Profesjonalny Serwis Prawny

publikatory Dziennik Urzędowy Ministra Sprawiedliwości 2003 Nr 3

11

ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 27 czerwca 2003 r.

w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury.

    Na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (Dz. U. z 2002 r. Nr 21, poz. 206 i Nr 213, poz. 1802) zarządza się, co następuje:

CZĘŚĆ l

ORGANIZACJA l ZAKRES DZIAŁANIA SEKRETARIATÓW

Rozdział 1

Przepisy ogólne

    § 1. 1. W każdej powszechnej jednostce organizacyjnej prokuratury działa sekretariat do wykonywania prac kancelaryjno-biurowych i pomocniczych w sprawach załatwianych przez prokuratorów w ramach ich ustawowych kompetencji.

    2. Sekretariat w zakresie zleconym przez prokuratora wykonuje czynności formalnoprawne przewidziane w ustawach, jeżeli do ich wykonania nie jest uprawniony wyłącznie prokurator.

    § 2. 1. Czynności z zakresu administracji prokuratora apelacyjnego, okręgowego i rejonowego wykonują wyznaczeni pracownicy w wydziałach lub działach bądź zajmujący samodzielne stanowiska pracy.

    2. W prokuraturach rejonowych czynności określone w ust. 1 mogą wykonywać pracownicy sekretariatu.

    § 3. Kontrolę biurowości prokuratur wykonuje inspektor do spraw biurowości i statystyki.

    § 4. W prokuraturach apelacyjnych i okręgowych, w których nie powołano inspektora do spraw biurowości i statystyki, biurowość - w podległych wymienionym prokuraturom jednostkach - kontrolują kierownicy sekretariatów tych prokuratur.

    § 5. Organizację ochrony informacji niejawnych oraz organizację i funkcjonowanie kancelarii tajnych regulują przepisy ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.), a także wydane na jej podstawie akty wykonawcze.

Rozdział 2

Organizacja sekretariatów

    § 6. W wydziałach lub samodzielnych działach prokuratury apelacyjnej i okręgowej mogą być tworzone odrębne sekretariaty, jeżeli do wykonywania czynności kancelaryjno-biurowych i pomocniczych w wydziale lub dziale uzasadnione jest zatrudnienie nie mniej niż trzech pracowników sekretariatu.

    § 7. 1. W skład sekretariatów wchodzą następujące agendy administracyjne: biuro podawcze, hala maszyn, składnica dowodów rzeczowych, statystyka i informatyka, archiwum zakładowe i biblioteka.

    2. W prokuraturach rejonowych, w których wielkość jednostek i wpływ spraw to uzasadnia, mogą być tworzone samodzielne stanowiska pracy.

    3. Prokurator okręgowy, po zasięgnięciu opinii właściwych prokuratorów rejonowych, może zarządzić, aby agendy, o których mowa w ust. 1, prowadzone były łącznie dla prokuratury okręgowej i prokuratury rejonowej lub kilku prokuratur rejonowych, jeżeli jednostki te mają siedziby w jednej miejscowości.

    4. Przepis ust. 3 stosuje odpowiednio prokurator apelacyjny w odniesieniu do agend prokuratury apelacyjnej i okręgowej.

    5. W przypadku łącznego prowadzenia agend, o których mowa w ust. 1 dla prokuratur różnych szczebli, nadzór nad prawidłowością dokonywanych w nich czynności sprawuje kierownik sekretariatu jednostki nadrzędnej, a dla agend równorzędnych jednostek - wyznaczony przez prokuratora okręgowego kierownik sekretariatu jednej z tych jednostek.

    6. W prokuraturach apelacyjnych i okręgowych agendy administracyjne określone w ust. 1 mogą stanowić wyodrębnione komórki organizacyjne.

    § 8. 1. Kierownik sekretariatu prokuratury oraz pozostali pracownicy sekretariatu, a także inspektor do spraw biurowości i statystyki w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych podlegają naczelnikowi wydziału lub kierownikowi samodzielnego działu organizacyjnego, a w prokuraturach, w których nie utworzono takich wydziałów lub działów - odpowiednio zastępcy prokuratora apelacyjnego lub okręgowego.

    2. Jeżeli utworzono sekretariaty wydziałowe, podlegają one naczelnikom tych wydziałów.

    § 9. 1. Kierownik sekretariatu prokuratury rejonowej i pracownicy sekretariatu podlegają zastępcy prokuratora rejonowego.

    2. W prokuraturach rejonowych, w których utworzono działy, można tworzyć sekcję sekretariatu dla działu, jeżeli do jego obsługi niezbędne jest zatrudnienie nie mniej niż trzech pracowników sekretariatu. Sekcja sekretariatu dla działu podlega wówczas kierownikowi działu.

    § 10. 1. Kierownik sekretariatu prokuratury odpowiada przed swoim przełożonym za sprawną organizację pracy podległych mu pracowników.

    2. Kierownik sekretariatu prokuratury sprawuje nadzór nad pracą całego sekretariatu, jest zwierzchnikiem zatrudnionych w nim pracowników i w zakresie wskazanym w zarządzeniu o podziale czynności przysługują mu uprawnienia przełożonego.

    3. Na polecenie przełożonego kierownik sekretariatu prokuratury sprawuje nadzór w szczególności:

- w prokuraturze apelacyjnej i okręgowej nad sekretariatami wydziałów lub samodzielnych działów,

- w prokuraturze rejonowej nad sekcjami sekretariatów w działach,

- w prokuraturach apelacyjnych, okręgowych i rejonowych nad agendami dowodów rzeczowych, prowadzonymi przez wyznaczonych pracowników sekretariatu.

    § 11. 1. W sekretariatach zatrudnieni są pracownicy obsługi. Do ich obowiązków określonych w zakresie czynności należy m.in. ekspediowanie korespondencji, doręczanie pism i przesyłek przekazywanych bez udziału poczty i wykonywanie pomocniczych czynności biurowych.

    2. Pracownicy obsługi wykonują też inne niż wymienione w ust. 1 czynności zlecone przez kierownika sekretariatu prokuratury.

Rozdział 3

Zakres działania sekretariatów

    § 12. 1. Zadaniem sekretariatu jest wykonywanie czynności biurowych i pomocniczych zgodnie z przepisami kodeksów: karnego, postępowania karnego, karnego wykonawczego, karnego skarbowego, postępowania w sprawach o wykroczenia, cywilnego, postępowania cywilnego i administracyjnego oraz innymi przepisami prawa, a także zarządzeniami i poleceniami Prokuratora Generalnego i prokuratorów przełożonych.

    2. Pracownicy sekretariatu zobowiązani są do wykonywania powierzonych im zadań terminowo, sumiennie i starannie, wykazywania życzliwości i bezstronności wobec obywateli, przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej, a także dbania o kulturę urzędowania.

    § 13. W szczególności do zadań sekretariatu należy:

1) zapewnienie sprawnego obiegu wpływających i sporządzanych w prokuraturze dokumentów procesowych i innych pism oraz ich ewidencjonowanie i rejestrowanie,

2) prowadzenie repertoriów, rejestrów, wykazów kontrolnych i innych niezbędnych urządzeń ewidencyjnych oraz wpisywanie w nich aktualnych danych dotyczących biegu spraw i sposobu ich merytorycznego zakończenia,

3) prowadzenie korespondencji, sporządzanie projektów pism i dokumentów z zakresu administracji kierownika jednostki,

4) prowadzenie terminarzy wznowień zapewniających podejmowanie przez prokuratorów decyzji procesowych lub innych czynności w terminach przewidzianych prawem lub wskazanych przez prokuratorów,

5) informowanie stron procesowych i ich pełnomocników o biegu spraw zawisłych w prokuraturze w zakresie przewidzianym przepisami prawa lub wskazanym przez prokuratorów,

6) protokołowanie czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów,

7) wykonywanie czynności biurowych i technicznych w toku opracowywania dokumentów,

8) sporządzanie wezwań i zawiadomień oraz informowanie stron o terminach czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów,

9) udostępnianie akt spraw, umożliwianie sporządzenia z nich odpisów i kserokopii oraz sporządzanie i wydawanie - za zgodą prokuratora prowadzącego postępowanie przygotowawcze - odpłatnie uwierzytelnionych odpisów dokumentów lub kserokopii,

10) porządkowanie materiału aktowego, zszywanie akt głównych i podręcznych zakończonych postępowań, z uwzględnieniem wymogów w zakresie załączania materiałów do właściwych akt, ich numerowanie i umieszczanie odpowiednich adnotacji na okładkach,

11) prowadzenie ewidencji dowodów rzeczowych, przyjmowanie ich i przechowywanie w jednostkach prokuratury oraz przekazywanie, zgodnie z decyzją prokuratora, do dyspozycji właściwych organów i uprawnionych osób,

12) wykonywanie czynności związanych z zadaniami wynikającymi z ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o gromadzeniu, przetwarzaniu i przekazywaniu informacji kryminalnych (Dz. U. Nr 110, poz. 1189 z późn. zm.), zgodnie z zarządzeniem Prokuratora Krajowego w sprawie gromadzenia, przetwarzania i przekazywania informacji kryminalnych w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury,

13) wykonywanie zadań w zakresie udzielania i przesyłania informacji do Krajowego Rejestru Karnego,

14) wykonywanie czynności związanych z pilotażowym wdrożeniem Systemu Informatycznego Prokuratury, a następnie jego wdrożeniem w jednostkach organizacyjnych prokuratury,

15) przygotowywanie okresowych (półrocznych i rocznych) informacji statystycznych oraz w oparciu o te informacje - projektów innych informacji o wynikach działalności prokuratury,

16) wypełnianie formularzy sprawozdawczych dla potrzeb statystyki oraz innych formularzy przeznaczonych do przekazywania informacji źródłowych dla systemów informatycznych w formie elektronicznej,

17) wykonywanie czynności związanych z archiwizowaniem akt, prowadzenie archiwum zakładowego, sporządzanie dokumentacji związanej z przekazywaniem akt do archiwum państwowego oraz przygotowywanie wniosków o zezwolenie na zniszczenie akt i materiałów niearchiwalnych po upływie okresu ich przechowywania w prokuraturze,

18) wykonywanie czynności związanych z zaopatrzeniem prokuratury w materiały piśmienne, druki, repertoria, rejestry i formularze urzędowe oraz sprawdzanie, czy są one zgodne z obowiązującymi wykazami i wzorami,

19) wykonywanie innych czynności na polecenie kierownika jednostki lub uprawnionego prokuratora.

    § 14. 1. Pracownicy sekretariatu wykonują zadania zgodnie z podziałem czynności, sporządzonym przez kierownika sekretariatu prokuratury i zatwierdzonym przez kierownika jednostki.

    2. W zarządzeniu o podziale czynności wymienia się uprawnienia poszczególnych pracowników sekretariatu do podpisywania korespondencji wychodzącej z prokuratury oraz zakres udzielania przez nich informacji stronom procesowym o sprawach zawisłych w prokuraturze.

    3. Na pracownikach sekretariatu spoczywa obowiązek niezwłocznego wykonywania zarządzeń i poleceń prokuratora wydanych na piśmie oraz umieszczania pod tekstem takiej decyzji zapisu "wykonano", opatrzonego imienną pieczątką lub czytelnym podpisem pracownika i datą.

Rozdział 4

Czynności sekretariatu w sprawach karnych

    § 15. 1. Stronom procesowym oraz ich obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym w toku postępowania przygotowawczego sekretariat udziela informacji o sygnaturze akt sprawy, kwalifikacji prawnej czynu będącego przedmiotem postępowania, zastosowaniu wobec podejrzanego środka zapobiegawczego, a w przypadku stosowania przez sąd tymczasowego aresztowania - o miejscu osadzenia podejrzanego i czasie, na który ten środek zastosowano oraz o sposobie załatwienia sprawy.

    2. Osobom, o których mowa w ust. 1, sekretariat udziela - w uzgodnieniu z prokuratorem prowadzącym lub nadzorującym postępowanie - także informacji o przewidywanych terminach czynności procesowych, jeżeli osoby te uprawnione są do uczestnictwa w takich czynnościach.

    3. Informacje telefoniczne mogą być udzielane w zakresie wskazanym w ust. 1 i 2 wyłącznie osobom uprawnionym, co do których tożsamości pracownik sekretariatu nie ma wątpliwości.

    § 16. 1. Przeglądanie akt sprawy w toku postępowania przygotowawczego, sporządzanie z nich odpisów i kserokopii przez osoby uprawnione (art. 156 § 5 k.p.k.) odbywa się w sekretariatach pod kontrolą wyznaczonego pracownika, przy czym informację o skorzystaniu z wymienionych w tym przepisie uprawnień, w określonym czasie i przez wskazane osoby, pracownik ten odnotowuje na drugiej stronie okładki akt podręcznych.

    2. Przed udostępnieniem akt sprawy do wglądu należy sprawdzić tożsamość osoby uprawnionej.

    § 17. 1. Po wydaniu przez prokuratora postanowienia o przedstawieniu zarzutów lub przesłuchaniu podejrzanego sekretariat zwraca się niezwłocznie z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o podejrzanym.

    2. Zapytanie, o którym mowa w ust. 1, sekretariat kieruje również wówczas, gdy w zakończonym śledztwie lub dochodzeniu, prowadzonym przez Policję lub inny organ uprawniony do prowadzenia postępowania, brak jest danych dotyczących karalności podejrzanego, a z przekazanych prokuratorowi akt sprawy nie wynika, że takich danych zażądano.

    § 18. 1. Przed skierowaniem sprawy do sądu z aktem oskarżenia, z wnioskiem o warunkowe umorzenie postępowania karnego lub umorzenie postępowania i zastosowanie środka zabezpieczającego, sporządza się w jednym egzemplarzu wykaz poniesionych kosztów śledztwa lub dochodzenia, który załącza się do akt głównych, sprawdzając przy tym, czy do akt dołączone zostały wszystkie dokumenty dotyczące kosztów. Rachunki otrzymane po skierowaniu akt sprawy do sądu, przesyła się sądowi po ich uregulowaniu w ślad za sprawą.

    2. O sporządzeniu wykazu poniesionych kosztów śledztwa lub dochodzenia czyni się wzmiankę na drugiej stronie okładki akt podręcznych z podaniem łącznej sumy tych kosztów.

    3. Zasady obliczania kosztów postępowania karnego określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 sierpnia 1998 r. w sprawie wysokości i sposobu obliczania wydatków Skarbu Państwa w postępowaniu karnym (Dz. U. Nr 111, poz. 705).

    § 19. Wysyłając do sądu akta sprawy, w wypadkach określonych w § 18 ust. 1, sekretariat wykonuje czynności polegające na ustaleniu, czy:

1) w aktach podręcznych nie pozostawiono dokumentów, które należało dołączyć do akt głównych,

2) sporządzono odpowiednią liczbę odpisów aktu oskarżenia wraz ze składanymi z nimi wnioskami, odpisów wniosku o umorzenie postępowania i zastosowanie środka zabezpieczającego,

3) wysłano zawiadomienie o skierowaniu aktu oskarżenia i o treści art. 335 i 387 k.p.k. oraz wniosków wymienionych w pkt 2 do oskarżonego i jego obrońcy oraz ujawnionego w toku śledztwa lub dochodzenia pokrzywdzonego i jego pełnomocnika wraz z pouczeniem, o którym mowa w art. 334 § 2 k.p.k., a także do osoby lub instytucji, która złożyła zawiadomienie o przestępstwie,

4) prokurator wydał postanowienie w odniesieniu do wszystkich dowodów rzeczowych w sprawie,

5) zawiadomiono o ukończeniu postępowania toczącego się z urzędu przeciwko osobom zatrudnionym w instytucjach państwowych, samorządowych i społecznych, uczniom i słuchaczom szkół oraz żołnierzom - przełożonych tych osób,

6) zawiadomiono właściwy organ wojskowy o wszczęciu i prowadzeniu postępowania przygotowawczego oraz o zastosowaniu środka zapobiegawczego wobec oskarżonego podlegającego obowiązkowej służbie wojskowej,

7) zawiadomiono zakład karny o przekazaniu do dyspozycji sądu oskarżonego tymczasowo aresztowanego,

8) zawiadomiono - w wypadku zastosowania innego środka zapobiegawczego - właściwy organ uprawniony do wykonywania tego środka lub zobowiązany do podejmowania działań w związku z jego zastosowaniem.

    § 20. W sprawach, w których prokurator kieruje sprawę do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, sekretariat:

1) wpisuje sprawę do wykazu kontrolnego Pm - dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia takiego postępowania,

2) odnotowuje datę wydania przez prokuratora postanowienia o skierowaniu sprawy do instytucji lub osoby, o których mowa w pkt 1, oraz termin zakreślony przez prokuratora,

3) przekazuje - zgodnie z zarządzeniem prokuratora - akta sprawy lub materiały tej instytucji lub osobie godnej zaufania,

4) po zakończeniu postępowania mediacyjnego odnotowuje datę zwrotu akt sprawy lub materiałów wraz ze sprawozdaniem i załącza do akt wykaz kosztów tego postępowania.

    § 21. 1. W sprawach, w których śledztwo lub dochodzenie zawieszono z uwagi na długotrwałą przeszkodę uniemożliwiającą jego prowadzenie (art. 22 § 1 k.p.k.), sekretariat sprawdza, nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy, czy przyczyny zawieszenia nadal trwają, w szczególności wysyła zapytanie do Krajowego Rejestru Karnego i pismo do Centralnego Biura Adresowego, a jeżeli zarządzono poszukiwania podejrzanego, ustala, jaki jest stan tych poszukiwań. W sprawach tego wymagających zapytanie kieruje również do Straży Granicznej i innych odpowiednich organów.

    2. W sprawach, w których postępowanie zawieszono na podstawie art. 11 § 2 k.p.k., sekretariat - wykonując zarządzenie prokuratora - ustala datę wydania orzeczenia i jego uprawomocnienia się w sprawie o inne przestępstwo, o którym mowa w art. 11 § 1 k.p.k., a następnie przedkłada akta zawieszonego postępowania prokuratorowi w czasie umożliwiającym podjęcie decyzji przed upływem 3 miesięcy od daty uprawomocnienia się wymienionego orzeczenia.

    3. W sprawach, w których postępowanie umorzono na podstawie art. 11 § 1 k.p.k., sekretariat - wykonując zarządzenie prokuratora - ustala datę uchylenia lub zmiany treści prawomocnego wyroku, orzeczonego w sprawie o inne przestępstwo, o którym mowa w tym przepisie, a następnie przedkłada akta umorzonego postępowania prokuratorowi celem podjęcia przez niego decyzji o nadaniu biegu sprawie zgodnie z brzmieniem art. 11 § 3 k.p.k.

    4. W postępowaniach, które zawieszono na podstawie art. 7 ustawy z dnia 25 czerwca 1997 r. o świadku koronnym (Dz. U. Nr 114, poz. 738 z późn. zm.), sekretariat - wykonując zarządzenie prokuratora - ustala datę uprawomocnienia się orzeczenia kończącego postępowanie przeciwko pozostałym sprawcom i niezwłocznie przedkłada akta zawieszonego postępowania prokuratorowi.

    5. W przypadku zawieszenia postępowania na podstawie art. 57 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 1997 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 198), sekretariat ustala datę zakończenia leczenia, wykonując następnie czynności wskazane w ust. 4.

    § 22. 1. Za wydanie na wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora uwierzytelnionych odpisów, zaświadczeń oraz innych dokumentów sporządzonych na podstawie akt sprawy, sekretariat pobiera opłaty kancelaryjne na zasadach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości opłaty za wydanie kserokopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy.

    2. Za wydanie na wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora kserokopii dokumentów z akt sprawy pobiera się opłaty kancelaryjne w sposób i w wysokościach określonych przepisami rozporządzenia, o których mowa w ust. 1.

    3. Opłaty kancelaryjnej nie pobiera się od osoby, której należy z urzędu doręczyć odpis postanowienia lub zarządzenia (art. 100 § 2 k.p.k. w zw. z art. 106 k.p.k.) oraz od podejrzanego, któremu na jego żądanie wydano odpis postanowienia (art. 157 § 1 k.p.k.).

    4. O wydaniu dokumentów, uwierzytelnionych ich odpisów lub kserokopii z akt sprawy oraz o wysokości pobranych opłat sporządza się adnotację na drugiej stronie okładki akt podręcznych lub notatkę urzędową, którą załącza się do tych akt.

    § 23. 1. W wypadku wydania przez prokuratora postanowienia o nałożeniu kary pieniężnej lub ukarania grzywną (art. 285 § 1 k.p.k.), a także obciążenia kosztami postępowania (art. 289 § 1 k.p.k.), sekretariat kieruje pismo do ukaranego, wzywając go do dobrowolnego uiszczenia należności w terminie 14 dni i przesyła mu odpowiedni blankiet wpłaty z podaniem konta - odpowiednio prokuratury apelacyjnej lub okręgowej. Odpis postanowienia przesyła się do wydziału lub działu budżetowo-administracyjnego prokuratury apelacyjnej lub okręgowej.

    2. Po bezskutecznym upływie 14-dniowego terminu, akta sprawy wraz z projektem zarządzenia o wyegzekwowaniu należności za pośrednictwem komornika sądowego, przedstawia się prokuratorowi.

CZĘŚĆ II

BIUROWOŚĆ W SPRAWACH PROKURATORSKICH

Rozdział 1

Zasady ogólne

    § 24. Na pismach wpływających, sporządzanych w prokuraturze oraz wysyłanych do innych organów i osób, umieszcza się sygnaturę akt sprawy, której one dotyczą.

    § 25. Przekazywanie korespondencji między komórkami organizacyjnymi tej samej jednostki odbywa się na podstawie dekretacji przekazującego, bez pism przewodnich.

    § 26. W pismach kierowanych do jednostek wojskowych należy oznaczyć adresata wyłącznie przez podanie numeru jednostki wojskowej i miejsca jej postoju.

    § 27. 1. Pisma w sprawach osób tymczasowo aresztowanych kierowane do sądów, organów prowadzących postępowanie przygotowawcze i Krajowego Rejestru Karnego oznacza się napisem "Areszt".

    2. Pisma w sprawach niecierpiących zwłoki oznacza się napisem "Pilne", a w sprawach terminowych - "Terminowe".

    3. Korespondencję w sprawach osób tymczasowo aresztowanych należy załatwiać bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością załatwiania spraw.

    § 28. 1. W piśmie wysyłanym przez prokuraturę podaje się nazwę prokuratury, sygnaturę akt sprawy, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko podpisującego. Pełne brzmienie stanowiska służbowego i imienia może być zastąpione odpowiednim skrótem.

    2. W nagłówku pisma podaje się - w miarę potrzeby - określenie przedmiotu sprawy.

    3. Odpowiadając na otrzymane pismo, powołuje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.

    4. Pod tekstem pisma, z lewej strony należy podać liczbę załączników, jeżeli się je załącza. Na oryginale i na kopii pisma należy ponadto umieścić inicjały imienia i nazwiska autora pisma oraz osoby sporządzającej maszynopis.

    § 29. 1. Pieczęć urzędową - okrągłą - przykłada się na postanowieniach prokuratora: o zastosowaniu środka zapobiegawczego, o uchyleniu tymczasowego aresztowania i innych środków zapobiegawczych, o poszukiwaniu podejrzanego listem gończym i odwołaniu listu gończego, o zabezpieczeniu majątkowym, o zatrzymaniu rzeczy i o przeszukaniu oraz na zezwoleniach na widzenie z osobą tymczasowo aresztowaną, nakazach zwolnienia osób tymczasowo aresztowanych, przekazaniach tymczasowo aresztowanych do dyspozycji sądu, a także na pismach dotyczących przekazania ścigania za granicę i na wnioskach o zagraniczną pomoc prawną, uwierzytelnionych dokumentach wydawanych stronom procesowym i na pełnomocnictwach udzielanych do występowania przed sądami w sprawach określonych w art. 67 § 2 k.p.c. Pieczęć taką - w sprawach osobowych - przykłada się na legitymacjach służbowych, świadectwach pracy oraz innych dokumentach dotyczących stosunku pracy.

    2. O potrzebie odciśnięcia pieczęci urzędowej na innych dokumentach decyduje kierownik jednostki.

    3. Odcisk pieczęci urzędowej umieszcza się na pismach uprzednio podpisanych przez osobę upoważnioną, po lewej stronie podpisu.

    § 30. Pisma o często powtarzającej się treści mogą być sporządzane na formularzach, w jednym egzemplarzu. O wysłaniu takiego pisma czyni się wzmiankę w aktach sprawy lub w urządzeniu ewidencyjnym, w którym zarejestrowano sprawę.

Rozdział 2

Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

    § 31. 1. Pracownicy sekretariatu otwierają wpływające do prokuratury przesyłki urzędowe, z wyjątkiem przesyłek oznaczonych klauzulą: "Ściśle tajne", "Tajne", "Poufne" i "Zastrzeżone", a także przesyłek adresowanych imiennie oraz z napisem "Do rąk własnych".

    2. O otwarciu przesyłki urzędowej adresowanej imiennie lub "Do rąk własnych", przeznaczonej dla osoby nieobecnej w pracy, decyduje kierownik jednostki.

    3. Zasady postępowania z przesyłkami urzędowymi oznaczonymi klauzulą: "Ściśle tajne", "Tajne", "Poufne" i "Zastrzeżone" regulują przepisy określone w § 5.

    § 32. 1. Na każdym piśmie wpływającym do prokuratury umieszcza się adnotację (prezentatę) zawierającą nazwę prokuratury, datę otrzymania pisma i liczbę załączników oraz imienną pieczątkę lub czytelny podpis pracownika sekretariatu przyjmującego pismo.

    2. Jeżeli otwarcie przesyłki jest wyłączone z kompetencji sekretariatu, adnotacje, o której mowa w ust. 1, umieszcza się na adresowanej stronie opakowania, nie naruszając stempla pocztowego.

    3. W przypadku korespondencji oznaczonej klauzulą tajności adnotację (prezentatę) umieszcza się na zewnętrznej kopercie.

    4. Na żądanie osoby składającej pismo pracownik sekretariatu wydaje pokwitowanie lub potwierdza na kopii odbiór pisma, podając datę przyjęcia oraz odciska stempel z nazwą prokuratury i składa podpis.

    § 33. 1. Akta główne i podręczne spraw zarejestrowanych w repertorium "Ds" oraz akta sądowe i akta administracyjne wpisuje się do wykazu "Dor" i doręcza właściwej komórce organizacyjnej za pokwitowaniem w tym wykazie. Pozostałe przesyłki doręcza się bez pokwitowania właściwym pracownikom.

    2. Pisma i przesyłki powinny być doręczone adresatowi w dniu ich wpływu, a najpóźniej w godzinach rannych dnia następnego.

    § 34. 1. Przy pismach wpływających za pośrednictwem poczty koperty pozostawia się tylko dla udokumentowania zachowania terminu. Jeżeli w kopercie przesłano kilka pism (akt), kopertę dołącza się do jednego z tych pism.

    2. Prokurator prowadzący sprawę decyduje, czy koperta stanowi dowód mający znaczenie dla toczącego się postępowania przygotowawczego i podlega włączeniu do akt sprawy.

    § 35. 1. Akta spraw, akty oskarżenia, wnioski o warunkowe umorzenie postępowania karnego lub o umorzenie postępowania i zastosowania środka zabezpieczającego, zarządzenia, wytyczne, polecenia o charakterze ogólnym, kasacje, apelacje, zażalenia, sprzeciwy, skargi do sądu administracyjnego, wystąpienia, dokumenty osobiste i inne pisma wskazane przez ich autora jako ważne, jeżeli nie są doręczane przez pracownika obsługi - przesyła się listami poleconymi, a postanowienia podlegające zaskarżeniu i odpisy postanowień o uchyleniu tymczasowego aresztowania - listami poleconymi za zwrotnym pokwitowaniem odbioru, natomiast nakazy zwolnienia doręcza się aresztowi śledczemu w dniu ich wydania przez uprawnionego pracownika.

    2. Akta spraw kierowanych z aktami oskarżenia lub wnioskami, o których mowa w ust. 1, do miejscowego sądu, doręcza się za pokwitowaniem na odpisach pism przewodnich.

    3. Dowody rzeczowe wartościowe oraz przedmioty, substancje i materiały wymienione w art. 232a § l k.p.k., a także przedmioty stanowiące poręczenie majątkowe, przekazuje się przez uprawnionego pracownika i przy zapewnieniu niezbędnych środków ostrożności. Inne dowody rzeczowe przekazuje się przez pracownika obsługi lub przesyła za pośrednictwem poczty, przesyłką poleconą za zwrotnym pokwitowaniem odbioru.

    4. Wezwania, zawiadomienia i odpisy postanowień innych niż wymienione w ust. 1 przesyła się jako przesyłki polecone za zwrotnym pokwitowaniem odbioru, a pozostałe pisma doręczane przez pocztę - jako przesyłki listowe polecone, na zasadach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym.

    5. Wnioski prokuratora o zastosowanie tymczasowego aresztowania wraz z aktami sprawy przesyła się do sądu za pośrednictwem pracownika obsługi.

    § 36. Przekazywanie akt i dokumentów pomiędzy wydziałami i działami mającymi odrębne sekretariaty oraz innymi wydzielonymi komórkami organizacyjnymi - odpowiednio w prokuraturach apelacyjnych, okręgowych i rejonowych - odbywa się za pokwitowaniem w wykazie kontrolnym "E". Pozostałą korespondencję przekazuje się pomiędzy wydziałami i działami oraz innymi komórkami organizacyjnymi bez pokwitowania.

Rozdział 3

Zakładanie i prowadzenie akt

    § 37. Pisma dotyczące tej samej sprawy łączy się w akta w porządku chronologicznym, chyba że skomplikowany charakter sprawy, w tym wielość zdarzeń objętych jednym postępowaniem przygotowawczym i liczba podejrzanych, uzasadniają inny niż chronologiczny układ akt. Decyzję w tym przedmiocie podejmuje prokurator.

    § 38. 1. Akta główne i akta podręczne spraw zarejestrowanych w repertorium "Ds", akta postępowania w sprawach cywilnych i administracyjnych, a także akta nadzoru umieszcza się w oddzielnej okładce (obwolucie) oznaczonej sygnaturą.

    2. Na okładce akt (obwolucie) umieszcza się stempel z nazwą prokuratury.

    3. Akta spraw wpisanych do rejestrów "Ko", "Ko/kks" i "Ko/kw" po załatwieniu umieszcza się w teczkach zbiorczych dla każdego z tych rejestrów, zakładanych oddzielnie na każdy rok kalendarzowy.

    § 39. 1. Sygnatura akt prokuratora składa się z oznaczenia literowego repertorium lub rejestru, do którego sprawa została wpisana, oznaczenia kolejnego numeru sprawy oraz dwóch ostatnich cyfr roku, w którym akta zostały założone (np. Ds 288/03).

    2. Sygnaturę akt prokuratora apelacyjnego i okręgowego poprzedza oznaczenie cyfrą rzymską numeru wydziału lub działu. Przed sygnaturą akt prokuratora apelacyjnego umieszcza się dodatkowe oznaczenie literowe "Ap". W przypadku spraw nadzorowanych, sygnaturę akt uzupełnia się dodatkowo inicjałami nazwy nadzorowanej prokuratury okręgowej lub rejonowej (np. l Dsn 288/03/Sz.).

    3. W prokuraturach rejonowych, w których wyodrębniono działy lub w których prowadzi się więcej niż jedno repertorium "Ds", sygnaturę akt prokuratora poprzedza oznaczenie cyfrą arabską numeru działu lub takiego repertorium (np. 3 Ds 288/03).

    4. Na okładkach akt podręcznych sprawy zarejestrowanej w repertorium "Ds" umieszcza się ponadto obok sygnatury akt symbol, którym oznaczono sprawę w tym repertorium.

    § 40. 1. Na okładkach akt podręcznych spraw, poza oznaczeniem sprawy, umieszcza się w sposób trwały napisy:

- "Areszt" - jeżeli chociaż jeden z podejrzanych w sprawie jest tymczasowo aresztowany, wskazując liczbę osób tymczasowo aresztowanych w sprawie,

- dotyczące innych środków zapobiegawczych zastosowanych w sprawie, np. "Dozór Policji", "Poręczenie majątkowe", "Poręczenie osobiste",

- "Zabezpieczenie majątkowe" - gdy wydano w sprawie postanowienie o zabezpieczeniu majątkowym,

- "Postępowanie zawieszono (art. 22 § 1 k.p.k.)" - gdy wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania przygotowawczego z uwagi na długotrwałą przeszkodę uniemożliwiającą jego prowadzenie,

- "Postępowanie zawieszono (art. 11 § 2 k.p.k.)" - gdy wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania przygotowawczego do czasu uprawomocnienia się orzeczenia w innej sprawie,

- "Postępowanie zawieszono (art. 7 ustawy o świadku koronnym)" - gdy wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania przygotowawczego na tej podstawie,

- "Postępowanie zawieszono (art. 57 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii)" - gdy postępowanie zawieszono na mocy przepisów tej ustawy,

- "Postępowanie mediacyjne" - gdy sprawę skierowano do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego,

- "Materiały wyłączono" - gdy z akt wyłączono materiały do odrębnego prowadzenia postępowania przygotowawczego,

- "Drz" - gdy zabezpieczone w sprawie przedmioty wpisano do rejestru dowodów rzeczowych,

- "Kks" - gdy postępowanie toczy się w sprawie karnej skarbowej,

- "Kw" - gdy postępowanie toczy się w sprawie o wykroczenie,

- ewentualnie inne, jeżeli przyczynią się do sprawniejszego obiegu akt.

    2. Napisy na okładkach akt sprawy należy uaktualniać w miarę zachodzących zmian w toczącym się postępowaniu.

    § 41. Karty w aktach sprawy powinny być ponumerowane i zszyte, zwłaszcza po zakończeniu postępowania w sprawie lub gdy wysyła się akta z prokuratury. Na trzeciej stronie okładki akt pracownik sekretariatu odnotowuje liczbę kart w aktach, składając swój podpis i wskazując datę czynności.

    § 42. Dokumenty i pisma, o których z góry wiadomo, że po zakończeniu postępowania nie pozostaną w aktach sprawy, powinny być umieszczone w kopercie wszytej do akt, na której oznacza się jej zawartość.

    § 43. 1. O wydaniu z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów dokumentów, wypisów, zaświadczeń i innych pism należy uczynić wzmiankę na oryginałach tych dokumentów lub w odrębnych notatkach urzędowych załączonych do akt albo na drugiej stronie okładki akt podręcznych, podając imię i nazwisko oraz numer dowodu tożsamości osoby odbierającej, a także datę ich odbioru. Osoba otrzymująca uwierzytelniony odpis dokumentu lub innego pisma potwierdza ich odbiór swoim podpisem umieszczonym pod adnotacją pracownika sekretariatu o ich wydaniu.

    2. Na wydanych uwierzytelnionych odpisach dokumentów należy zaznaczyć, w aktach jakich spraw znajdują się oryginały.

    § 44. 1. Jeden tom akt sprawy nie może zawierać więcej niż 200 kart. Odstąpienie od tej zasady możliwe jest tylko w razie konieczności.

    2. W wypadku, gdy pisma w aktach sprawy układane są w porządku chronologicznym, kolejne tomy akt, oznaczone numeracją rzymską, zachowują ciągłość numeracji kart.

    3. W wypadku określonym w § 37, gdy przyjęto inny niż chronologiczny system układania pism w aktach sprawy, ciągłość numeracji kart należy zachować w obrębie tego samego wątku osobowego lub przedmiotowego, a jeżeli liczba tomów akt w poszczególnych wątkach jest większa niż jeden, należy je oznaczać dodatkowo wielkimi literami alfabetu.

    § 45. 1. Dla spraw zarejestrowanych w repertorium "Ds" zakłada się akta główne i akta podręczne.

    2. W aktach głównych zakłada się kartę przeglądową zawierającą spis zawartych w nich dokumentów. Jeżeli akta zawierają więcej tomów, kartę przeglądową zakłada się dla każdego z nich.

    3. W aktach podręcznych zamieszcza się wykaz stron procesowych i innych uczestników postępowania, z podaniem ich imion i nazwisk oraz adresów i adresata dla doręczeń w kraju, a także ze wskazaniem tomu i numerów kart w aktach głównych sprawy, na których znajdują się te dane.

    4. W aktach podręcznych zamieszcza się również wykaz podejrzanych, wobec których zastosowano środki zapobiegawcze.

    5. Akta podręczne wykorzystywane są przez prokuratora w toku nadzoru nad śledztwem lub dochodzeniem oraz w postępowaniu sądowym, a także dla celów kontrolnych.

    § 46. Do akt głównych, poza dokumentami sporządzonym w toku śledztwa lub dochodzenia, bądź przed ich wszczęciem, załącza się odpisy skierowanych zawiadomień, adnotacje urzędowe oraz rachunki wydatków poniesionych w toki postępowania, zwrotne pokwitowania odbioru pism, stanowiące dowód przestrzegania przepisów procesowych przewidzianych w art. 21, 140, 317, 318, 321 i 334 k.p.k oraz w art. 336 § 4 k.p.k., a także - w zależności od decyzji prokuratora - pisma nadsyłane w sprawie przez strony procesowe i innych uczestników postępowania.

    § 47. 1. Akta podręczne powinny zawierać odpisy: postanowień wydanych w toku śledztwa lub dochodzenia bądź przed ich wszczęciem, protokołów zajęcia mienia na poczet roszczeń odszkodowawczych i kar majątkowych, pism o charakterze profilaktycznym, aktu oskarżenia oraz dołączonych do niego wniosków, a także wniosków o warunkowe umorzenie postępowania karnego oraz o umorzenie postępowań! i zastosowanie środka zabezpieczającego, środków odwoławczych, dokumentów dotyczących dowodów rzeczowych i pism skierowanych do sądu. Załącza się do nich równie pisma Policji i innych organów uprawnionych do prowadzę nią postępowania, kierowane do prokuratora, aprobowana przez przełożonego rękopisy oraz kopie pism procesowych kopie decyzji instancyjnych podejmowanych przez są i prokuratora nadrzędnego, a także pisma prokuratora nać zorującego.

    2. Zamiast załączania niektórych odpisów dokumentów wymienionych w ust. 1 można ich treść odnotować na trzeciej stronie okładki akt podręcznych, jeżeli okaże się to wystarczając dla potrzeb prokuratora w toku nadzoru nad śledztwem lub dochodzeniem oraz jego uczestnictwa w postępowaniu sądowym.

    § 48. 1. Akta główne spraw, w których prokurator umorzy) śledztwo lub dochodzenie wobec niewykrycia sprawcy przestępstwa, przechowuje się w jednostce prokuratury, po uprzednim zakwalifikowaniu ich do odpowiedniej kategorii archiwalnej oraz wskazaniu okresu ich przechowywania w archiwum zakładowym.

    2. Akta główne spraw, o których mowa w ust. 1, przekazuje się odpowiednim jednostkom Policji bądź innym organom uprawnionym do prowadzenia śledztwa lub dochodzenia w przypadku podjęcia w nich przez te organy dalszych czynności dowodowych lub wykrywczych.

    3. Akta główne spraw, w których prokurator zatwierdził postanowienie o umorzeniu śledztwa prowadzonego przez Policję bądź inny organ uprawniony do jego prowadzenia z powodu niewykrycia sprawcy przestępstwa, a także spraw, w których prokurator zatwierdził postanowienie o umorzeniu dochodzenia i wpisaniu sprawy do rejestru przestępstw (art. 325f k.p.k.), przekazuje się - po uprawomocnieniu się wymienionych decyzji - do organów prowadzących te postępowania, po uprzednim określeniu danych dotyczących archiwizacji i przechowywania akt w sposób wskazany w ust. 1. Zgodnie z przyjętą kwalifikacją dla akt głównych - w archiwum zakładowym przechowuje się wówczas akta podręczne, do których dołącza się akta główne po ich zwrocie z wymienionych organów.

    4. Dalszy sposób ewidencjonowania spraw, o których mowa w ust. 1 i 3, i zakwalifikowanie ich do odpowiedniej kategorii archiwalnej oraz ustalenie okresu ich przechowywania w archiwum zakładowym, uzależnione są od wyników czynności przeprowadzonych po prawomocnym umorzeniu postępowania i podjętej w związku z nimi decyzji prokuratora.

    § 49. Akta znajdujące się w prokuraturze powinny być posegregowane przez pracownika sekretariatu według rodzaju spraw, stadiów postępowania i ułożone kolejno według numerów ich sygnatur.

    § 50. 1. Prowadzenie akt spraw obejmujących materiały zawierające informacje niejawne, gromadzenie w nich dokumentów, miejsce przechowywania tych akt bądź ich części lub poszczególnych dokumentów zawierających takie informacje, a także sposób udostępniania ich osobom do tego uprawnionym określają odrębne przepisy, o których mowa w § 5.

    2. Informacje o pozycji wpisu i miejscu przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne uwidacznia się w repertoriach "Ds", "Pn", "Pc" i "Pa" oraz rejestrach "Ds/z", "Ds/u", "Dsn", "Ko", "Ko/kks", "Ko/kw" i "Drz" w rubryce "uwagi" oraz na drugiej stronie okładki (obwoluty) akt podręcznych i akt nadzoru.

    § 51. 1. Wokandy rozpraw i posiedzeń sądowych gromadzi się w teczkach zakładanych na każdy rok kalendarzowy.

    2. W miarę potrzeby mogą być zakładane i prowadzone teczki dla innych dokumentów dotyczących tego samego przedmiotu.

    § 52. 1. W sekretariacie prokuratury apelacyjnej, okręgowej i rejonowej przechowuje się zbiór aktualnie obowiązujących w jednostkach prokuratury zarządzeń i instrukcji.

    2. Jeżeli zarządzenie lub instrukcja zostały całkowicie lub częściowo uchylone albo zmienione, należy w dokumentach tych dokonać odpowiednich adnotacji, podając datę zarządzenia wprowadzającego zmianę.

Rozdział 4

Prowadzenie urządzeń ewidencyjnych

    § 53. 1. W powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się następujące repertoria i rejestry według ustalonych wzorów:

1) repertoria:

- "Ds" - dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,

- "Pn" - dla postępowań w sprawach nieletnich (o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rejonowy - wydział rodzinny i nieletnich),

- "Pc" - dla spraw cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych, a także spraw gospodarczych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, prowadzonych w prokuraturach, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych - także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,

- "Pa" - dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami rozpatrywanymi przez Naczelny Sąd Administracyjny, prowadzonych w prokuraturach, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych - także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,

2) rejestry:

- "Ds/z" - dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora sprawującego nadzór nad postępowaniem przygotowawczym prowadzonym przez Policję lub inny organ uprawniony do jego prowadzenia,

- "Ds/u" - dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.,

- "Dsn" - dla nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego spraw karnych prowadzonych w prokuraturach podległych,

- "Ap" - dla środków odwoławczych oraz wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych,

- "K" - dla kasacji oraz odpowiedzi na kasację innej strony,

- "Oz" - dla korespondencji z zakresu obrotu prawnego z zagranicą,

- "Ko" - dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych, cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych, opiekuńczych i o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rodzinny oraz korespondencji w sprawach profilaktycznych i innych, nierejestrowanej w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych,

- "Ko/kks" - dla spraw karnych skarbowych, które nie podlegają rejestracji w repertorium "Ds",

- "Ko/kw" - dla spraw o wykroczenia, niepodlegających rejestracji w repertorium "Ds",

- "A" - dla osób tymczasowo aresztowanych w toku śledztwa lub dochodzenia,

- "Drz" - dla dowodów rzeczowych i przedmiotów stanowiących poręczenie majątkowe oraz dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych paszportów lub innych dokumentów uprawniających do przekroczenia granicy.

    2. W odpowiednich komórkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się wykazy kontrolne:

- "Pm" - dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego,

- "Wz" - dla spraw, w których postępowanie zawieszono,

- "Dor" - dla wpływających do prokuratury akt głównych i podręcznych postępowania przygotowawczego, akt sądowych i akt administracyjnych,

- "E" - dla ekspedycji pism i przesyłek.

    3. Ponadto w prokuraturach prowadzi się:

- kontrolkę formularzy związanych z obsługą Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,

- wykaz kart rejestracyjnych i zapytań do Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,

- kontrolkę wniosków o zastosowanie przez sąd tymczasowego aresztowania,

- kontrolkę wniosków o zajęcie przez prokuratora stanowiska co do zamiaru pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok osób, których zgon mógł być następstwem czynu zabronionego,

- wykaz biegłych, tłumaczy i specjalistów,

- kontrolkę wydanych poleceń wyjazdu służbowego,

- kontrolkę wystawionych legitymacji służbowych i legitymacji ubezpieczeniowych.

    4. Niezależnie od wykazów i kontrolek wskazanych w ust. 3, w prokuraturach może być prowadzona kontrolka aresztów ekstradycyjnych.

    5. Kierownicy jednostek mogą zarządzić stale lub okresowe prowadzenie innych wykazów i kontrolek niż wymienione w ust 2,3 i 4, jeżeli przyczyni się to do usprawnienia kierowania jednostką.

    6. Dla ułatwienia opracowania sprawozdań statystycznych sekretariaty prowadzą pomocnicze wykazy statystyczne.

    § 54. W powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się następujące repertoria i rejestry:

- w prokuraturach apelacyjnych - Ds, Ds/z, Ds/u, Dsn, Ap, K, Pc, Pa, Oz, Ko, A, Drz,

- w prokuraturach okręgowych - Ds, Pn, Pc, Pa, Ds/z, Ds/u, Dsn, Ap, K, A, Oz, Ko, Drz,

- w prokuraturach rejonowych - Ds, Pn, Pc, Pa, Ds/z, Ds/u, A, Ko, Ko/kks, Ko/kw, Drz.

    § 55. Dla spraw rejestrowanych w repertoriach "Ds" prowadzi się skorowidz. Dla spraw rejestrowanych w innych repertoriach i rejestrach może być prowadzony skorowidz.

    § 56. 1. Repertoria i rejestry zakłada się dla każdego roku kalendarzowego, zachowując w ciągu roku kolejność wpisów. Niewykorzystane karty repertoriów należy wykorzystywać w roku następnym.

    2. Karty repertoriów i rejestrów powinny być przed rozpoczęciem wpisów ponumerowane, a liczba kart odnotowana na ostatniej stronie urządzenia ewidencyjnego.

    3. Na pierwszej stronie urządzenia ewidencyjnego zakładanego na rok następny wypisuje się numery spraw niezakończonych w latach ubiegłych.

    4. Sprawy wpisuje się do odpowiedniego repertorium lub rejestru z datą i w kolejności, w jakiej wpływają pisma stanowiące podstawę wpisu.

    5. Z uwagi na wymogi określone w części V zarządzenia dotyczące materiałów archiwalnych zaliczanych do kategorii "A", repertoria i rejestry prowadzi się do zakreślenia ostatniego wpisu.

    6. Zamknięcie repertorium lub rejestru następuje poprzez podkreślenie ostatniej pozycji wpisu i odnotowanie danych dotyczących liczby pozycji w wymienionym urządzeniu ewidencyjnym oraz opatrzenie tej adnotacji datą i podpisem sporządzającego ją pracownika sekretariatu.

    7. W sytuacjach tego wymagających, np. zmiany sposobu zapisów w repertoriach i rejestrach, prowadzi się je tylko do końca roku kalendarzowego, niezależnie od liczby zarejestrowanych w nich spraw.

    § 57. 1. Sprawy merytorycznie zakończone należy zakreślić w repertorium lub rejestrze obok numeru sprawy znakiem "L".

    2. Wpis omyłkowy należy przekreślić z zachowaniem czytelności tekstu zakreślonego.

    § 58. 1. Do repertorium "Ds" należy wpisywać:

1) śledztwa i dochodzenia wszczęte przez prokuratora lub przejęte przez niego do prowadzenia,

2) śledztwa i dochodzenia wszczęte przez Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia tych postępowań,

3) sprawy, w których prokurator podejmuje czynności w toku dochodzeń prowadzonych przez Policję lub inne organy uprawnione do prowadzenia tych postępowań,

4) postępowania sprawdzające (art. 307 § 1 k.p.k.),

5) postępowania w niezbędnym zakresie (art. 308 § 1 i 2 k.p.k.),

6) sprawy karne skarbowe, w tym:

- sprawy przejęte do prowadzenia przez prokuratora (art. 122 § 3 k.k.s.),

- sprawy objęte nadzorem przez prokuratora z uwagi na zastosowanie tymczasowego aresztowania (art. 122 § 2 zd. 2 k.k.s.),

- sprawy o przestępstwa skarbowe, w tym również takie, w których prokurator zatwierdził i wniósł akt oskarżenia (art. 155 § 2 k.k.s.),

- dochodzenia prowadzone przez organ niefinansowy, z wyjątkiem prowadzonych przez Żandarmerię Wojskową (art. 113 § 1 k.k.s.),

- sprawy o wykroczenia skarbowe prowadzone przez niefinansowy organ dochodzenia, w których prokurator zatwierdził postanowienie o odmowie wszczęcia dochodzenia, bądź o jego umorzeniu lub zawieszeniu,

7) sprawy o wykroczenia, w których:

- prokurator podjął czynności wyjaśniające (art. 54 i 56 k.p.w.),

- wniósł do sądu wniosek o ukaranie (art. 18 § 1 k.p.w.).

8) zawiadomienia o zdarzeniach, co do których można przypuszczać, że zostały spowodowane przestępstwem ściganym z urzędu,

9) sprawy o przestępstwa ścigane z oskarżenia prywatnego, w których prokurator wszczął postępowanie albo wstąpił do postępowania już wszczętego (art. 60 § 1 k.p.k.).

    2. Do repertorium "Pn" wpisuje się postępowania w sprawach nieletnich, w których prokurator podjął czynności w odniesieniu do czynów karalnych rozpoznawanych przez sąd rejonowy - wydział rodzinny i nieletnich lub zgłosił udział w postępowaniu toczącym się przed tym sądem.

    3. Do repertorium "Pc" wpisuje się sprawy, o których mowa w § 53 ust. 1 pkt 1, w których prokurator podjął czynności bądź zgłosił udział w postępowaniu toczącym się przed sądem cywilnym, pracy i ubezpieczeń społecznych.

    4. Do repertorium "Pa" wpisuje się sprawy z zakresu prawa administracyjnego, w których prokurator podjął czynności lub zgłosił udział w toczącym się postępowaniu administracyjnym, a także w postępowaniu przed Naczelnym Sądem Administracyjnym.

    5. Do rejestru "Ds/z" wpisuje się zażalenia na postanowienia, zarządzenia i czynności prowadzącego postępowanie przygotowawcze, jeżeli nie jest nim prokurator (art. 465 § 3 k.p.k.).

    6. Do rejestru "Ds/u" wpisuje się sprawy, w których na podstawie art. 397 § 1 k.p.k. sąd zleci) prokuratorowi usunięcie istotnych braków postępowania przygotowawczego.

    § 59. 1. Sprawa wpisana do repertorium "Ds" prowadzona jest do jej zakończenia pod tą samą sygnaturą, nawet wówczas, gdy została przejęta do dalszego prowadzenia przez inną komórkę organizacyjną tej samej prokuratury i tam załatwiona.

    2. Sprawę przejętą z innej jednostki organizacyjnej prokuratury wpisuje się do repertorium "Ds" tylko wówczas, gdy prowadzone w niej postępowanie przygotowawcze pozostaje w toku lub dokonywane są dalsze czynności procesowe po jego zakończeniu. W przeciwnym wypadku wpisuje się ją do rejestru "Ko", z uwzględnieniem odpowiedniego okresu przechowywania akt sprawy w archiwum zakładowym.

    3. W sytuacji, gdy przejmuje się akta sprawy z innej jednostki organizacyjnej prokuratury celem łącznego prowadzenia z toczącym się śledztwem lub dochodzeniem, dołączyć je należy do akt tego postępowania, zarejestrowanego pod określonym numerem w repertorium "Ds".

    4. Sprawy rejestrowane w repertorium "Ds" oznacza się dodatkowo symbolami:

- "Sw" - śledztwo wszczęte przez prokuratora lub przejęte przez niego do prowadzenia,

- "Sp" - śledztwo powierzone przez prokuratora do prowadzenia w całości bądź w określonym zakresie Policji lub innemu organowi uprawnionemu do prowadzenia tego postępowania,

- "S" - śledztwo prowadzone przez Policję lub inny organ uprawniony do jego prowadzenia,

- "Dw" - dochodzenie wszczęte przez prokuratora lub przejęte przez niego do prowadzenia,

- "D" - dochodzenie prowadzone przez Policję lub inny organ uprawniony do jego prowadzenia,

- "Dr" - dochodzenie umorzone i wpisane przez Policję do rejestru przestępstw.

    5. Nazwiska i imiona podejrzanych wpisuje się w odpowiedniej rubryce repertorium jedno po drugim, oznaczając je kolejno liczbą. Jeżeli w rubryce zabraknie miejsca do wpisywania dodatkowo ujawnionych podejrzanych, ich nazwiska wpisuje się w najbliższej wolnej pozycji repertorium, oznaczając tę pozycję liczbą pierwotnego wpisu i czyniąc odpowiednią wzmiankę w rubryce "uwagi".

    § 60. Do rejestru "Ko" wpisuje się pisma, wnioski, podania i inne materiały w sprawach, które nie podlegają rejestracji w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych, w tym:

1) sprawy prowadzone przez inne niż Policja organy uprawnione do ich prowadzenia, w których prokurator dokonał incydentalnych czynności procesowych, nierejestrowane w repertorium "Ds",

2) wnioski o karną pomoc prokuratorską ("Kpp"),

3) pisma i wnioski w przedmiocie przekazania sprawy karnej innej jednostce prokuratury lub innemu właściwemu organowi, bądź ustalenia jednostki prokuratury właściwej do jej prowadzenia,

4) wnioski o stwierdzenie nieważności orzeczeń wydanych wobec osób represjonowanych, kierowane na podstawie ustawy z dnia 23 lutego 1991 r. o uznaniu za nieważne orzeczeń wydanych wobec osób represjonowanych za działalność na rzecz niepodległego bytu Państwa Polskiego (Dz. U. Nr 34, poz. 149 z późn. zm.),

5) zażalenia rozpatrywane przez prokuratora na sposób prowadzenia czynności wskazanych w art. 15 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2002 r. Nr 7, poz. 58 z późn. zm.) oraz zażalenia na czynności strażników straży gminnych - art. 20 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz. U. Nr 123, poz. 779 z późn. zm.),

6) zawiadomienia o przestępstwie ściganym z oskarżenia prywatnego,

7) sprawy z zakresu prawa cywilnego, pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnego i opiekuńczego oraz sprawy dotyczące czynów karalnych rozpoznawanych przez sąd rodzinny, a także gospodarcze i administracyjne nierejestrowane w repertoriach "Pn", "Pc" i "Pa", w których prokurator nie podejmował czynności,

8) zawiadomienia anonimowe, pozostawione bez biegu lub przekazywane właściwym organom,

9) pisma procesowe w innych sprawach, w których prokurator nie jest zobowiązany do podejmowania czynności,

10) pisma i zawiadomienia przekazywane bezzwłocznie innym jednostkom prokuratury lub innym organom.

    § 61. Do rejestru "Ko/kks" wpisuje się sprawy karne skarbowe, niepodlegające rejestracji w repertorium "Ds", w tym:

1) sprawy o wykroczenia skarbowe prowadzone przez finansowy jak i niefinansowy organ dochodzenia, w których organ ten zwrócił się do prokuratora z wnioskiem o podjęcie czynności wskazanych w art. 122 § 2 k.k.s.,

2) sprawy, w których prokurator został zawiadomiony o wniesieniu aktu oskarżenia w dochodzeniu prowadzonym przez finansowy organ dochodzenia.

3) sprawy, w których zachodzi potrzeba uchylenia na podstawie art. 328 k.p.k. prawomocnego postanowienia o umorzeniu dochodzenia, zatwierdzonego przez finansowy organ nadrzędny, prowadzonego o przestępstwo podlegające rozpoznaniu w trybie uproszczonym.

    § 62. 1. Do rejestru "Ko/kw" wpisuje się sprawy o wykroczenia, które nie podlegają rejestracji w repertorium "Ds", w tym:

1) zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia,

2) pisma prokuratorów zlecające Policji przeprowadzenie czynności wyjaśniających w sprawach tego rodzaju (art. 56 k.p.w.)f

3) pozostałe pisma i wnioski stron w sprawach o wykroczenia przekazywane według właściwości sądowi, organom Policji lub innym uprawnionym organom (art. 9, 10 i 17 k.p.w.),

4) wnioski Policji o wydanie postanowienia o przeszukaniu lub o zatwierdzenie takiej czynności (art. 44 k.p.w.).

    2. Rejestry "Ko/kks" i "Ko/kw" mogą być prowadzone łącznie, jeżeli liczba spraw w jednostkach prokuratury nie wymaga odrębnego ich prowadzenia, z oznaczeniem przy numerze sprawy - odpowiednio wymienionych symboli.

    § 63. 1. Odrębnej rejestracji - w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii tajnej prokuratur okręgowych - podlegają:

1) pisma komendantów wojewódzkich Policji i innych uprawnionych organów skierowane do prokuratorów okręgowych w celu uzyskania pisemnej zgody na wystąpienie z wnioskiem do sądu o zarządzenie kontroli operacyjnej - art. 19-19b ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji,

2) pisma komendantów oddziałów Straży Granicznej skierowane do prokuratorów okręgowych w celu uzyskania pisemnej zgody na wystąpienie z wnioskiem określonym w pkt 1 - art. 9e, f, g ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1399 z późn. zm.),

3) przekazane prokuratorowi przez Policję, Straż Graniczną i inne uprawnione organy materiały zgromadzone podczas stosowania kontroli operacyjnej z wnioskiem o wszczęcie postępowania.

    2. Rejestracja materiałów, o których mowa w ust. 1 pkt 3, w repertorium "Ds" i innych urządzeniach ewidencyjnych odbywa się na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki lub prokuratora prowadzącego postępowanie. Przy ich wpisie należy umieścić adnotację o miejscu przechowywania materiałów w sprawie zawierających informacje niejawne.

    § 64. 1. Jeżeli połączono dwie lub więcej spraw prowadzonych w formie śledztwa lub spraw prowadzonych w formie dochodzenia, wpisanych do repertorium "Ds", należy je prowadzić dalej pod sygnaturą sprawy najwcześniej zarejestrowanej, a pozostałe zakreślić, dokonując w rubryce uwagi wzmianki o włączeniu ich do innych spraw z podaniem sygnatury.

    2. Niezależnie od kryteriów przyjętych w ust. 1, materiały dochodzenia dołącza się do akt śledztwa, a materiały dotyczące innych postępowań - do akt śledztwa wszczętego przez prokuratora.

    3. Jeżeli połączeniu podlega sprawa, w której zastosowano tymczasowe aresztowanie, należy dołączyć do niej wszystkie inne sprawy, bez względu na daty ich wpisu do repertorium.

    4. Przepisów ust. 1, 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli względy procesowe przemawiają za odmiennym sposobem zarejestrowania sprawy.

    5. Przy łączeniu spraw wpisanych do innych repertoriów i rejestrów stosuje się zasady określone w ust. 1.

przejdź do § 65

 Kontakt | ReklamaCopyright © NetTAX 1998-2012