism i akt zawierających informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

    § 18. 1. Pisma wysyłane przez sąd doręcza się adresatom w kopertach za potwierdzeniem odbioru, które powinno zawierać w szczególności datę doręczenia, nazwę sądu, sygnaturę akt, określenie rodzaju doręczanego pisma i sposobu jego doręczenia. Potwierdzenie odbioru po doręczeniu pisma dołącza się bezzwłocznie do akt sprawy.

    2. Określenie rodzaju wysyłanego pisma na potwierdzeniu odbioru nie może zawierać żadnych informacji o jego treści merytorycznej.

    3. W przypadku doręczenia pisma za potwierdzeniem odbioru przez organ inny niż poczta stosuje się formularz potwierdzenia odbioru ustalony dla doręczania pism sądowych przez pocztę.

    § 19. 1. W piśmie wysyłanym przez sąd podaje się nazwę sądu, sygnaturę akt, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko podpisującego. Pełne brzmienie imienia i nazwiska może być zastąpione odpowiednim skrótem, gdy podpisujący potwierdzi to pieczęcią imienną.

    2. Po lewej stronie pisma pod sygnaturą akt podaje się, w miarę potrzeby, określenie przedmiotu sprawy.

    3. W odpowiedzi na otrzymane pismo powołuje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.

    § 20. Podpisaną kopię pisma wysyłanego przez sąd pozostawia się w aktach sprawy, umieszczając na niej adnotację o dacie wysłania pisma (§ 17 ust. 2).

    § 21. Do czynności często powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby wykonywania tych czynności.

    § 22. Karty pisma wysyłanego przez sąd należy trwale połączyć, opatrując w razie potrzeby miejsca połączeń pieczęcią.

Rozdział 2

Sporządzanie dokumentów (wokandy, protokoły i orzeczenia)

    § 23. 1. Przed posiedzeniem z udziałem stron sekretariat sporządza wokandę, która zawiera imiona i nazwiska sędziów i ławników, sygnatury akt spraw wyznaczonych na posiedzenie, oznaczenie godzin, na które sprawy wyznaczono, oraz imiona i nazwiska stron i innych osób wezwanych.

    2. W postępowaniu cywilnym na wokandzie podaje się ponadto przedmiot sprawy, z wyjątkiem spraw, które wymagają rozpoznania na posiedzeniu niejawnym, a w postępowaniu karnym i w sprawach o wykroczenia - sygnaturę akt oskarżyciela publicznego i kwalifikację prawną czynu zarzucanego oskarżonemu.

    § 24. 1. Po jednym egzemplarzu wokandy otrzymują: przewodniczący posiedzenia, protokolant i woźny obecny na sali posiedzeń.

    2. Jeden egzemplarz wokandy wywiesza się przed salą, w której odbywa się posiedzenie; na egzemplarzu tym odnotowuje się zaistniałe zmiany planowanego czasu rozpoznania danej sprawy oraz zakreśla się numery spraw rozpoznanych w danym dniu, niezwłocznie po zakończeniu każdej z nich.

    3. Na jednym egzemplarzu wokandy protokolant wpisuje godzinę faktycznego rozpoczęcia i ukończenia posiedzenia, przyczynę ewentualnej zmiany planowanego czasu rozpoczęcia posiedzenia, liczbę przesłuchanych osób oraz wyniki rozpoznania spraw wymienionych na wokandzie. Egzemplarz ten podpisują przewodniczący posiedzenia i protokolant.

    4. Egzemplarz wokandy, o którym mowa w ust. 3, protokolant oddaje po zakończeniu posiedzenia kierownikowi sekretariatu, który czuwa nad tym, aby akta spraw wymienionych na wokandzie oddane zostały niezwłocznie do sekretariatu. Otrzymane egzemplarze wokand kierownik sekretariatu składa do zbioru wokand.

    § 25. 1. W protokołach i orzeczeniach sporządzanych zgodnie z przepisami postępowania sądowego wymienia się sygnaturę akt, stanowiska służbowe oraz imiona i nazwiska sędziów lub referendarzy sądowych, oskarżyciela publicznego i protokolanta, a także imiona i nazwiska ławników. Jeżeli wyrok jest zaoczny w całości lub w stosunku do niektórych tylko osób, należy zaznaczyć to na wstępie wyroku.

    2. Liczby wymienione w orzeczeniach określające wymiar kary i kwoty pieniężne oznacza się cyframi arabskimi i określa się je słownie.

    3. Na oryginałach orzeczeń można czynić tylko adnotacje wynikające z przepisu ustawy oraz wzmianki o stwierdzeniu prawomocności orzeczenia i o wydaniu tytułu wykonawczego.

    4. Protokoły i orzeczenia sporządza siew miarę możliwości pismem maszynowym.

    § 26. Pieczęć urzędową sądu (okrągłą) umieszcza się na pismach określonych w przepisach szczególnych, a także uwierzytelnionych odpisach orzeczeń, protokołów i innych dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, zaświadczeniach wydawanych na podstawie akt i ksiąg biurowych, wypisach i odpisach z ksiąg wieczystych, a na polecenie przewodniczącego wydziału również na innych pismach.

    § 27. 1. W przypadku sporządzenia protokołu ustnego zgłoszenia powództwa, wniosku o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych, o ustanowienie adwokata lub innego ustnego wniosku, poza wskazaniem czasu i miejsca sporządzenia protokołu oraz osób uczestniczących w jego spisaniu, należy zamieścić w protokole oznaczenie stron, dokładnie określone żądanie, istotne okoliczności faktyczne sprawy i zawnioskowane dowody na poparcie poszczególnych twierdzeń, a przy roszczeniach majątkowych niepieniężnych również wartość przedmiotu sprawy. Protokół podpisuje osoba zgłaszająca żądanie oraz pracownik sporządzający protokół.

    2. Protokół należy sporządzić w miarę potrzeby z odpowiednią liczbą odpisów dla osób uczestniczących w sprawie.

Rozdział 3

Akta

    § 28. Akta zakłada się na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału w przedmiocie zarejestrowania pisma wszczynającego postępowanie w sprawie.

    § 29. 1. Zarządzenie dotyczące pisma wszczynającego postępowanie zamieszcza się na oddzielnej karcie dołączonej do akt bezpośrednio przed tym pismem.

    2. Zarządzenie prezesa sądu dotyczące składu sądu, w jakim sprawa ma być rozpoznana, zamieszcza się również na karcie poprzedzającej pismo wszczynające postępowanie.

    § 30. 1. Akta sprawy powinny być umieszczone w oddzielnej okładce sporządzonej według ustalonego wzoru, oznaczonej sygnaturą. Okładki akt poszczególnych kategorii spraw powinny różnić się kolorem.

    2. Akta powinny być zszyte lub połączone inną techniką w sposób trwały, a karty w nich ponumerowane.

    3. O zmianie numeracji kart należy uczynić wzmiankę z podaniem przyczyny zmiany. Wzmiankę tę zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart - na pierwszej z nich.

    § 31. 1. Sygnatura akt składa się z cyfry rzymskiej oznaczającej wydział, a jeżeli wydział dzieli się na sekcje - również z cyfry arabskiej oznaczającej sekcję, oznaczenia repertorium lub wykazu, numeru porządkowego, pod którym sprawa jest wpisana do odpowiedniej księgi, oraz - po znaku łamania - dwóch ostatnich cyfr roku, w którym akta zostały założone (np. I.2.C.145/03).

    2. W przypadku zmiany sygnatury akt sprawy nową sygnaturę wpisuje się na okładce akt obok sygnatury dotychczasowej, którą przekreśla się w sposób umożliwiający jej odczytanie. Jeżeli akta sprawy, której sygnaturę zmieniono, umieszczono w nowej okładce, należy wpisać na niej również pierwotną sygnaturę i przekreślić ją w sposób wyżej określony.

    § 32. Dla spraw rozpoznawanych łącznie prowadzi się jedne akta pod jedną sygnaturą. Jeżeli dla poszczególnych spraw rozpoznawanych łącznie były założone osobne akta, należy je połączyć i prowadzić pod sygnaturą akt najwcześniej założonych. Sygnatury spraw dołączonych należy zaznaczyć na okładce w nawiasie.

    § 33. W razie rozłączenia spraw zakłada się osobne akta dla sprawy wyłączonej, stosując przepis § 64. Na okładce założonych akt należy zaznaczyć w nawiasie sygnaturę akt sprawy, która uległa rozłączeniu.

    § 34. W miarę potrzeby należy wyłączyć poszczególne karty niezbędne do założenia osobnych akt lub sporządzić w tym celu uwierzytelnione odpisy lub kserokopie.

    § 35. 1. Akta, których zawartość nie przekracza 200 kart, stanowią jeden tom. Na ostatniej stronie poświadcza się liczbę kart zawartych w tomie.

    2. W przypadku przekroczenia liczby 200 kart należy założyć następny tom akt, zachowując ciągłość numeracji kart. Na okładkach oznacza się cyfrą rzymską kolejne numery poszczególnych tomów.

    3. Jeżeli akta sprawy tworzy więcej niż jeden tom, na okładce pierwszego tomu zamieszcza się pod sygnaturą informację o łącznej liczbie tomów.

    § 36. 1. Przewodniczący wydziału może zarządzić sporządzenie karty przeglądowej, na której wpisuje się kolejno pisma zawarte w aktach i numery ich kart.

    2. Kartę przeglądową umieszcza się na początku każdego tomu akt.

    § 37. 1. Pisma nadsyłane w toku postępowania w sprawie dołącza się do akt według kolejności wpływu. Pisma złożone na rozprawie lub posiedzeniu sądu oraz dowody doręczenia wezwań i zawiadomień zamieszcza się przed protokołem rozprawy lub posiedzenia, którego dotyczą.

    2. W przypadku gdy dowodu doręczenia pisma wysianego przez sąd nie dołączono do akt bezpośrednio po piśmie, którego dotyczy, na piśmie tym odnotowuje się numer karty, na której znajduje się dowód jego doręczenia.

    3. Dowody doręczenia wezwań świadkom, biegłym i tłumaczom, którzy stawili się na rozprawę lub posiedzenie, podlegają zniszczeniu, jeżeli przewodniczący rozprawy lub posiedzenia nie zarządzi inaczej. Zniszczeniu podlegają również koperty w przypadku gdy data stempla pocztowego nie stanowi podstawy ustalenia terminu, z którego upływem wiążą się skutki procesowe.

    § 38. Koperty, w których mieszczą się przedmioty przechowywane w aktach sprawy, należy opatrzyć pieczęcią w miejscu sklejenia. W razie otwarcia koperty osoba otwierająca zaznacza datę tej czynności i składa swój podpis, a następnie ponownie ją zapieczętowuje.

    § 39. Do akt sprawy nie dołącza się pism dotyczących czynności nadzorczych.

    § 40. O wydaniu z akt przedmiotów lub dokumentów należy w odpowiednim miejscu akt uczynić wzmiankę, podając imię i nazwisko odbiorcy. Na pokwitowaniu odbioru przedmiotu lub dokumentu należy odnotować numer dowodu tożsamości osoby otrzymującej przedmiot lub dokument wyłączony z akt sprawy.

    § 41. Kopię zarządzenia wypłaty należności przyznanych świadkom, biegłym, tłumaczom lub stronom należy dołączyć do akt sprawy ze wzmianką o przekazaniu oryginału do właściwej komórki finansowej w celu dokonania wypłaty.

    § 42. 1. Po uprawomocnieniu się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie kierownik sekretariatu ustala, czy sędzia rozpoznający sprawę w pierwszej instancji dokonał zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii, a w razie stwierdzenia braku kwalifikacji przedstawia akta przewodniczącemu wydziału dla dokonania tej czynności.

    2. Okresy przechowywania akt regulują odrębne przepisy.

    § 43. 1. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału, wydane po zakończeniu czynności sądowych związanych z wykonaniem orzeczenia, akta przekazuje się do archiwum zakładowego.

    2. Przewodniczący wydziału może zarządzić wcześniejsze przekazanie akt do archiwum zakładowego i założenie akt zastępczych. Akta zastępcze po ustaniu przyczyny ich założenia dołącza się do akt właściwych.

    3. Akta należy przekazywać do archiwum zakładowego co najmniej raz na pól roku, w terminach uzgodnionych z kierownikiem archiwum.

    4. Szczegółowe zasady przejmowania dokumentacji aktowej przez archiwum zakładowe sądu określają odrębne przepisy.

    § 44. Datę przekazania akt do archiwum zakładowego oraz numer spisu zdawczo-odbiorczego odnotowuje się w repertorium i wykazie w rubryce "Uwagi".

    § 45. Akta w sekretariatach powinny być ułożone według podziału na grupy odpowiadające poszczególnym fazom postępowania w sprawach (akta spraw wyznaczonych na posiedzenie, oczekujących, tych, w których postępowanie zawieszono itd.), a w ramach grup - rocznikami, według kolejności numerów sygnatur.

    § 46. 1. Zakończenie postępowania w sądzie pierwszej instancji w sprawach, w których wniesiono środek odwoławczy, zaznacza się przez włączenie do akt specjalnej karty, na której kierownik sekretariatu odnotowuje liczbę kart zawartych w aktach sprawy. Na karcie tej wskazuje się przyczynę przedstawienia akt sądowi drugiej instancji, a następnie odnotowuje się datę wpływu akt do tego sądu.

    2. Do akt sprawy przekazywanych sądowi drugiej instancji wskutek wniesienia środka odwoławczego dołącza się akta tych spraw, z których dowód przeprowadził sąd pierwszej instancji.

    § 47. 1. Przedstawiając akta sprawy sądowi drugiej instancji na skutek wniesienia środka odwoławczego, do akt dołącza się odpis zaskarżonego orzeczenia.

    2. Przedstawiając akta Sądowi Najwyższemu lub Trybunałowi Konstytucyjnemu, w związku z przekazaniem pytania prawnego, należy dołączyć do akt - bez wszywania - dwa odpisy tego pytania.

    § 48. Sąd drugiej instancji prowadzi zbiór własnych orzeczeń; zbiór ten składa się z odpisów orzeczeń ułożonych według przedmiotu sprawy.

    § 49. Zakończenie postępowania w sądzie drugiej instancji w sprawach, w których wniesiono kasację, zaznacza się przez włączenie do akt specjalnej karty, na której kierownik sekretariatu odnotowuje liczbę kart zawartych w aktach sprawy. Na karcie tej wskazuje się przyczynę przedstawienia akt Sądowi Najwyższemu, a następnie odnotowuje się datę wpływu akt do tego Sądu.

    § 50. Przedstawiając Sądowi Najwyższemu akta sprawy z kasacją, sporządza się pismem maszynowym odpis zaskarżonego orzeczenia sądu drugiej instancji i dołącza do akt, chyba że oryginał orzeczenia był sporządzony pismem maszynowym.

Rozdział 4

Urządzenia ewidencyjne - przepisy ogólne

    § 51. 1. W sądach prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1) repertoria;

2) wykazy;

3) kartoteki (zbiory kart);

4) zbiory wokand;

5) księgi pomocnicze.

    2. Urządzenia ewidencyjne prowadzi się według ustalonych wzorów.

    3. Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.

    4. Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia.

    5. Jeżeli dla czynności sądu podejmowanych w sprawie w określonym urządzeniu ewidencyjnym brak odpowiedniej rubryki, wpisuje się je w rubryce "Uwagi".

    § 52. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze, zwane dalej "księgami biurowymi", prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku, z wyłączeniem wyjątków wymienionych w niniejszych przepisach. Można używać tej samej księgi w latach następnych, rozpoczynając numerację wpisów od początku roku następnego, jeżeli liczba pustych stron wystarczy co najmniej na okres półroczny.

    § 53. Na okładce i pierwszej stronie księgi biurowej należy umieścić nazwę sądu i wydziału, nazwę księgi i rok kalendarzowy.

    § 54. 1. Księgi biurowe powinny być oprawione, a strony w księgach ponumerowane. Liczbę stron poświadcza się na ostatniej stronie księgi.

    2. Po upływie roku kalendarzowego kierownik sekretariatu wydziału zamyka księgę, wymieniając pod ostatnim wpisem liczbę pozycji zamieszczonych w księdze i podpisując tę adnotację.

    § 55. 1. Załatwienie sprawy uwidacznia się w księdze biurowej przez zakreślenie kolorowym znakiem numeru porządkowego tej sprawy. Zakreślenie polega na umieszczeniu znaku "L" obejmującego z lewej strony numer porządkowy [st].

    2. Sprawę, w której występuje kilka osób (żądań), uważa się za załatwioną, gdy załatwienie dotyczy wszystkich osób (żądań).

    § 56. W przypadku przeniesienia wpisu do innej księgi biurowej należy w każdej z ksiąg sporządzić adnotację o poprzednim i obecnym wpisie.

    § 57. 1. Omyłkowy wpis sprawy do księgi biurowej poprawia się przez przekreślenie go, bez zmiany numerów porządkowych dalszych spraw, chyba że skreśla się ostatni wpis. Inne zapisy dokonane omyłkowo lub niewłaściwie należy przekreślić, czyniąc o tym wzmiankę, i wpisać obok nich właściwe dane.

    2. Osoba dokonująca przekreślenia omyłkowego wpisu opatruje tę czynność datą i podpisem.

    § 58. Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Wokandy układa się w porządku chronologicznym i przechowuje przez dwa lata.

Rozdział 5

Repertoria i wykazy

    § 59. Zarejestrowanie sprawy następuje przez wpisanie pisma wszczynającego postępowanie do właściwego repertorium i skorowidza alfabetyczno-numerowego.

    § 60. 1. Sprawy niepodlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach.

    2. Przy zakładaniu repertorium lub wykazu na początku roku kalendarzowego kierownik sekretariatu wydziału sporządza na pierwszej stronie nowej księgi spis spraw niezalatwionych, wpisując w kolejności niezakreślone numery porządkowe z repertoriów lub wykazów z ostatnich dwóch lat, oddzielnie dla każdego roku. Załatwienie tych spraw należy uwidocznić przez zakreślenie numeru porządkowego w dawnym repertorium lub wykazie i przekreślenie numeru w spisie mieszczącym się na początku nowej księgi.

    3. Sprawy niezakreślone z okresu wcześniejszego niż ostatnie dwa lata przenosi się do nowego repertorium lub wykazu na stronach początkowych oddzielnie dla każdego roku, nie zmieniając numeracji tych spraw. Przenieść należy także zapisy dotyczące biegu danej sprawy w zakresie niezbędnym do dalszego postępowania w sprawie.

    § 61. Jeżeli w rejestrowanej sprawie występuje więcej osób w charakterze stron lub przewiduje się dokonanie obszerniejszych wpisów, należy zająć w repertorium taką liczbę następnych wierszy, aby dalsze wpisy były przejrzyste.

    § 62. 1. W przypadku przekazania sprawy przez sąd drugiej instancji do ponownego rozpoznania, wpływu skargi na orzeczenie referendarza sądowego oraz wznowienia postępowania w sprawie karnej, wpływu skargi o wznowienie postępowania w sprawie cywilnej lub przekazania sprawy do ponownego rozpoznania w wyniku uwzględnienia skargi kasacyjnej należy zarejestrować sprawę pod nowym numerem [st].

    2. Rejestrując sprawę pod nowym numerem, należy pod nową datą wpisu umieścić również datę pierwotnej rejestracji, a pod nowym numerem - poprzedni numer sprawy. Przy wpisie poprzednim należy odnotować numer, pod jakim sprawa została ponownie zarejestrowana w repertorium.

    § 63. Połączenie spraw należy uwidocznić w repertorium przez wpisanie czerwonym kolorem w rubryce "Uwagi" numeru porządkowego tej sprawy, z którą sprawę połączono.

    § 64. Sprawę wyłączoną do odrębnego rozpoznania rejestruje się pod nowym numerem porządkowym repertorium, czyniąc o tym wzmiankę przy poprzednim wpisie w rubryce "Uwagi" [st]. Przepis § 62 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

    § 65. Numer porządkowy sprawy należy zakreślić w repertorium, gdy wydano orzeczenie kończące postępowanie w sprawie w danej instancji, gdy wpłynęła skarga na orzeczenie referendarza sądowego, gdy sprawę przeniesiono do innej księgi lub połączono z inną sprawą, gdy przekazano sprawę innemu sądowi według właściwości, gdy postępowanie zawieszono na podstawie art. 174 § 1 pkt 1 k.p.c., a także w przypadkach przewidzianych w przepisach szczególnych [st]. Przepisy § 55 stosuje się odpowiednio.

    § 66. O fakcie sprawdzenia repertorium lub wykazu przez przewodniczącego wydziału czyni się w sprawdzonej księdze odpowiednią adnotację.

Rozdział 6

Kartoteki

    § 67. 1. W postępowaniu wykonawczym określone czynności sądu ewidencjonowane są na kartach zakładanych dla poszczególnych osób, wobec których - zgodnie z treścią orzeczenia - czynności te podlegają wykonaniu.

    2. Zbiór założonych kart jednego wzoru stanowi kartotekę.

    3. Karty osób, wobec których postępowanie wykonawcze jest w toku, przechowuje się w kartotece czynnej. Po zakończeniu tego postępowania kartę wycofuje się z kartoteki czynnej i przechowuje w kartotece nieczynnej [st].

    4. Karty układa się według kolejności ich numerów z podziałem na poszczególne lata kalendarzowe.

    § 68. 1. Kartę wyjmuje się z kartoteki wyłącznie w celu zamieszczenia lub uzyskania informacji.

    2. W razie potrzeby wyjęcia karty ze zbioru na czas dłuższy, należy w miejsce karty wyjętej włożyć zakładkę z oznaczeniem nazwiska osoby, dla której karta została założona, i sygnatury karty. Poza przypadkiem przekazania sprawy innemu sądowi nie jest dopuszczalne dołączanie karty do akt sprawy.

    § 69. Dla każdej kartoteki prowadzi się wykaz kart w niej zawartych. W wykazie dokonuje się wpisów chronologicznie, z numeracją od początku roku kalendarzowego. Kolejny numer takiego wpisu ze wskazaniem rodzaju kartoteki stanowi sygnaturę karty i odpowiadających jej akt.

    § 70. Numer porządkowy w wykazie kart zakreśla się z chwilą przeniesienia karty do kartoteki nieczynnej lub przekazania sprawy innemu sądowi.

Rozdział 7

Księgi pomocnicze

    § 71. Dla każdego repertorium i wykazu prowadzi się skorowidz alfabetyczno-numerowy. Można prowadzić jeden skorowidz dla kilku ksiąg.

    § 72. 1. Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi "Kontrolkę wysyłanych akt", zawierającą następujące rubryki:

1) liczba porządkowa,

2) oznaczenie sprawy,

3) data wysłania akt,

4) oznaczenie adresata,

5) przewidywany czas zwrotu,

6) daty wysłanych ponagleń o zwrot akt,

7) data zwrotu akt,

8) uwagi.

    2. W rubryce "Uwagi" należy wpisywać daty otrzymania nadesłanych w tym czasie pism, które po zwrocie akt należy do nich dołączyć. Pisma te przechowuje się do czasu zwrotu akt w przeznaczonej do tego teczce.

    3. O wysłaniu akt do innego sądu lub wydziału albo do innego organu oraz o zwrocie akt czyni się wzmiankę w repertorium.

    4. Kierownik sekretariatu przegląda kontrolkę w odstępach miesięcznych i wysyła w miarę potrzeby ponaglenia o zwrot akt, o czym zawiadamia przewodniczącego wydziału.

    § 73. 1. W sądach prowadzi się "Kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych" [st]. Kontrolkę prowadzi się oddzielnie dla każdego wydziału; w wydziałach podzielonych na sekcje - oddzielnie dla każdej sekcji, a w wydziałach sądów okręgowych rozpatrujących sprawy w pierwszej i drugiej instancji - oddzielnie dla każdego rodzaju spraw.

    2. W kontrolce odnotowuje się także uzasadnienia sporządzane z urzędu, co do których wpłynął środek odwoławczy.

    3. Kontrolkę prowadzi kierownik sekretariatu właściwego wydziału lub sekcji. Przewodniczący wydziału może na wniosek kierownika sekretariatu powierzyć prowadzenie kontrolki innemu pracownikowi sekretariatu.

    4. Liczba kart w kontrolce powinna uwzględniać liczbę sędziów oraz liczbę uzasadnień opracowywanych w roku przez poszczególnych sędziów [st]. Na każdej karcie kontrolki należy wpisać nazwisko sędziego, którego sprawy będą ewidencjonowane.

    5. Zakładając kontrolkę na nowy rok kalendarzowy, należy na pierwszych kartach dotyczących poszczególnych sędziów wpisać sygnatury akt spraw niezakreślonych w kontrolce prowadzonej w roku poprzednim.

    § 74. 1. W kontrolce, o której mowa w § 73, ewidencjonuje się wszystkie czynności sądu podejmowane w fazie postępowania międzyinstancyjnego w celu sprawowania bieżącego nadzoru nad terminowością ich wykonywania [st].

    2. Z chwilą wpłynięcia wniosku o doręczenie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem, w kontrolce wpisuje się datę wpływu tego wniosku; jeżeli w jednej sprawie wpłynęło kilka takich wniosków, w tym także wniosków, o których mowa w art. 423 § 1a k.p.k., sprawę rejestruje się w kontrolce tylko raz, notując datę wpływu wniosku najwcześniej złożonego.

    3. W przypadku gdy środek odwoławczy został złożony bez uprzedniego wniosku o doręczenie odpisu uzasadnienia, sprawę rejestruje się w kontrolce, wpisując w miejscu przeznaczonym na datę wpływu wniosku - datę orzeczenia oraz skrót "b.z.".

    4. Jeżeli w zarejestrowanej już sprawie nie wniesiono apelacji albo jeśli postępowanie odwoławcze zakończyło się w sądzie pierwszej instancji, w kontrolce, w rubryce "Uwagi" należy wpisać datę uprawomocnienia się orzeczenia lub decyzji powodującej nieprzedstawienie sprawy sądowi drugiej instancji.

    5. W przypadku odrzucenia apelacji w sprawie cywilnej lub nieprzyjęcia apelacji w sprawie karnej pozycję w kontrolce zakreśla się po upływie terminu do złożenia zażalenia na odrzucenie apelacji (nieprzyjęcie apelacji).

    6. Po zwrocie akt z sądu drugiej instancji w kontrolce wpisuje się zwięzłą informację o treści wydanego orzeczenia (np. utrzymano w mocy, częściowo uchylono).

    7. W sądzie drugiej instancji odnotowuje się ponadto w kontrolce datę wpływu wniosku o doręczenie odpisu orzeczenia tego sądu z uzasadnieniem i oznaczenie składającego wniosek oraz datę doręczenia orzeczenia sądu odwoławczego.

    8. W kontrolce notuje się również wzmianki o przedłużeniu terminu do sporządzenia uzasadnienia.

    9. Po dokonaniu ostatniego z przewidzianych dla danej sprawy zapisów należy numer tej sprawy zakreślić w kontrolce.

    § 75. Kierownik sekretariatu przechowuje kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych przez dwa lata następujące po roku, dla którego kontrolka została założona.

    § 76. 1. W sądach prowadzi się kontrolkę spraw zawieszonych na podstawie art. 174 § 1 pkt 1 k.p.c., zawierającą rubryki:

- liczba porządkowa,

- data wpisu,

- sygnatura akt,

- oznaczenie stron,

- data podjęcia postępowania,

- uwagi.

    2. Numer porządkowy zakreśla się z chwilą podjęcia postępowania.

    § 77. 1. W wydziałach karnych pierwszoinstancyjnych kierownik sekretariatu prowadzi "Kontrolkę spraw zagrożonych przedawnieniem", przeznaczoną do wpisywania sygnatur spraw, w których termin przedawnienia karalności jest krótszy niż dwa lata.

    2. Kierownik sekretariatu wydziału karnego sukcesywnie uaktualnia kontrolkę, o której mowa w ust. 1, przez ewidencjonowanie w niej - w miarę upływu czasu - sygnatur kolejnych spraw niezałatwionych, w których wobec przedłużania się postępowania sądowego termin ustania karalności czynu ustalony przez przewodniczącego wydziału stal się krótszy niż dwa lata.

    3. Sprawy wpisane do kontrolki są objęte stałym nadzorem przewodniczącego wydziału i kierownika sekretariatu.

    § 78. 1. Przedmioty niedające dołączyć się do akt sprawy ewidencjonuje się w "Księdze depozytów".

    2. W księdze, o której mowa w ust. 1, należy dokładnie oznaczyć cechy charakteryzujące dany przedmiot. Przedmioty przekazane w tej samej sprawie i w tym samym czasie wpisuje się pod jednym numerem.

    3. Wpis w księdze, o której mowa w ust. 1, zakreśla się po wykonaniu orzeczenia dotyczącego przechowywanego przedmiotu.

    § 79. 1. Wydanie przechowywanego przedmiotu następuje przez wysłanie, wydanie osobie uprawnionej za pokwitowaniem lub na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

    2. W "Księdze depozytów" wpisuje się datę likwidacji przedmiotu (np. datę wydania, wysiania przedmiotu, datę protokołu zdawczo-odbiorczego).

    3. Dokumenty i korespondencję dotyczącą przechowywanych przedmiotów, a w szczególności dowody wysłania przedmiotów, potwierdzenia odbioru, protokoły zdawczo-

-odbiorcze i protokoły zniszczenia przedmiotów, przechowuje się we wszytej do akt kopercie.

    4. Osoba odbierająca przedmiot może potwierdzić również odbiór w "Księdze depozytów" przez podpisanie odpowiedniej adnotacji.

    § 80. Sposób przechowywania weksli, czeków i innych papierów wartościowych regulują odrębne przepisy.

    § 81. W sekretariatach wydziałów mogą być prowadzone inne, niewymienione w niniejszym rozdziale księgi pomocnicze, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do wykonywania zadań wydziału.

Rozdział 8

Szczególny sposób prowadzenia biurowości sądowej w oparciu o techniki informatyczne

    § 82. 1. Za zgodą prezesa wykonującego nadzór administracyjny nad sądem, w którym biurowość ma być prowadzona według szczególnego sposobu, oraz na wniosek organu właściwego w sprawach finansowych i gospodarczych, sekretariaty sądowe mogą posługiwać się programami informatycznymi homologowanymi przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

    2. Zgoda prezesa oraz wniosek organu właściwego w sprawach finansowych i gospodarczych nie są wymagane, jeżeli inne przepisy wprowadzają obowiązek posługiwania się programami informatycznymi.

    3. We wniosku, o którym mowa w ust. 1, należy określić przede wszystkim czas, na jaki wprowadza się szczególny sposób prowadzenia biurowości, zakres, niezbędne warunki techniczne, zasady tworzenia kopii zapasowych i bezpieczeństwa przechowywania danych, osobę odpowiedzialną za prowadzenie tej biurowości, z uwagi na kwestie techniczno-organizacyjno-wdrożeniowe, obowiązek raportowania o problemach jej funkcjonowania oraz obowiązek dokonywania przynajmniej dwa razy w roku pisemnych ocen funkcjonowania, wskazania kierunku rozwoju oraz wykazania zalet wdrożonego programu.

    4. Dopuszcza się częściowe prowadzenie biurowości według regulacji określonych w niniejszym zarządzeniu, częściowo zaś w systemie informatycznym.

DZIAŁ III

Biurowość w sprawach cywilnych

Rozdział 1

Repertoria

Oddział 1

Przepisy ogólne

    § 83. 1. W wydziałach cywilnych sądów rejonowych prowadzi się repertoria [st]:

"C" - dla wszczętych przed tym sądem na skutek pozwu lub skargi o uchylenie wyroku sądu polubownego spraw cywilnych rozpoznawanych w procesie;

"Ns" - dla spraw cywilnych rozpoznawanych w trybie postępowania nieprocesowego;

"Nc" - dla spraw wszczętych przed tym sądem w postępowaniu nakazowym i upominawczym;

"Co" - dla innych spraw cywilnych rozpoznawanych według przepisów o procesie i o sądzie polubownym, a w szczególności dla spraw o odtworzenie akt, spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu zabezpieczającym i egzekucyjnym, spraw rejestracji protokołów i wniosków przeznaczonych dla innych sądów lub dla sądu właściwego, lecz zgłoszonych przed wytoczeniem powództwa oraz ze skargi o wznowienie postępowania.

    2. Sprawy rozpoznawane w postępowaniu uproszczonym ewidencjonuje się w odrębnym repertorium "C-upr" [st].

    § 84. W wydziałach cywilnych sądów okręgowych prowadzi się repertoria [st]:

"C" - dla wszczętych przed tym sądem na skutek pozwu lub skargi o uchylenie wyroku sądu polubownego spraw cywilnych rozpoznawanych w procesie;

"Ns" - dla spraw cywilnych rozpoznawanych w trybie postępowania nieprocesowego;

"Nc" - dla spraw wszczętych przed tym sądem w postępowaniu nakazowym i upominawczym;

"Co" - dla innych spraw cywilnych rozpoznawanych według przepisów o procesie, a w szczególności dla spraw: o wyznaczenie sądu, wyłączenie sędziego, odtworzenie akt, uznanie orzeczenia sądu zagranicznego lub stwierdzenie wykonalności takiego orzeczenia oraz ze skargi o wznowienie postępowania;

"Ca" - dla spraw przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych;

"Cz" - dla spraw przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami rejonowymi.

    § 85. 1. W wydziałach cywilnych sądów rejonowych i okręgowych, do których wpływają sprawy z zakresu przepisów prawa geologicznego i górniczego dla rejestracji tych spraw prowadzi się repertorium "CG-G" [st].

    2. W przypadku gdy wpływ spraw, o których mowa w ust. 1, jest niewielki, dopuszcza się możliwość rejestrowania ich w repertorium "C", z obowiązkiem zamieszczenia - przy dokonywaniu wpisu - czerwonym kolorem na marginesie, obok numeru porządkowego sprawy z zakresu prawa geologicznego i górniczego, oznaczenia dodatkowego "CG-G".

    § 86. 1. Sprawy cywilne wpisywane do repertoriów oznacza się symbolami przewidzianymi w wykazie, który stanowi załącznik do zarządzenia.

    2. Symbol sprawy ustala przewodniczący wydziału równocześnie z wydaniem pierwszego zarządzenia dotyczącego pisma wszczynającego postępowanie, sprawdzając przy tym, czy strona prawidłowo określiła przedmiot sprawy.

    3. Symbol sprawy wpisuje się do repertorium i na okładce akt, obok sygnatury sprawy.

    4. W przypadku połączenia w jednym piśmie wszczynającym postępowanie kilku roszczeń lub wniosków stanowiących samodzielne części postępowania, należy oznaczyć sprawę wszystkimi symbolami przewidzianymi dla tych roszczeń lub wniosków, podkreślając symbol tego roszczenia (wniosku), które ma najistotniejsze znaczenie.

    5. Jeżeli roszczenie lub wniosek nie jest objęte wykazem symboli, sprawę oznacza się skrótem "b.s." (bez symbolu).

    § 87. W sądzie drugiej instancji wpisuje się do repertorium symbol tego roszczenia (wniosku), które jest przedmiotem postępowania odwoławczego.

    § 88. 1. Jeżeli mimo wszczęcia postępowania w trybie niewłaściwym sąd rozpoznał sprawę w trybie właściwym i wydal orzeczenie kończące postępowanie bez odroczenia posiedzenia, nie przenosi się sprawy do innego repertorium. Zmianę trybu postępowania zaznacza się w repertorium w rubryce "Uwagi".

    2. W przypadku odroczenia posiedzenia w sprawie, w której zmieniony został tryb postępowania, z chwilą uprawomocnienia się postanowienia o podjęciu sprawy w innym trybie sprawę przenosi się do właściwego repertorium, a jeżeli rozpoznanie sprawy w nowym trybie należy do innego wydziału danego sądu - przekazuje się akta właściwemu wydziałowi.

Oddział 2

Repertorium "C"

    § 89. 1. W rubryce "Nazwisko i imię powoda (pozwanego)" wymienia się strony. Nie wpisuje się przedstawicieli ustawowych ani pełnomocników stron.

    2. W przypadku wytoczenia powództwa przez prokuratora na rzecz oznaczonej osoby należy w rubryce, o której mowa w ust. 1, wpisać "prokurator" i zaznaczyć w nawiasie "na rzecz ...", Jeżeli osoba, na której rzecz prokurator wytoczył powództwo, wstąpi następnie do sprawy w charakterze powoda - należy obok wpisanego już jej nazwiska wpisać czerwonym kolorem datę jej wstąpienia do sprawy [st].

    3. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio w przypadku wytoczenia powództwa na rzecz oznaczonej osoby przez organizację społeczną lub Rzecznika Praw Obywatelskich [st].

    4. W przypadku wezwania do udziału w sprawie lub przystąpienia do sprawy dalszych osób uzupełnia się dotychczasowe wpisy przez zamieszczenie nazwisk i imion tych osób oraz daty ich wezwania lub przystąpienia. Wstąpienie do postępowania prokuratora, Rzecznika Praw Obywatelskich lub organizacji społecznej zaznacza się przez dopisanie skrótu: "prok.", "R.P.O." lub "org. spol." oraz daty wstąpienia.

    5. W razie wstąpienia innej osoby na miejsce strony dotychczasowej należy nazwisko strony zwolnionej przekreślić czerwonym kolorem i wpisać poniżej nazwisko osoby, która wstąpiła na miejsce strony dotychczasowej, chyba że osoba ta została już wpisana do repertorium obok strony dotychczasowej (ust. 4).

    6. O przyczynach zmian wymienionych w ust. 4 i 5 należy uczynić wzmiankę w rubryce "Uwagi".

    7. Na okładce akt i w skorowidzu należy dokonać odpowiednich uzupełnień.

    § 90. 1. W rubryce "Oznaczenie przedmiotu sporu" należy zwięźle określić rodzaj dochodzonego roszczenia. Jeżeli pozew obejmuje kilka roszczeń, należy osobno określić każde z nich, oznaczając ich kolejność małymi literami alfabetu, np.:

"a) o eksmisję,

b) o zapłatę zaległego czynszu zł...,

c) o odszkodowanie zł...".

    2. W przypadku zmiany powództwa w toku postępowania należy odpowiednio zmienić lub uzupełnić oznaczenie przedmiotu sporu.

    § 91. W rubryce "Data zarządzenia z art. 130 k.p.c. oraz z art. 1301 k.p.c." wpisuje się datę zarządzenia o wezwaniu do usunięcia braków pisma wszczynającego postępowanie w sprawie lub do uiszczenia opłat, a obok datę zarządzenia zwrotu pisma nieuzupełnionego lub nieopłaconego w terminie.

    § 92. Rubrykę "Data posiedzenia" należy wypełnić niezwłocznie po wyznaczeniu posiedzenia, wpisując odpowiednio datę rozprawy albo datę posiedzenia w zakresie przeprowadzenia dowodu przez wyznaczonego sędziego - z dodaniem litery "D".

    § 93. 1. Rubryka "Wynik posiedzenia", jeżeli nie podlega odnotowaniu w rubrykach 12-21, przeznaczona jest do rejestrowania załatwień niekończących postępowania w sprawie [st]. W rubryce tej wykazuje się w szczególności: odroczenie posiedzenia z przyczyn formalnych lub w związku z dopuszczeniem dowodu - ("odr") oraz odroczenie ogłoszenia orzeczenia - ("ogl. w dniu ...").

    2. W przypadku odroczenia posiedzenia z jednoczesnym wyznaczeniem następnego terminu, wypełniając tę rubrykę, należy również wpisać datę następnego posiedzenia w rubryce, o której mowa w § 92.

    § 94. W rubrykach "Czynności w toku postępowania" należy zamieszczać informacje o wszelkich czynnościach sądu podejmowanych między posiedzeniami (np. wysłanie i zwrot korespondencji w sprawie udzielenia pomocy sądowej). Informacje te powinny umożliwiać - bez potrzeby sięgania do akt - ustalenie, w jakim stadium załatwienia jest dana sprawa i co jest przyczyną nieukończenia postępowania.

    § 95. 1. W rubrykach "Wyrok l instancji" należy wpisać datę i zwięzłą treść wyroku kończącego postępowanie w sprawie, np. w przypadku oddalenia lub uwzględnienia powództwa w całości należy zaznaczyć skrótowo "oddal." lub "uwzgl.", a w przypadku częściowego uwzględnienia powództwa - "uwzgl. co do ... pozostałe oddal...., umórz...., odrzuć.".

    2. W przypadku gdy powództwo składa się z kilku roszczeń (§ 89 ust. 1), należy postąpić w sposób określony w ust. 1 tylko w razie jednakowego załatwienia wszystkich roszczeń. W razie różnego załatwienia poszczególnych roszczeń należy odrębnie wykazać załatwienie każdego z nich, powołując literowe oznaczenia poszczególnych roszczeń przyjęte w rubryce "Oznaczenie przedmiotu sporu", np.:

"a) uwzgl.,

b) uwzgl. w wysokości... zł pozost. oddal.,

c) oddal.".

    § 96. Rubryka "Wynik postępowania w II instancji" służy do odnotowania sposobu załatwienia sprawy w drugiej instancji np.: "apel. oddal.", "orzeczenie uchylono", "zmieniono i powództwo oddalono (uwzględniono)", "uchylono i postępowanie umorzono (odrzucono pozew)".

    § 97. 1. W rubryce "Uwagi" odnotowuje się dane podlegające wpisaniu do tej rubryki według przepisów niniejszego zarządzenia, a ponadto dane o przebiegu postępowania w sprawie, a w szczególności daty odrzucenia środka odwoławczego przez sąd pierwszej instancji, informacje o wyroku wstępnym lub częściowym.

    2. Po uprawomocnieniu się wyroku zaocznego w rubryce "Uwagi" wpisuje się również zwięzłą treść tego wyroku oraz datę prawomocności, umieszczając na wstępie tej adnotacji czerwonym kolorem oznaczenie "w. zaoczny" [st].

    3. Na prawej krawędzi rubryki "Uwagi" (na marginesie) można dla ułatwienia opracowywania sprawozdań statystycznych odnotowywać miesiąc, w którym sprawa została załatwiona w danej instancji, oznaczony odpowiednią cyfrą rzymską (od l do XII).

    § 98. Przepisy niniejszego oddziału stosuje się odpowiednio do prowadzenia innych repertoriów dla spraw cywilnych, w zakresie nieunormowanym w przepisach poniższych.

Oddział 3

Repertorium "Ns"

    § 99. Rejestrując w repertorium "Ns" sprawę wszczętą z urzędu, w rubryce "Data wpływu" należy wpisać datę wpływu zawiadomienia będącego podstawą wszczęcia postępowania, a w braku takiego zawiadomienia - datę faktycznego wszczęcia postępowania.

    § 100. 1. Jeżeli sprawa wiąże się ściśle z określoną osobą, w rubryce "Oznaczenie przedmiotu sprawy" należy wpisać również nazwisko tej osoby, np.: "o stwierdzenie nabycia spadku po XY", "o uznanie za zmarłego XY".

    2. W przypadku gdy postępowanie składa się z kilku samodzielnych części objętych jednym wnioskiem, w rubryce, o której mowa w ust. 1, należy wymienić wszystkie poszczególne części postępowania, oznaczając je kolejnymi literami alfabetu.

    Za samodzielne części postępowania spadkowego uważa się n p. sprawy:

a) o wyjawienie przedmiotów spadkowych,

b) o ogłoszenie testamentu,

c) o zarząd spadku nieobjętego,

d) o odebranie oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku,

e) dotyczące wykonawcy testamentu,

f) o stwierdzenie nabycia spadku,

g) o dział spadku,

h) o uchylenie się od skutków prawnych oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku.

    3. Każdą ze spraw wymienionych w ust. 2 uważa się za sprawę odrębną tylko wówczas, gdy została objęta oddzielnym wnioskiem.

    § 101. Jeżeli w toku postępowania zachodzi potrzeba dokonania z urzędu czynności przekraczających pierwotny zakres sprawy, należy odpowiednio uzupełnić oznaczenie przedmiotu sprawy w repertorium i na okładce akt.

    § 102. 1. W rubrykach "Zarządzenia przygotowawcze" wpisuje się daty wydania i wykonania zarządzeń mających na celu usunięcie braków i przygotowanie postępowania dowodowego (zażądania złożenia dokumentu, wskazania dowodów, udzielenia informacji itp.).

    2. W przypadku wydania zarządzenia o wezwaniu do usunięcia braków lub do uiszczenia opłat sądowych wpisuje się obok daty zarządzenia adnotację "art. 130 k.p.c." lub "art. 16 u.o.k.s.".

    3. Przez "datę wykonania zarządzenia" rozumie się datę rzeczywistego wskazania dowodów, udzielenia informacji itp.

    § 103. W przypadku gdy postępowanie w danej sprawie składa się z kilku samodzielnych części, należy w rubrykach "Postanowienie końcowe" odnotować wynik końcowego załatwienia każdej samodzielnej części, powołując oznaczenia poszczególnych części przyjęte w rubryce "Oznaczenie przedmiotu sprawy", np.:

"20.I.2003 r. - a) uwzgl.,

29.I.2003 r. - b) stw. nabycia spadku,

10.II.2003 r. - c) umorzono".

Oddział 4

Repertorium "Mc"

    § 104. 1. Numer porządkowy sprawy wpisanej do repertorium "Nc" zakreśla się: po uprawomocnieniu się zarządzenia o zwrocie pozwu, po wydaniu postanowienia o odrzuceniu pozwu, po umorzeniu postępowania, po przekazaniu sprawy do innego właściwego postępowania lub po wydaniu nakazu zapłaty. W przypadku zwrotu pozwu na podstawie art. 1301 § 3 k.p.c. numer porządkowy sprawy zakreśla się po bezskutecznym upływie tygodniowego terminu przewidzianego na ponowne wniesienie pozwu (art. 1301 §4k.p.c.).

    2. Sprawy rozpoznane w postępowaniu nakazowym oznacza się dodatkowo przez zamieszczenie na marginesie repertorium, obok numeru porządkowego danej sprawy, czerwonym kolorem skrótu "nak.".

Oddział 5

Repertorium "Co"

    § 105. Wnioski o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych oraz wnioski o wydanie zarządzenia tymczasowego rejestruje się w repertorium "Co" wówczas, gdy wpłynęły przed wytoczeniem powództwa [st]. Akta "Co" należy następnie dołączyć do właściwych akt "C". Wnioski złożone w toku postępowania przed tym samym sądem dołącza się do właściwych akt bez odrębnego rejestrowania. Zwolnienie od kosztów sądowych należy odnotować obok pierwszego zarządzenia dotyczącego pisma wszczynającego postępowanie.

    § 106. Do repertorium "Co" nie należy wpisywać pism o udzielenie informacji i innych pism niewymagających postępowania sądowego, załatwianych w trybie administracyjnym.

    § 107. W rubryce "Oznaczenie wnioskodawcy lub stron" należy wymienić nazwisko lub nazwę osoby, na której wniosek wszczyna się postępowanie, oraz wskazać przeciwnika, gdy jest on uczestnikiem postępowania, np. w przypadku skargi na czynności komornika, wniosku o nakazanie dłużnikowi wyjawienia majątku, o zabezpieczenie dowodu lub wniosku o wszczęcie postępowania pojednawczego.

    § 108. W rubryce "Oznaczenie przedmiotu sprawy" należy określić zwięźle treść żądania, np. "skarga na czynności komornika", "o zabezpieczenie dowodu", "o zwolnienie od kosztów sąd. i wyznaczenie adw.".

    § 109. 1. Rubryki "Postanowienie" są przeznaczone do odnotowania daty i sposobu załatwienia sprawy w pierwszej instancji oraz tych postanowień wydanych w toku postępowania, od których przysługuje środek odwoławczy. Jeżeli załatwienie sprawy wymaga wydania kilku postanowień, należy każde z nich wpisywać w porządku chronologicznym.

    2. W rubrykach tych należy wykazywać również postanowienia w przedmiocie zawieszenia postępowania [st].

Oddział 6

Repertoria "Ca" i "Cz"

    § 110. W przypadku przedstawienia akt sądowi drugiej instancji przed wykonaniem wszystkich czynności należących do sądu pierwszej instancji (np. w przypadku niedoręczenia wyroku z uzasadnieniem wszystkim, którzy złożyli stosowne wnioski), informację o zwróceniu akt sądowi pierwszej instancji do usunięcia usterek wpisuje się w rubryce "Data odesłania akt sądowi pierwszej instancji" repertorium "Ca" i "Cz". Ponowne nadesłanie akt przez sąd pierwszej instancji, po usunięciu usterek, odnotowuje się w rubryce "Data ponownego wejścia akt".

    § 111. 1.W repertorium "Ca" rubryki "Data posiedzenia" i "Wynik posiedzenia" (jeżeli sprawa nie podlega odnotowaniu w rubrykach 14-20) służą do wpisywania informacji o wszelkich posiedzeniach, w wyniku których nie zostało wydane orzeczenie bądź zarządzenie podlegające wpisaniu w rubrykach 14-20 [st]. Dotyczy to zwłaszcza informacji o odroczeniu posiedzenia, odroczeniu ogłoszenia orzeczenia itp. W rubrykach tych wpisuje się również postanowienia sądu odwoławczego o przedstawieniu zagadnienia prawnego Sądowi Najwyższemu w trybie art. 390 § 1 k.p.c. Datę wysłania akt Sądowi Najwyższemu oraz datę zwrotu akt z Sądu Najwyższego należy odnotować w rubryce "Uwagi". W przypadku przejęcia przez Sąd Najwyższy sprawy do rozpoznania we własnym zakresie należy niezwłocznie po zwrocie akt odnotować w rubryce "Uwagi" wzmiankę o treści: "sprawę przejął SN" i zakreślić w repertorium numer porządkowy sprawy.

    2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do notowania analogicznych informacji dotyczących spraw wpisanych do repertorium "Cz".

    § 112. 1. Załatwienie sprawy wykazuje się w repertoriach "Ca" i "Cz" przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty orzeczenia sądu drugiej instancji [st].

    2. W przypadku gdy orzeczenie sądu w tej samej sprawie zostaje uchylone po raz drugi, w rubryce "uchylono" należy obok daty orzeczenia wpisać skrót "pon.".

    3. W przypadku zmiany orzeczenia przez sąd apelacyjny w sprawie o rozwód (separację) należy w rubryce "zmieniono" wpisać obok daty orzeczenia zwięzłą informację o jego treści, np. "orzecz. rozwód", "oddal. pow. o rozwód".

    4. W rubryce "Inne załatwienie" należy obok daty orzeczenia określić skrótowo sposób załatwienia sprawy. W przypadku umorzenia postępowania wskazuje się także przyczynę umorzenia.

    § 113. Ewidencjonowane w repertoriach "Ca" i "Cz" sprawy rozpoznane przez sądy rejonowe z zachowaniem przepisów o postępowaniu uproszczonym wyróżnia się na lewym marginesie obok numeru porządkowego oznaczeniem "upr." w czerwonym kolorze.

Rozdział 2

Wykazy i inne urządzenia ewidencyjne

Oddział 1

Wykaz "Cps"

    § 114. W sądach rejonowych dla spraw cywilnej pomocy sądowej prowadzi się wykaz "Cps" [st].

    § 115. W wykazie należy odnotować w szczególności datę wpływu wniosku, termin posiedzenia i jego wynik, sposób załatwienia sprawy oraz datę zwrotu akt sądowi wzywającemu lub datę przesłania akt bezpośrednio sądowi właściwemu do udzielenia pomocy sądowej, zamieszczając jednocześnie nazwę sądu wzywającego.

    § 116. Wynik posiedzenia wyznaczonego w celu dokonania czynności w ramach pomocy sądowej wpisuje się w rubryce "Data załatwienia końcowego" wówczas, gdy sprawa o udzielenie pomocy sądowej została zakończona (wykonano żądanie, zarządzono przesłanie akt sprawy sądowi właściwemu). Częściowe udzielenie pomocy sądowej wykazuje się w tej rubryce tylko wtedy, gdy jednocześnie zarządzono zwrot akt sądowi wzywającemu.

Oddział 2

Wykaz cywilnych kasacji "WCK"

    § 117. W wydziale cywilnym sądu drugiej instancji prowadzi się wykaz cywilnych kasacji "WCK" [st] dla spraw, w których wniesiona została kasacja.

    § 118. W wykazie "WCK" w rubryce "złożenie kasacji" wpisuje się datę wniesienia kasacji oraz oznaczenie strony, która ją złożyła.

    § 119. 1. Jeżeli przewodniczący zarządzi usuniecie braków formalnych, w wykazie "WCK" wpisuje się datę i zwięzłą treść zarządzenia.

    2. W wykazie wpisuje się ponadto daty: wysiania odpisu kasacji do strony przeciwnej, złożenia odpowiedzi na kasację, przekazania akt z kasacją do Sądu Najwyższego, datę posiedzenia niejawnego, na którym odrzucono kasację oraz datę złożenia zażalenia na to postanowienie.

    § 120. Numer porządkowy w wykazie "WCK" zakreśla się po przekazaniu akt z kasacją do Sądu Najwyższego lub po wydaniu orzeczenia o odrzuceniu kasacji.

Oddział 3

Skorowidz i kontrolka "Wab"

    § 121. Do skorowidza alfabetyczno-numerowego wpisuje się pod odpowiednimi literami alfabetu nazwisko i imię powoda i pozwanego. W sprawach spadkowych wpisuje się tylko osobę spadkodawcy, w sprawach o uznanie za zmarłego i o stwierdzenie zgonu - osobę zaginioną (zmarłą), w sprawach z zakresu prawa o aktach stanu cywilnego oraz w takich sprawach nieprocesowych, w których sąd działa z urzędu - osobę, której postępowanie dotyczy, zaś w innych sprawach nieprocesowych - osobę wnioskodawcy i uczestników postępowania.

    § 122. 1. Sprawy, w których sąd dopuścił dowód z opinii biegłego, rejestruje się w kontrolce "Wab" po wydaniu postanowienia w tym przedmiocie.

    2. Kierownik sekretariatu przegląda kontrolkę w odstępach dwutygodniowych i wysyła w miarę potrzeby ponaglenia oraz zawiadamia przewodniczącego wydziału o tym, że mimo ponaglenia akta nie zostały przez biegłego zwrócone.

    § 123. 1. W kontrolce "Wab" wpisuje się w szczególności datę wysłania akt do biegłego i jego nazwisko, ustalony termin złożenia opinii, daty wysłanych ponagleń, informację o ukaraniu grzywną oraz datę zwrotu akt przez biegłego, z zaznaczeniem, czy akta zostały zwrócone z opinią.

    2. W kontrolce wpisuje się również informacje dotyczące realizacji rachunków złożonych przez biegłych; datę postanowienia o przyznaniu wynagrodzenia oraz datę skierowania rachunku do oddziału finansowego ze wskazaniem, czy wynagrodzenie biegłego płatne jest ze Skarbu Państwa ("SP"), czy z zaliczek wpłaconych przez stronę ("poz. dep.").

    3. Numer pozycji w kontrolce "Wab" zakreśla się po zwrocie akt przez biegłego.

Rozdział 3

Zakreślanie numerów spraw w księgach biurowych

    § 124. Poza przypadkami przewidzianymi w § 65, zakreśla się numer porządkowy sprawy jako zakończonej z chwilą uprawomocnienia się zarządzenia o zwrocie pisma wszczynającego postępowanie, zakończonej w przypadku zawarcia ugody w postępowaniu pojednawczym lub stwierdzenia w tym postępowaniu przez sąd, że do pojednania nie doszło, a także gdy zakończono postępowanie w przedmiocie udzielenia pomocy sądowej [st].

    § 125. W przypadku wydania zarządzenia o zwrocie pisma wszczynającego postępowanie w sprawie na podstawie art. 1301 § 3 k.p.c. numer porządkowy sprawy zakreśla się po bezskutecznym upływie tygodniowego terminu przewidzianego na ponowne wniesienie pisma (art. 1301 § 4 k.p.c.).

    § 126. 1. Numer porządkowy sprawy, w której wydano postanowienie o przekazaniu sprawy według właściwości innemu sądowi, zakreśla się [st]:

1) po wydaniu postanowienia - gdy przekazano sprawę sądowi wyższemu;

2) po uprawomocnieniu się postanowienia - gdy przekazano sprawę sądowi równorzędnemu lub niższemu.

    2. Przepis ust. 1 pkt 2 stosuje się odpowiednio w przypadku wydania postanowienia o przekazaniu sprawy innemu organowi.

    § 127. 1. Sprawę rozstrzygniętą wyrokiem zaocznym zakreśla się po upływie terminu do wniesienia sprzeciwu od wyroku zaocznego.

    2. Jeżeli wniesiony został sprzeciw od wyroku zaocznego, numer porządkowy zakreśla się po ponownym rozpatrzeniu sprawy, w przypadkach, o których mowa w art. 347 k.p.c.

    3. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio w razie uchylenia postanowienia kończącego postępowanie w sprawie przez sąd, który wydał to postanowienie (art. 395 § 2 k.p.c.).

    § 128. W sprawach egzekucyjnych toczących się według przepisów o egzekucji z nieruchomości numer porządkowy sprawy zakreśla się po ukończeniu postępowania w sądzie albo po otrzymaniu zawiadomienia od komornika o umorzeniu egzekucji. W innych sprawach związanych z egzekucją numer ten zakreśla się po ukończeniu postępowania w sądzie [st].

    § 129. W sprawie o zarząd spadku nieobjętego zakreślenie numeru porządkowego następuje po wydaniu spadku spadkobiercy.

    § 130. Jeżeli w sprawie o wyjawienie przedmiotów spadkowych zapadło postanowienie nakazujące wyjawienie, zakreślenie numeru porządkowego następuje po wykonaniu tego postanowienia [st].

    § 131. Sprawy o prawo własności rzeczy wspólnej, o prawo żądania zniesienia współwłasności oraz o wzajemne roszczenia współwłaścicieli z tytułu posiadania rzeczy wspólnej, które zostały przekazane sądowi rozpoznającemu sprawę o zniesienie współwłasności, zakreśla się w repertorium. W razie zwrotu akt tych spraw na skutek niewydania orzeczenia o zniesieniu współwłasności wpisuje się je w repertorium pod nowym numerem porządkowym, stosując przepis § 62 ust. 2.

    § 132. Przepis § 131 stosuje się odpowiednio w razie zbiegu:

1) postępowania o dział spadku z postępowaniem o istnienie zapisów, o wzajemne roszczenia pomiędzy współspadkobiercami z tytułu posiadania poszczególnych przedmiotów spadkowych, pobranych pożytków i innych przychodów oraz nakładów poczynionych na spadek i spłaconych długów spadkowych, o istnienie uprawnienia do żądania działu spadku albo o rozstrzygnięcie sporu między współspadkobiercami, czy przedmiot należy do spadku,

2) postępowania o podział majątku wspólnego po ustaniu wspólności majątkowej między małżonkami z postępowaniem o ustalenie nierównych udziałów małżonków w majątku wspólnym oraz o zwrot wydatków, nakładów i innych świadczeń z majątku odrębnego na rzecz majątku wspólnego lub odwrotnie albo o rozstrzygnięcie sporu między małżonkami, czy przedmiot wchodzi w skład majątku wspólnego.

Rozdział 4

Inne czynności biurowe

    § 133. W skierowanym do strony wezwaniu o usunięcie braków formalnych pisma należy zamieścić pełny tekst zarządzenia przewodniczącego wydziału ze wskazaniem terminu wykonania i pouczeniem o skutkach niewykonania zarządzenia. Jeżeli ze względu na rozmiar zarządzenia, treści jego nie da się zamieścić w formularzu wezwania, należy do wezwania dołączyć odpis zarządzenia i powołać się na nie w tekście wezwania.

    § 134. 1. O dokonaniu ogłoszenia w budynku sądowym zamieszcza się w aktach adnotację zawierającą datę wywieszenia ogłoszenia, a gdy przepisy szczególne tego wymagają - również datę jego zdjęcia z tablicy ogłoszeń. Adnotację tę zamieszcza się na samym ogłoszeniu.

    2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do ogłoszeń sądowych wywieszanych w lokalach urzędów gmin.

    § 135. W odniesieniu do ogłoszeń skierowanych do zamieszczenia w czasopismach dołącza się do akt sprawy otrzymane zawiadomienie o dokonaniu ogłoszenia. Jeżeli zawiadomienie dotyczy jednocześnie większej liczby spraw, należy dołączyć je do akt jednej ze spraw, a w aktach innych spraw zamieścić adnotację zawierającą nazwę czasopisma, jego numer i datę oraz sygnaturę akt, do których dołączono zawiadomienie.

    § 136. 1. Wniosek o uchylenie postanowienia orzekającego uznanie za zmarłego należy wpisać w repertorium pod nowym numerem porządkowym i w rubryce "Uwagi" umieścić sygnaturę sprawy o uznanie za zmarłego, natomiast sygnaturę nowej sprawy należy umieścić w rubryce "Uwagi" przy wpisie dotyczącym sprawy o uznanie za zmarłego [st]. Akta tej sprawy dołącza się do akt nowej sprawy.

    2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w razie złożenia wniosku o uchylenie postanowienia orzekającego stwierdzenie zgonu, a także wniosku o uchylenie postanowienia orzekającego ubezwłasnowolnienie [st].

    § 137. 1. O złożeniu przez uczestnika postępowania nieprocesowego oświadczenia o zrzeczeniu się doręczenia mu postanowienia (art. 517 k.p.c.) należy uczynić adnotację w aktach sprawy. Adnotację tę podpisuje również uczestnik zrzekający się doręczenia.

    2. Przepis ust. 1 stosuje się również w przypadku zrzeczenia się przez stronę doręczenia uzasadnienia wyroku (art. 5058 § 2 k.p.c.).

    § 138. W sprawach egzekucyjnych toczących się według przepisów o egzekucji z nieruchomości, w sądzie rejonowym zakłada się akta po otrzymaniu od komornika pierwszego pisma dotyczącego egzekucji.

    § 139. Akta spraw cywilnych, w których postępowanie zostało zawieszone w sądzie drugiej instancji, przechowywane są w tym sądzie. O fakcie zawieszenia postępowania w sprawie sąd drugiej instancji zawiadamia sąd pierwszej instancji.

    § 140. Do akt sprawy toczącej się w postępowaniu spadkowym należy dołączyć akta spraw spadkowych zakończonych, dotyczących spadku po tym samym spadkodawcy.

    § 141. W zaświadczeniu dla wykonawcy testamentu wymienia się nazwę sądu, sygnaturę akt sprawy, imię, nazwisko i miejsce zamieszkania wykonawcy testamentu oraz imię, nazwisko i ostatnie miejsce zamieszkania spadkodawcy, a także datę i miejsce jego śmierci.

    § 142. Testament złożony w toku postępowania sądowego przechowuje się w sądzie, w miejscu do tego celu przeznaczonym i odpowiednio zabezpieczonym (np. w szafie pancernej). Po prawomocnym zakończeniu postępowania do testamentu dołącza się odpis protokołu jego otwarcia i ogłoszenia.

    § 143. W przypadku nadesłania przez notariusza - na żądanie sądu - oryginału testamentu złożonego przed notariuszem, sąd - po prawomocnym zakończeniu postępowania w sprawie, do której testament byt nadesłany - zwraca oryginał testamentu notariuszowi.

    § 144. 1. Testamenty, o których mowa w § 142, po upływie co najmniej 5 lat ich przechowywania przekazuje się do archiwum zakładowego.

    2. Testamenty przygotowywane do przekazania do archiwum zakładowego układa się w porządku chronologicznym i oprawia lub inną techniką łączy w sposób trwały.

    3. Przed przekazaniem zbioru testamentów do archiwum zakładowego sporządza się ich spis w trzech egzemplarzach, z których jeden zostaje umieszczony jako karta przeglądowa na początku przekazywanego zbioru testamentów, drugi - otrzymuje kierownik archiwum zakładowego, zaś trzeci egzemplarz spisu, zawierający potwierdzenie przyjęcia zbioru przez pracownika archiwum składa się w miejscu przechowywania testamentów (vide § 142).

    § 145. Akta sprawy, w której wydano postanowienie o przekazaniu sprawy właściwemu sądowi lub innemu organowi, przesyła się temu sądowi lub organowi niezwłocznie po zakreśleniu w repertorium numeru porządkowego przekazywanej sprawy (§ 126).

DZIAŁ IV

Czynności w sprawach rozstrzygniętych przez sąd polubowny

    § 146. 1. Akta spraw rozstrzygniętych przez sąd polubowny, które zostały przekazane w trybie art. 710 k.p.c., prowadzi ten wydział sądu, do którego należałaby sprawa, gdyby strony nie dokonały zapisu na sąd polubowny.

    2. Wydział, o którym mowa w ust. 1, prowadzi wykaz akt sądu polubownego.

    3. W wykazie odnotowuje się:

- liczbę porządkową,

- organ przekazujący akta, tj. sąd polubowny, w którym akta powstały,

- oznaczenie stron,

- uwagi (m.in. data złożenia akt w archiwum zakładowym).

    4. Po przekazaniu akt do archiwum zakreśla się liczbę porządkową, pod którą zostały zaewidencjonowane w wykazie.

    5. Akta, o których mowa w ust. 1, archiwizowane są według przepisów ustalonych dla akt sądowych.

DZIAŁ V

Biurowość w sprawach gospodarczych

Rozdział 1

Urządzenia ewidencyjne - przepisy ogólne

    § 147. 1. W sądzie rejonowym, w którym utworzony został wydział (wydziały) gospodarczy, prowadzi się repertoria [st]:

- "GC" - dla wszczętych przed tym sądem spraw gospodarczych rozpoznawanych w procesie na skutek pozwu lub skargi o uchylenie wyroku sądu polubownego,

- "GNs" - dla wszczętych przed tym sądem spraw gospodarczych rozpoznawanych w trybie postępowania nieprocesowego,

- "GNc" - dla spraw wszczętych przed tym sądem w trybie postępowania nakazowego i upominawczego,

- "GCo" - dla innych spraw rozpoznawanych według przepisów o procesie i o sądzie polubownym, a w szczególności: spraw o odtworzenie akt, spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu zabezpieczającym i egzekucyjnym oraz spraw o wyłączenie sędziego.

    2. W sądzie, o którym mowa w ust. 1, prowadzi się wykaz "GCps" dla spraw cywilnej pomocy sądowej w sprawach gospodarczych [st].

    § 148. 1. W sądzie okręgowym, w którym utworzony został wydział (wydziały) gospodarczy, prowadzi się repertoria [st]:

- "GC" - dla wszczętych przed tym sądem spraw gospodarczych rozpoznawanych w procesie na skutek pozwu lub skargi o uchylenie wyroku sądu polubownego,

- "GNs" - dla spraw wszczętych przed tym sądem w trybie postępowania nieprocesowego,

- "GNc" - dla spraw wszczętych przed tym sądem w trybie postępowania nakazowego i upominawczego,

- "GCo" - dla innych spraw rozpoznawanych według przepisów o procesie, a w szczególności spraw: o wyznaczenie sądu, wyłączenie sędziego, odtworzenie akt, skarg o wznowienie postępowania oraz spraw rozpoznawanych w postępowaniu egzekucyjnym,

- "Ga" - dla spraw gospodarczych przedstawionych z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych,

- "Gz" - dla spraw gospodarczych przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane w postępowaniu przed sądami rejonowymi.

    2. W sądzie okręgowym prowadzi się ponadto wykaz kasacji "WCK" dla rejestracji spraw, w których wniesiona została kasacja [st]; § 118-120 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 2

Repertoria i wykazy

    § 149. Do repertoriów i wykazów prowadzonych w wydziałach gospodarczych sądów rejonowych i okręgowych stosuje się odpowiednio przepisy działu III - Biurowość w sprawach cywilnych, z zachowaniem przepisów poniższych.

    § 150. Sprawy gospodarcze podlegające wpisaniu do repertoriów oznacza się symbolami przewidzianymi w wykazie, który stanowi załącznik do zarządzenia, stosując przy tym przepisy § 86 i 87.

    § 151. W rubryce "Oznaczenie stron" w repertorium "GC" i "Ga" wpisuje się w odniesieniu do przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną lub prawną - firmę, pod którą działa, a w odniesieniu do jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej - pełną ich nazwę, a ponadto w przypadku jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, a stanowiącej własność osoby prawnej lub fizycznej, również oznaczenie właściciela (firmy). Nie wpisuje się przedstawicieli ustawowych ani pełnomocników stron.

    § 152. 1. W rubryce "Oznaczenie przedmiotu sporu" w repertorium "GC" należy zwięźle określić rodzaj dochodzonego roszczenia [st]. Jeżeli pozew obejmuje kilka roszczeń, należy osobno określić każde z nich, oznaczając ich kolejność małymi literami alfabetu, np.:

"a) o zaniechanie naruszenia środowiska,

b) o odszkodowanie zł...,

c) o przywrócenie do stanu poprzedniego".

    2. W przypadku zmiany powództwa w toku postępowania należy odpowiednio zmienić lub uzupełnić oznaczenie przedmiotu sporu.

    3. W przypadku wydania wyroku na posiedzeniu niejawnym, w rubrykach: "Wyrok zaoczny" repertorium "GC" należy wpisać obok danych, o których mowa w § 95, również adnotację: "na posiedzeniu niejawnym".

    § 153. Wpisując w repertorium "GNs" sądu okręgowego sprawę z zakresu przepisów ustawy o przedsiębiorstwie państwowym lub o samorządzie załogi przedsiębiorstwa państwowego, należy wpisać w rubryce "Uwagi" czerwonym kolorem skrótową adnotację "sprawa z ustawy o p.p." lub "sprawa z ustawy o s.z.p.p.".

    § 154. Numer porządkowy sprawy wpisanej do repertorium "GNc" zakreśla się według przepisu § 104; w przypadku przekazania sprawy właściwemu rzeczowo do rozpoznania sprawy w trybie zwykłym sądowi okręgowemu, w rubryce "Uwagi" wpisuje się datę przekazania.

    § 155. 1. Do zakreślania numerów spraw w repertoriach i wykazach stosuje się przepisy § 65 oraz § 124-128 [st].

    2. W przypadku wydania wyroku na posiedzeniu niejawnym zakreśla się w repertorium numer porządkowy sprawy, czyniąc jednocześnie w rubryce "Uwagi" adnotację o wysłaniu stronom odpisów tego wyroku [st].

    § 156. Informację o wydaniu wyroku na posiedzeniu niejawnym zamieszcza się w części wstępnej orzeczenia.

Rozdział 3

Inne czynności biurowe

    § 157. 1. Do skorowidza alfabetyczno-numerowego prowadzonego w wydziale gospodarczym wpisuje się pod odpowiednimi literami alfabetu oznaczenie stron. W odniesieniu do przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, niezależnie od nazwiska, wpisuje się firmę, pod którą działa, a ponadto - gdy prowadzona przez tę osobę działalność jest wyodrębniona organizacyjnie - dodatkowo - pod inną właściwą literą alfabetu - również nazwę tej wyodrębnionej jednostki.

    2. Wpisywania do skorowidza alfabetyczno-numerowego oznaczeń osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej należy dokonywać pod literami alfabetu odpowiednimi dla firmy danego podmiotu (np. pod literą "B" - przedsiębiorstwo państwowe "Budopol"). W razie braku nazwy własnej, wpisu do skorowidza należy dokonać pod literą alfabetu odpowiednią dla określenia formy organizacyjnej podmiotu, wynikającej z jego nazwy (np. pod literą "S" - Handlowo-Usługowa Spółdzielnia Inwalidów). W przypadku jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, a stanowiącej własność osoby prawnej lub fizycznej, pod właściwą literą alfabetu wpisuje się nazwisko (firmę) właściciela (np. pod literą "S" nazwisko A. Smith, który jest właścicielem przedsiębiorstwa zagranicznego "Polosmith".

    § 158. 1. Dla bieżącej kontroli sprawności postępowania w sprawach przekazanych biegłym w celu wydania opinii sądy gospodarcze prowadzą kontrolkę "Wab" [st].

    2. Do kontrolki, o której mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepisy § 121-123.

    § 159. Do czynności polegającej na skierowaniu do strony wezwania o usunięcie braków formalnych pisma stosuje się przepis § 133.

    § 160. Do czynności związanych z dokonywaniem ogłoszeń dotyczących postępowania w sprawach gospodarczych (np. o ustanowieniu kuratora - art. 143 i 144 k.p.c.) stosuje się przepisy § 134 i 135.

DZIAŁ VI

Biurowość w sprawach rozpoznawanych przez sąd rejestrowy

Rozdział 1

Rejestry i urządzenia ewidencyjne

    § 161. W wydziałach gospodarczych sądów rejonowych (sądach rejestrowych) oraz w wydziałach cywilnych sądów okręgowych, którym powierzono prowadzenie rejestrów, prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1) wykazy "Ns-Rej. ...";

2) księgi pomocnicze;

3) zbiory wokand;

4) skorowidze alfabetyczno-numerowe.

    § 162. 1. W przypadku gdy wniosek wpisywany do wykazu "Ns-Rej. ..." dotyczy podmiotu już zarejestrowanego, należy odnotować - przy wpisywaniu sprawy do wykazu - numer rejestru, pod którym figuruje dany podmiot. W przypadku gdy sprawa dotyczy podmiotu jeszcze niezarejestrowanego - adnotacji należy dokonać niezwłocznie po dokonaniu wpisu do rejestru.

    2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1, w wykazie "Ns-Rej. ..." należy wpisać dodatkowe określenie formy prawnej lub organizacyjnej podmiotu, którego sprawa dotyczy.

    § 163. 1. Wykazy "Ns-Rej. ..." są przeznaczone do wpisywania wniosków o dokonanie rejestracji podmiotów w odpowiednich rejestrach, o dokonanie dalszych wpisów do rejestrów oraz o wykreślenie podmiotów. Do wykazów wpisuje się także wnioski w sprawach, dla których właściwy jest sąd rejestrowy, a których przedmiotem nie jest dokonanie wpisu do rejestru.

    2. Do wykazów "Ns-Rej. ..." wpisuje się także sprawy, w których postępowanie zostało wszczęte z urzędu. W sprawach tych wpisu dokonuje się po wydaniu pierwszego postanowienia (zarządzenia) w sprawie, umieszczając w rubryce "Oznaczenie wnioskodawcy" wyrazy "z urzędu".

    3. Dla każdego rejestru prowadzi się odrębny wykaz "Ns-Rej. ..." oznaczony odpowiednim skrótem literowym, z tym że dla wniosków o wpis podmiotów do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzi się jeden wykaz.

przejdź do § 164-278
przejdź do § 279-428
przejdź do § 429-578

 Kontakt | ReklamaCopyright © NetTAX 1998-2012